5.GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA

1.Gestión de recepción de la correspondencia y paquetería

Toda organización, con independencia del tamaño y la actividad a la que se dedique, realiza un intercambio de correspondencia con otras organizaciones.

Las empresas forman parte de mercado competitivos que actúan en un mundo globalizado, nunca de forma aislada, ya que se relacionan con cliente, proveedores, competidores, etc. Todo este entramado de relaciones debe tener definido unos procesos donde se administren las actividades y recursos para lograr los fines conceptos de cada organización.

1.1. Fases

El proceso de gestión de la recepción de la correspondencia y paquetería sigue las fases las fases que vamos a ver a continuación.

1.1.1. Recepción y clasificación

La llegada de la correspondencia del exterior puede producirse a través de los servicios de Correos o de empresas especializada  en mensajería. En ocasiones será la propia empresa la que debería recoger la correspondencia en las oficinas de Correos, al tener contrato un aparatado de correos.

Al recibir la correspondencia o paquetes, el personal responsable de la recepción debe asegurarse de que el destinatario es la empresa o el personal que trabaja en ella. En el caso de que llegue a través del servicio de mensajería, la comprobación se efectuará antes de firmar el recibo de entrega. En caso de ser un error, no se aceptará el envío. Si la correspondencia llega a través de Correos y se ha producido algún error y el destinatario no es la empresa, o la persona a la que se dirige no forma parte del persona que trabaja en ella, se clasificará como correo para devolver, en un casillero o apartado, y será remitido de nuevo a la oficina de Correos.
Si el destinatario ni está identificado de forma inequívoca o los datos de este son insuficientes o erróneos, se separará para intentar realizar una identificación correcta.
Una vez reciba la correspondencia o paqueteria,, el personal procederá a su clasificación dependiendo de si se trata de cartas, telegramas. rofaxes, impresos, facturas, periódicos, revistas o paquetes.

1.1.2. Apertura y selección.

No todo la correspondencia o paquetería que llega a la empresa puede ser abierto por el personal encargado de ellos. Existen algunas cartas o paquetes que solo pueden ser abiertos por la persona a la que va dirigida. En estos casos suele aparecer en el sobre la indicación de <<confidencia<<, <<personal<<, <<a la atención personal de ..<<, u otras expresiones similares.

Una vez abierta la correspondencia o paquetería se comprobará  que está incluido  en el sobre todo el contenido que generalmente está relacionado en un  anexo (pedidos, facturas, cheques) y que aparecen correctos o en los documentos no aparecen los datos del remitente, se tendrá especial cuidado de  no separar el sobre de la carta o documento, para evitar que se extravíe y no se pueda localizar al remitente.

1.1.3. Numeración y registro

A cada carta  o paquete recibido se le asignará un número de entrada para facilitar su registro, control y posterior búsqueda. El empleado estampará un sello en cada documento, asignado un número y otros datos, como la fecha de llegada, hora destinatario, etc.

Actualmente, con la utilización de programas informáticos, se generan en muchas ocasiones los datos en el ordenador y se imprime una etiqueta que se adhiere a la carta o paquete. A veces lo que se generan son etiquetas  con códigos de barras en el ordenador con respecto al documento o paquete recibido.

En las empresas no es obligatorio llevar libro para registrar la llegada  o envío de correspondencia. En los organismos oficiales, en cambio, es obligatorio registrar todos  los documentos que reciben.

El registro puede ser físico (mediante libros en papel ) o informático (por medio de programas como Extel). 

1.1.4. Distribución

Una vez registradas la correspondencia y paqueteria, se han  de entregar a los departamentos o personas a las que  van dirigidas.

El reparto se efectuará por grupos homogéneos, como pueden ser:

• Correspondencia urgente.
• Documentación con la clasificación de <personal<< o <<confidencial<<, que se entregará en mano a la persona destinataria.
• Correo ordinario.

Las empresas y entidades pueden distribuir la correspondencia y paquetería de diferentes formas:

• Distribución mediante casilleros:cada empleado tiene asignado uno, cerca de la entrada o algún lugar de tránsito frecuente, y cerca de la recepción para facilitar el trabajo de la persona encargada de la correspondencia y la accesibilidad de los trabajadores a esta.
• Distribución personalizada: habrá una persona encargada de la entrega y se asegurará de que la correspondencia y paquetería llegara a su destinatario final, o en ausencia de este se deposita en su mesa de trabajo. Se organizará de tal forma que en la recepción siempre haya alguien para atender la correspondencia y paquetería y que la distribución sea una tarea rutinaria con turnos de reparto a horas de terminadas, nunca de forma aleatoria. Se seguirá siempre el mismo orden de reparto en cuanto a departamentos o personas.

