10 libro auxiliares

 1. Los libros auxiliares de tesorería

Hemos visto cómo las empresas y los particulares emplean, en las operaciones de compraventa, diversos medios e instrumentos para pagar el precio de los bienes y servicios que adquieren.

Si poseen dinero en efectivo podrán satisfacer el pago al contado mediante dinero en metálico, cheque transferencia, etc, Si la empresa o particular no dispone de liquidez suficiente o prefiere reservar el efectivo disponible para otra operación, recurrirá a alguno de los instrumentos de pago a crédito estudiados en la unidad 9. Recuerda que está prohibido realizar pagos en efectivo a partir de 2 500 euros cuando una de las partes intervienen sea un empresa o profesional. 

El dinero que las empresas mantienen en efectivo se denomina tesorería  y está compuesto por los fondos conservados en la caja y por los depósitos bancarios, como cuentas corrientes y de ahorro de los que la empresa es titular en alguna entidad bancaria.

Cuando en la caja o en los depósitos bancarios se producen operaciones de cobro (entidad de efectivo) o pago (salida de efectivo), se genera un flujo o movimiento de entrada o salida que debe quedar registrado en la contabilidad de la empresa, en los libros auxiliares de caja y bancos.

2. Libro auxilia de caja 

2.1. La caja chica

El lugar donde se asegura el dinero en efectivo de un empresa de denomina caja, caja chica, caja menor. Normalmente se trata de una caja de caudales que se custodia en un armario que posee algún tipo de medida de seguridad para evitar robos.

En la caja chica deben mantener fondos suficientes para realizar pagos de escasa cuantía, por ejemplo para la adquisición urgente de material de oficina, costear un desplazamiento en transporte público o sufragar los desembolsos de pequeñas reparaciones. En la caja también se producen ingresos, por ejemplo cuando los clientes pagan en efectivo sus facturas o se repone efectivo procedente de una cuenta bancaria.

Dependiendo del tamaño de la empresa y de la naturaleza de la actividad, se desarrollará una estrategia de caja, estableciendo un máximo y un mínimo de fondos y el momento en el efectivo disponible en la caja chica alcance el mínimo marcado, habrá que realizar una reposición de fondos y, si sobrepasa el máximo, se depositará el exceso en una cuenta bancaria.

Cada vez que se produce un movimiento de estrada o salida debe existir un soporte documental qie lo justifique, es decir, que si se produce una entrada de dinero en caja se deberá entregar un recibo al pagador, y el tesorero o cajero conservar archivar el correspondiente justificante, ya sean recibos, facturas, cheques, etc.

2.2. Cumplimentación del libro de caja

El documento en el que se registran contablemente, al menos una vez al mes y por orden cronológico, los ingresos y egresos producidos en la caja y el efectivo disponible se llama libro de caja. Cada empresa lo adapta a sus necesidades; en él además se refleja el concepto o motivo de cada operación. El saldo resultante es el efectivo disponible y se origina por la diferencia entre los cobros y los pagos.

Podemos encontrar software diverso, libre o de pago, que permite la confección tanto del libro de caja como del libro de bancos. Algunos paquetes de programas informáticos incluyen además otras herramientas que sirven para la gestión de stocks, la facturación  y la contabilidad; libros de caja y bancos.

2.3. Arqueo de caja

Para detectar posibles errores, el tesorero la obligación de efectuar periódicamente arqueos de caja, que en verificar que el saldo disponible que refleja el libro de caja en un momento determinado se corresponde con el que se encuentra físicamente en la caja chica, y que los movimientos que se han producido en un periodo concreto (una jornada, una semana, un mes...)están documentados correctamente.

• En primer lugar se comprueba que todos los movimientos del periodo que se va a analizar tiene soporte documental; para ello se cotejan los documentos (tiques, recibos, comprobantes o vales de caja...) con los movimientos reflejados en el libro de caja. Una forma habitual de realizar esta comprobación consiste en marcar cada comprobante cotejado con un tic rojo cundo encontramos su movimiento correspondiente en el libro de caja.
• El segundo paso consiste en realizar un recuento físico del dinero en efectivo  depositado en la caja.

3. Libro auxiliares de banco

3.1. Las cuentas bancarias a la vista

Las empresas y particulares poseen cuentas corrientes o libretas de ahorro con depósitos de efectivo que están disponibles de forma inmediata, es decir, que pueden utilizar en cualquier momento para realizar pagos.

Mantener cuentas corrientes o de ahorro, también llamadas cuentas a la vista, conlleva una serie de ventajas:

• Es más seguro depositar el dinero en un banco que en la caja de la empresa.
• El titular de una cuenta bancaria tiene acceso a ciertos productos y servicios bancarios, como la relación de transferencia, las tarjetas de débito y crédito, la domiciliación bancaria o la posibilidad de obtener préstamos.
• La cuenta bancaria está asociada a otros productos como seguros, fondos de inversión o paneles de pensiones o de ahorro
• La cuenta bancaria proporciona un interés, que es la remuneración que la entidad bancaria ofrece por mantener un saldo positivo.

Los inconvenientes de las cuentas bancarias están relacionados con el coste conllevan.

