TEMA 7 La imagen corporativa

1. La imagen corporativa

Es la forma en que perciben la empresa u organización las personas que no forman parte directa de ella. Se trata de la imagen aceptada de lo que una compañía es, de sus productos, de su contribución a la sociedad, de cómo trata a su persona y a las personas que tienen relación con ella.

Esta imagen debe ser clara, precisa y homogénea. Todo lo que se haga para crear o fomentar una imagen corporativa tiene como objetivo principal que sea identificable y distintiva.

En ocasiones, la imagen de la empresa tiene más valor que su situación económica, y decir que llega a ser el producto en sí mismo.

Esta imagen suele ser creada por expertos en relaciones públicas, mediante campañas de comunicación,páginas web, redes sociales y otras formas de promoción, para convencer al público de los beneficiarios de utilizar los productos o servicios de una empresa.

La imagen corporativa transmite una idea al consumidor para terminar creando un vínculo y fidelidad entre ambos.

1.1. Componentes de la imagen corporativa

La empresa crean carteles, rótulos, envases, embalajes, folletos, catálogos, escaparates, uniformes del personal, etc.., con la imagen e identidad corporativa para diferenciarla de sus competidores.

Dentro de la imagen corporativa se incluyen los siguientes  aspectos: filosofía y valores, servicios, innovación, lealtad, cuidado del medio ambiente, etc.

No solo las empresas generan imagen corporativa, sino también los gobiernos y las distintas organizaciones (religiosas, caritativas, criminales, políticas, educativas.)Todas persiguen una imagen única que las diferencie de las demás.

Lo componentes básicos de la imagen corporativa son los siguientes:

• Logotipo: es el elemento gráfico que identifica a la corporación.
• Marca o nombre: se trata de signo distintivo de un producto en el mercado.
• Color del logotipo y de la marca: los colores tienen gran importancia en la imagen corporativa, porque dependiendo de la cultura se asocian colores con atributos. Los colores cálidos son estimulantes, excitantes, generadores de alegría (van del rojo al amarillo), mientras que los colores fríos son colores que tranquilizan y reflejan (van del azul y verde).
• Presentación de los productos: son los distintos formatos, envases, embalajes, etc.
• Edificaciones:lugares físicos donde localizar a la empresa.
• Personajes:seres humanos, animales o de cualquier otro tipo /dibujos animados, seres irreales...): aparecen apoyando a la empresa o a los productos,
• Icono: signo que sustituye al objeto mediante su significación.
• Música: identificación de la empresa o producto a través de los sonidos.
• Eslogan: fórmula breve y original utilizada para publicidad que nos recuerda la imagen y la marca.
• Comunicación: elemento muy importante para difundir la imagen corporativa, crearse una reputación, un prestigio, etc. A esto contribuyen los periodistas, los sindicados, las ONG y las organizaciones medioambientales, entre otros

En muchas empresas y corporaciones estos componentes son recogidos en el Manual corporativo o Manual de identidad corporativa, donde se establecen los objetos que se quieren transmitir con la imagen corporativa, como:

• Especificar la cultura de la corporación.
• Definir la personalidad corporativa.
• Crear un sentido de pertenencia a la corporación y liderazgo en el sector.
• Propiciar la creación de nuevos productos y servicios
• Formar opiniones públicas favorables.
• Optimizar las comunicaciones.

1.2. La imagen corporativa a través de la recepción

La percepción que se tiene de una empresa en muchas ocasiones se genera en la primera vista a esta, por lo que debemos ser conscientes de que puede que no haya una segunda oportunidad para causar una buena impresión.

Es importante tener previsto un espacio adecuado para atender a las personas que llegan  a la empresa y ofrecerles un atención personal de calidad.

1.2.1. El espacio

El espacio destinado a la recepción en la empresa debe ser agradable, para que las personas que la visiten se lleven una grata impresión. La primera impresión se queda grabada y siempre se recordará.

La decoración correcta, la amplitud de espacio, la buena calidad de los materiales, su funcionalidad u limpieza ayudan a generar una imagen positiva de la empresa.debe ser agradable, para que las personas que la visiten se lleven una grata impresión. La primera impresión se queda grabada y siempre se recordará.

La decoración correcta, la amplitud de espacio, la buena calidad de los materiales, su funcionalidad u limpieza ayudan a generar una imagen positiva de la empresa.

1.2.2. La atención personal

La personas que atienden la recepción tienen que ser conscientes de la importancia de su puesto como relaciones públicas de la empresa.

La forma de tratar a las personas que visitan influyen en la actitud que estas tomen hacia esta.

Para poder realizar un buen trabajo las personas que trabajan en recepción debe conocer:

§  La organización interna de la empresa o corporación.

§  Normas, regalas y protocolo de actuación de la empresa o corporación.

§  Nombres y cargos de todos el personal.

§  Manejo de la centralita telefónica.

§  Números habituales de personas, empresas u organizaciones con las que tienen que contactar.

§  Números de las extensiones de los departamentos, secciones o divisiones de la propia organización.

§  Manejo de los equipos informáticos u otros para desempeñar sus tareas.

La atención por parte del personal de la corporación debe  ser profesional y reflejar la buena disposición y la formación necesaria para  atender a las personas externas. Es importante reflejar confianza en uno mismo.

Hay que mostrar el mismo interés por todos los visitantes sin prejuzgar su apariencia personal o económica, y actuar con diplomacia, para que cualquier persona quede satisfecha. Se debe tratar a los demás como quisiéramos que nos trataran a nosotros.