1.2.Gestión informática de la correspondencia

La informática y las nuevas tecnologías han cambiado en michos casos el procedimiento de la gestión tradicional dela correspondencia que llega a la empresa, pero ni así en el caso de la paquetería.
Cuando llega la correspondencia se clasifica, y la que e puede abrir, por ser correo ordinario, es digitalizada en algunas empresas.La ventaja de dicha digitalización es la preservación de los originales.

La numeración se realiza con programas informáticos, cuya estructura puede ser igual al modelo descrito para el registro manual . Si se ha impreso un código de barras puede que el registro esté automatizado y muchos campos se rellenen automáticamente, o viceversa: se registra la correspondencia con el programa informática u se genera y pega el código de barras que contiene información del registro, que puede ser leída con un lector de códigos de barras.

2. Preparación de la correspondencia  

Una empresa u organismo, al comunicarse a través de la correspondencia, por medio de cualquier documento o paquete que envía, está trasmitiendo aspectos como el prestigio y la imagen del remitente y de la institución o empresa que representa.
El éxito de esta comunicación depende tanto de su apariencia como de su contenido, por tanto es importante cuidar al detalle el papel, el sobre y el envoltorio que contendrá la comunicación o el paquete que se envía.

2.Elaboración de comunicaciones escritas

La correspondencia es un instrumento de comunicación escrita en las relaciones comerciales. De estas comunicaciones pueden depender el éxito de un negocio, una venta o la fidelidad de los clientes.

La personas que elabora la comunicación deben presentarse para poder ser identificadas claramente por el destinatario de la correspondencia.

La redacción que se utiliza habitualmente se basa en usar frases cortas, sencillas y claras, evitando palabras técnicas en otros idiomas y frases rebuscadas. Si se utilizan abreviaturas no se debe abusar de ellas.

En las distintas secciones o departamentos de la empresa u organización existen personas encargadas de elaborar la correspondencia que se producen allí.

Lo habitual es que junto con el documento que se va a enviar se genere una copia para el archivo e, aunque con el uso de los medios informáticos algunas empresas lo archivan de forma digital para ahorrar papel y espacio. A veces se combina el archivo digital con el físico, como media de seguridad;en este caso se imprimirá una copia del documentos, además de ser digitalizado.

2.2 Firma de comunicaciones escritas

Una vez elaborado el documento final, hechas las correcciones oportunas, se entrega para su firma.

 La persona que se responsabiliza de lo expresado en la correspondencia escribe su nombre y apellido de su propia mano, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido.

A veces estampa la rúbrica de su puño y letra sin especificar su nombre y apellidos, y esta persona figurará en el firmado ( de forma abreviada <<Fdo.>>)con su cargo en la organización.

La correspondencia se presenta, para ser firmada, colocada en una carpeta especial llamada <<portafirmas>>, con separadores en su interior para que cada documento se ubique en un compartimiento.

3. Embalaje y empaquetado de documentación y productos

3.1.Embalaje

Tiene como objetivo proteger y conservar su contenido durante el transporte en el proceso de distribución del producto evitando roturas, desperfectos, derrames o humedades en operaciones de carga, sescarga, transporte o manipulación.

3.2. Empaquete

Técnica empleada para proteger el contenido de un envío durante el transporte y manipulación del mismo.

3.2.1 Empaquetado tradicional 

• Se utilizan, básicamente, para los envíos cajas de cartón. 
• Seleccionar la caja en relación al producto a enviar teniendo en cuenta el tamaño y las características del objeto.
• Recubrir o incluir algún material de relleno como protección del producto (en algunos casos no es necesario, pues los productos están incluidos en cajas más pequeñas para su distribución.)
• Cerrar la caja utilizando cintas adhesivas o flejes.
• En ocasiones, como medida de protección, se recupera la caja con papel continuo de tipo kraft. Para su fijación se utiliza nuevamente la cinta adhesiva.
• Colocar etiquetas identificativas si fuera necesario. En el caso realizar el envío por Correos, se debe identificar al y al remitente correctamente.
• Colocar la documentación a enviar en bolsas portadocumentos que quedan pegadas a la caja. También es posible protegerlo utilizando plástico protector.