• Las entidades bancarias cobran comisiones y gastos por la administración y mantenimiento de cuenta, por el descubrimiento en cuenta, por realizar transferencias, por la emisión de cheques, por utilizar cajeros, por la posesión de tarjetas, la contratación de productos...
• El interés de una cuenta a la vista es muy escaso y a veces nulo.

3.2. Registros de operaciones en el libro de bancos

De la misma manera que en el libro de caja se registran los movimientos de entrada y salida de efectivo en caja, el libro de bancos registrarán para la contabilidad de la empresa las operaciones realizadas en cada cuenta bancaria con el objetivo de comprobar que no se han realizado cargos o abonos en cuenta de forma indebida.

En la actualidad en la gran mayoría de las ocasiones podemos acceder a los movimientos de una cuenta bancaria a través de la página web de la entidad bancaria, mediante un nombre de usuario y una contraseña.
Aun así las entidades bancarias suelen enviar al domicilio de los titulares extractos o resúmenes de las operaciones que se han producido a lo largo de un periodo en una cuenta bancaria.

Sea cual fuere la forma de acceder a los movimientos bancarios, debemos asegurarnos de que toda operación anotada en cuenta se corresponde con la realmente efectuada; por ejemplo:

• Debemos comprobar el extracto bancario con las anotaciones realizadas en el talonario de cheques, ya que por cada cheque emitido se anota su número, importe y concepto.
• Debemos conservar los recibos de los cajeros, de las compras, de las transferencias o de cualquier otra operación, para poderlos cotejar con el movimiento en cuenta correspondiente.
• También guardaremos los impresos de ingresos y reintegros para comprarlos con los registros en el extracto bancario.

Para confeccionar el libro de bancos, que será individual para cada cuenta bancaria abierta por la empresa, debemos anotar los pagos y cobros efectuados con cargo o abono a la cuenta bancaria, indicando el concepto, es decir el motivo del movimiento que se registrara,, la fecha en la que se produce y el saldo resultante disponible en la cuenta.

La estructura del libro de bancos es similar al libro de caja y, como este, es un documento que no esta, normalizado, por lo que  cada empresa diseña el modelo que mejor se adapta a sus necesidades.

El libro de banco registra los movimientos de entrada y salida de efectivo en una cuenta bancaria indicando el concepto y el saldo resultante, que es el efectivo disponible en cuenta.

En este caso, la hoja de cálculo sigue siendo una herramienta fundamental para confeccionar l libro de bancos, especialmente para pequeñas y medias empresas y microempresas.

Los movimientos del libro de bancos deben justificados, por ello como ocurre en el libro de caja, cuando los movimientos registrados son muy numerosos, se asigna a cada uno un número que coincide con el número dado al justificante que lo soporta.

3.3. Conciliación bancaria

La conciliación bancaria es una tarea que consiste en comprar las anotaciones realizadas en el libro de bancos con el extracto mensual que la entidad bancaria envía a la empresa.

Es normal que el libro de bancos  no coincida  con el extracto bancario. Las causas son diversas: por ejemplo un cliente ha realizado una transferencia a nuestro favor que ya está reflejada en el libro de bancos, pero el banco aún no ha hecho efectiva en la cuenta, o se ha realizado un pago mediante cheques y el tenedor aún no lo ha presentado al cobro.

Una vez identificadas las causas de las diferencias, se realizan los ajustes o conciliación bancaria, con el objeto de armonizar los saldos del libro de bancos con los de las cuentas bancarias.

4. Confidencialidad en las operaciones de tesorería

El departamento de tesorería es uno de los más delicados de la empresa, ya que maneja información muy sensible que debe preservarse ante la amenaza de hurtos y desfalcos, y por ello debe estar formado por personal de responsabilidad reconocida y discreción absoluta.

El movimiento es el responsable de dinero en efectivo que maneja la empresa tanto en caja como en depósitos bancarios a la vista debe seguir los procedimientos establecidos por la dirección de acuerdo con los principios de responsabilidad, seguridad y confidencialidad de la información.

El tesorero es el responsable de información confidencial que se maneja en el departamento de tesorería: el saldo de las cuentas corrientes, las claves y contraseñas de acceso a las cuentas on line, los códigos de coordenadas para realizar operaciones, el lugar donde se guardan los talonarios de cheques, la caja chica, las llaves del armario de seguridad...

Para preservar la información sensible se establece una serie de medidas de seguridad y confidencialidad, como por ejemplo:

• Los empleados de tesorería firman cláusulas de confidencialidad en sus contratos laborales que obligan a guardar secreto de la información sensible que maneja incluido una vez terminada la relación laboral.
• Se realiza arqueos de caja sorpresivos por personal ajeno al departamento de tesorería.
• Las conciliaciones bancarias también se realizan por personal ajeno al departamento de tesorería.
• Para evitar tentaciones, muchas empresas obligan a que los cheques deben ser firmados por dos empleados para que puedan ser presentados al cobro.
• Periódicamente, al menos una vez al año, la auditoría interna de la empresa realizará los controles necesarios que aseguren la veracidad de la información registrada en los libros auxiliares.