Normalmente, las personas que atienden en la recepción manejan información sobre los visitantes, y saben con qui9én se reúnen, cuándo, dónde e incluso por qué. Esto hace que sea primordial mantener la discreción y confidencialidad.

2. Organización del entorno físico del espacio de acogida

Es importante que el espacio de acogida en una empresa se presente organizado. Esto constituye un verdadero desafío para muchas personas.

Así, para organizar un espacio físico se puede seguir los siguientes pasos:

1.     Dividir el espacio en zonas.

2.     Ordenar de lo más fácil a lo más difícil.

3.     Clasificar, suprimir o reorganizar los objetos de una zona hasta terminal.

4.     Seguir con otra zona más dificultad y repetir los pasos anteriores.

Una vez organizado es hora de mantenerlo todo ordenado, ya que las personas que nos vista deben llevarse la impresión de que tenemos todo bajo control y sabemos dónde está cada objeto o documento.

Podemos seguir una serie de reglas para conseguir mantener la organización:

§  Si se tiene tiempo, guardar las cosas cuando se termine de usarlas.

§  Si no se dispone de tiempo, tener una bandeja para depositar objetos o documentos que estén fuera de su lugar para guardarlos con posterioridad. Cuando se tengan unos minutos libres, guardar todo lo que no esté en su lugar.

§  Reservar diez minutos antes de marcharse del trabajo para dejar en su lugar lo depositado en la bandeja y ordenarlo todo para que al día siguiente se empiece a trabajar sabiendo dónde está cada cosa.

§  Depositar en una caja los objetos o publicaciones que no están actualizados o resulten hasta ser depositados en el área de reciclaje.

La recepción de una empresa debe transmitir comodidad y tranquilidad, para que el visitante se sienta atraído por los productos y/o servicios que se le ofrecen, sin olvidad que es un lugar con muchas facetas, donde se desarrollan múltiples  tareas.

2.1. Condiciones ambientales

Hay empresas que son identificadas por un olor determinad, pero no es fácil elegir un aroma y acertar: debemos que tener en cuenta lo siguiente:

·        Elegir un aroma que transmite la personalidad de la empresa u organización.

·        Ser acorde con los productos o servicios que se ofrecen. Por ejemplo, ropa deportiva: olores frescos a hierba o cítricos.

·        Pensar en el tipo de público que visita la recepción (jóvenes, ejecutivos, deportistas, etc.)

2.2. Disposición y tipos de materiales auxiliares

Los materiales con que cuenta la zona de recepción y sala de espera debe ser de calidad, para que sean duraderos, establecen y garanticen la seguridad de las diferentes personas que visten la empresa .

Lo podemos dividir en :

2.2.1. Elementos de información

Muchas empresas en la recepción instalan cuadros o paneles con información sobre plano, organigramas, área, personal y las infraestructuras de la empresa. Hay que asegurar de que estén sujetos de forma estable para evitar que caigan sobre los visitantes al acercarse o tocarlos.

Para facilitar la autoinformación, algunas empresas y organismos en la recepción instalan puntos de información táctil: pantallas táctiles conectadas a un ordenador que permiten interactuar al público con los programas instalados.

2.2.2 Elementos de accesibilidad

Los pasillos y las puertas deben ser accesibles a personas con discapacidad: deben tener las dimensiones apropiadas para permitir  desplazamientos en sillas de ruedas.

Si la empresa no está en una planta baja, hay que facilitar el acceso mediante un ascensor o rampa que cuente con buena señalización.

Es conveniente tener un aseo cerca de la zona de recepción o sala de espera que esté adaptado para personas con movilidad reducida.

2.2.3. Elementos de evacuación

En la recepción se puede tener elementos de exitinción de incendios, visibles pero que no obstaculicen la circulación de las personas.

Habrá señalizadores para indicar la salida y las escaleras colocados a una altura apropiada para que se puedan ver con facilidad.

Si las señalizaciones o indicadores son de textos, serán frases cortas y simples, y el color del texto debe contrastar con el fondo.

2.3. Mobiliario

El mobiliario debe ser adecuado al tipo de empresa para que cumpla con las necesidades básicas que requiere el lugar . Hay que tener en cuenta la calidad de los materiales y el diseño, sin olvidad la funcionalidad, porque no deja de ser un centro de trabajo.

Lo importante de los muebles de recepción es que sean cómodos tanto  para el persona como para los visitantes.

Lo muebles actuales tienen a tener forma  sencillas, modulares (para poder redecorar cambiando la posición), combinando maderas y cristal con acero y aluminio.

Es recomendable la utilización de muebles en tonos gris, beis crema o madera con acabados mate para evitar contrastes fuertes.

Es conveniente elegir sillas que sean fáciles de lavar y deben ser suficientes para que se puedan sentar los visitantes en cualquier momento, pero sin que haya un exceso de ellas.

La recepción tendrá mesas donde colocar revistas o elementos de decoración que sirvan para que los visitantes depositen sus bolsos o maletines.

Si se pretende atender al público con un mostrador, ideal para operaciones básicas, se ha de tener en cuenta a las personas de movilidad reducida; en este caso, se requerirá disponer de un adicional inferior que quede en el conjunto del mobiliario.

2.4. Decoración

En la recepción de una empresa no debe descuidarse la decoración.

En el espacio de acogida se pueden poner pequeñas plantas encima de alguna mesa o, si alguna es grande, en un rincón, sin que obstruya el paso.

Es aconsejable colocar alguna pintura o fotografía que sea acorde con la organización y que llame la atención, junto con diplomas, certificaciones y premios recibidos por la empresa. También lo es depositar sobre las mesas de la zona visitas mientras esperan ser atendidas.