3.2.2 Confección de cajas

Actualmente, para incentivar la rapidez  a la hora de realizar el empaquetado, hay en el mercado una amplia gama de cajas de fácil montaje y variedad de tamaños.

La diferencia con la anterior técnica es la incorporación de nuevos materiales que aumentan la protección (aislamentos térmicos, poliestireno, espumas, celulosas moldeadas);son ecológicas;más fácil de usar ;

4. Gestión de envío de correspondencia y paquetería

El proceso de gestión de envío de la correspondencia y paquetería  sigue las fases que vamos a ver a continuación.

4.1. Recogida interna

Una vez que han sido confeccionados la correspondencia y los paquetes en los distintos departamentos, deben llegar a la recepción para de su posterior manipulación y envío por alguno de los siguientes procedimientos:

• Entrega a la persona entregada de distribuir la correspondencia en el momento de efectuar la entrega. Sería aconsejable que dispusiera de un carro con separadores y suficiente espacio para no mezclar la correspondencia que debe entregarse con la que recoge de cada departamento o sección. El inconveniente de este sistema es la forma de proceder ante un envío urgente: se deberá elaborar un protocolo de actuación.
• Efectuar un orden de recogida a la persona entregada del reparto y regida de la correspondencia y paquetería. La orden se confeccionará cuando un departamento necesite enviar correspondencia.Con este sistema queda resuelta la forma de proceder ante la correspondencia urgente, pues en cualquier hora del día se puede emitir la orden e recogida tanto de la correspondencia urgente como de la ordinaria.
• Depositar em el recepción de la empresa la correspondencia y paquetería que deben ser enviados por una persona de cada departamento o división.Es la forma de proceder en las organizaciones que tienen el sistema de casillero para la distribución interna de la correspondencia o paquetería recibida, porque cuando recogen la correspondencia recibida depositan la que debe ser enviada.

4.2. Inspección y clasificación

Al recibir la correspondencia y paqueteria se debe comprobar que cumpla una serie de condiciones:

• Los documentos deben estar firmado por la persona que sea responsable de su contenido.
• Se adjuntaron los documentos que aparecen en el anexo de estos.
• Los datos del destinatario  están impresos en el sobre o envoltorio de forma visible y legible.
• El tipo de envío (ordinario, urgente, certificado, acuse de recibo, etc...) ha sido especificado.

Una vez comprobado que los envíos cumplen los requisitos anteriores, se deben proceder a su clasificación para diferenciar el medio de envío.

Las empresas utilizan distintos medios de envío, dependiendo de la urgencia, el coste, etc.;así, se utilizan el servicio de empresas de mensajería privadas y los servicios de Correos.

4.3 Registro de envío

Es similar al registro de entrada , y el orden se establece por la fecha de salida o de expedición (en algunos registros no figura el número.)El objetivo es permitir saber cúanto se produjo el envío de correspondencia y quién es el responsable de esta.

Datos de salida

• Número: debe reflejar el orden en que se ha enviado el documento desde la empresa, y por regla general se enviarán primero los que tengan la clasificación de urgentes.
• Fecha:es la fecha en que se ha registrado, que no tiene por qué coincidir con la fecha en que se escribió el documento, porque puede haber sido retenida en el departamento y no haber sido entregada, para enviarla en una fecha posterior.
• Hora:es importante sobre todo si se han establecido diferentes entregas en Correos o mensajería urgente, para que conste el momento exacto en que ha salido de la empresa.
• Destinatario:nombre de la persona, empresa u organismo a los que se envía la correspondencia, así como la localidad donde reside o tiene su domicilio.
• Clase de envío:carta, telegrama, revista,burofax, paquete, etc.
• Anexos:documentos que acompañan al envío, como pedidos, facturas, cheques.
• Departamento de origen:departamento donde se ha generado el documento o paquete.
• Observaciones:se anotará cualquier aspecto que pueda ser importante (certificado, urgente, cerrado, etc.).

4.4.Plegado y ensobrado 

Una vez que se hayan registrado los documentos, deberán ser plegados para poder ser introducidos en los sobres correspondiente para si envío

 

Esta tarea  de doblar los documentos y meterlos en sobre es sencilla, pero puede resultar aburrida y tediosa cuando el volumen de correspondencia es considerable.

Algunas empresas disponen de máquinas específicas que realizan estas tareas e forma automática, plegado, introduciendo en los sobres el contenido y cerrándoles.Las máquinas están diseñadas para ser utilizadas con los formatos estándar más comunes de papel y sobres. Existen empresas especializadas en este tipo de tareas que son contratadas por otras, sobres todo cuando estas quieren enviar circulares o sobres con propaganda.

La dirección del destinatario del sobre se podrá colocar con diferentes técnicas:

• Etiquetas ashesivas, en las que dejan previamente se ha impreso la dirección.
• Sobres de ventanilla, que dejan ver la dirección impresa en el documento que contiene.
• Impresión directa por medio informático de la dirección en el sobre.
• Anotación a mano de la dirección correspondiente.

Al plegar  y ensobrar los documentos se han de tener los siguientes cuidados:

• Cuando se han impreso las direcciones en el sobre puede ocurrir que se introduzcan documentos que no se corresponden con el sobre.
• Cuando se pagan entiquetas hay que comprobar que corresponde al destinatario del documento que contiene.
• Si el documento adjunta anexos hay que comprobar que están incluidos en el sobre.

4.5. Franqueo y expedición

Franquear es pagar el porte de un objeto que se remite por correo.

El importe dependerá del peso  y del tipo de envío. Será necesario pesar los documentos o paquetes para pagar el servicio según la tarifa asignada por Correo o las empresas de mensajería.

Formas de realizar el flanqueo en el servicio de Correos:

• Mediante la adquisición de ellos postales.
• Sobres franqueados.
• Franqueo pagado.
• Franqueo en destino.
• Franqueo mediante máquinas franqueadoras.

En el caso de que el envío se realice a través de mensajería se entregará la documentación en sobre cerrado bien identificado. El mensajero devolverá una copia del albarán de envío, sin necesidad de colocar tasa alguna, ya que la empresa de mensajería notificará mediante factura el importe del servicio según lo que se tenga contratado.

La expedición a través del servició de Correos se realizará con el depósito de la correspondencia en los buzones habitados para tan din, o directamente en las oficinas de Correos.

Correos o ofrece la posibilidad a sus clientes que así lo contraten de recoger a domicilio la correspondencia con la frecuencia que el usuario del servicio necesite(diariamente o una vez cada dos o tres días por semana.)

5.Registro de faxes y correos electrónicos 

Las empresas reciben comunicaciones no solo a través de Correos o empresas de mensajería, sino a través de otros medios como el fax o el correo electrónicos.

Por ello, es precio contar con un registro de estas comunicaciones que llegan por medios telemáticos.

5.1. Registro de faxes

Los faxes se registran asignándoles un número según llegan, al igual que se hacen con la correspondencia. No todos las empresas numeran los de salida, aunque es aconsejable si se envían muchos cada día.

Si se envía un fax por medio de un telefax  la máquina genera un documento llamado reporte, con datos que pueden servir para rellenar los registros de faxes.

No existe un modelo normalizado para el registro de faxes:cada empresa u organización puede diseñar el suyo propio para hacer constar los datos que el interese conservar y recordar.

5.2. Registro de correos electrónicos

Por el correo electrónico llega mucha información a las empresas, y por eso se debe clasificar los correos que se consideren importantes y eliminar todos los correos que no se consideren útiles o necesarios.

En realidad no sería necesario llevar un registro de correos electrónicos, ya que se puede comprobar en la bandeja de entrada y salida del programa que se esté utilizando;pero sí es aconsejable hacerlo cuando los correos son comunicaciones importantes. Se aconseja que se guarden en este caso físicamente en una carpeta de elmacenamiento. 

6. Normativa legal de seguridad y confidencialidad

La Constitución española de 1978, en su artículo 18.3, señala que <<se garantiza el secreto de las comunicaciones y, en especial, de las postales, telegráficas y telefónicas, salvo resolución judicial>>

La Unión Europea emitió la Directiva Europea 97/66, de 15 de diciembre de 1997, con respecto al sector de la correspondencia, y obliga a los Estados miembros a garantizar por ley la confidencialidad en las comunicaciones y telecomunicaciones

En España se promulgo la Ley 43/2010, de 30 de diciembre, del servicio postal universal.