4.El servicio de Correos y la mensajería

1. Introducción

La comunicación por medio de documentos escritos enviados de un lugar a oto con empleo de intermediarios surge ya desde la invención de la escritura.

La evolución de las comunicaciones escritas y sus medios de trasmisión han sido indispensables en el proceso de desarrollo y transformación de la actividad económica hacia un ámbito más liberalizado e internacional.

En este momento, la comunicación escrita está en constante proceso de actualización, como resultado de la incorporación de las nuevas tecnologías a dicha comunicación.

Cualquier empresa, con independencia de su actividad, necesita hacer llegar sus comunicaciones escritas externas y paquetes.Para ello, podrá optar entre utilizar:

• El servicio de Correos.
• Medios propios.
• Empresas de mensajería.

2.El servicio de Correos

Correos es una empresa pública responsable de los servicios electrónicos y de paquetería del mercado español.Sirve de enlace entre los ciudadanos, las administraciones públicas y las empresas.

En la actualidad, Correos ha evolucionado como consecuencias de los cambios acontecidos en los mercados y el progreso de las nuevas tecnologías que se han ido consolidando en todos los ámbitos de la entidad, cambiando las estructuras postales y acelerando de esta manera la entrega de la correspondencia.

Así, la empresa ha incorporado medios innovadores a todos sus procesos postales, desde los centros de tratamiento automatizado hasta el empleo de terminales portátiles (PDA)para su personal de reparto;sin olvidar la oficina postal virtual, desde la que empresas y particulares contratan servicios postales tradicionales y los creados específicamente para un entorno electrónico.

2.1.Servicios ofertados por Correos

El manual de productos y procedimientos establecido por la entidad dispone de cinco líneas operativas en las que se encuadran los diferentes productos que se comercializan:

• Línea básica
• Línea urgente 
• Paquetería 
• Línea económica

Además ofrecen distintos productos de servicio telegráfico y gestión de buzón.

En el siguiente cuadro se muestran los tipos de servicios más utilizados por los usuarios en el envío de sus comunicaciones y sus características más destacadas.

Los servicios diferentes los envíos nacionales de los internacionales.

Se han optado por incluir en el cuadro únicamente los prestados en territorio nacionales, ya que la única diferencia se encuentra en las tarifas aplicadas y la denominación del impreso que debe utilizarse.

2.2.Modalidades de envío

Correos ofrecen la posibilidad de realizar los envíos utilizando diferentes modalidades que pueden combinarse ente sí.Y permite también añadir servicios adicionales que cada producto ofrece.Cada uno de ellos comprenden prestaciones y precios diferentes.

La elección de la modalidad de envío dependerá de:

• Las garantías exigidas al servicio que se va a contratar
• El modo de transporte empleado 
• La rapidez y urgencia de la entrega
• El tipo de producto de la entrega
• Los impresos que cumplimentan serán distintos a partir de la forma de envío elegida;en cualquier caso son aportados por Correos.

2.3.Sistemas de franqueo:tarifa y tiempo en el envío de la correspondencia

La Ley Postal establece el franqueo como una de las formas de pago de los servicios postales al operador al que se ha encomendado la prestación del servicios postal universal.

Consiste en el abono de la tarifa o el precio que corresponde aplicar a un envío postal para su circulación por red postal pública por parte del usuario del servicio.

Estas tarifas o tasas son establecidas para cada producto, con posibilidad de bonificación o estampas de franqueo que se adhieren a los envíos.

El coste y el tiempo del envío varían dependiendo de:

• El origen y destino del envío:

1. Nacional o internacional.
2. Local o provincial

• El tamaño y el peso del objeto:en la mayoría delos casos las tarifas se ajustan a unas dimensiones;si se sobrepasan estas, el precio se se ajustan a unas dimensiones;si se sobrepasan estas, el precio se  incrementan de forma proporcional al exceso.
• La modalidad elegida para realizar el envío:urgente o correo ordinario, valores declarados.
• El tipo de producto seleccionado (carta,paquete, postal.)

Es necesario tener en cuenta respecto al plazo de entrega que los días especificados para el envío son días hábiles y no días naturales.

2.3.1. Medios de franqueo

Según el ar. 37 de la Ley Postal los medios de franqueo son <<aquellos efectos o signos que justifican el pago de  los servicios postales a los operadores postales que presten servicios incluidos en el postal universal>>.

Son los siguientes:

• Sistemas de franqueo a través de sellos:se trata del sistema tradicional de franqueo, implantado en España desde 1850.Sirve como comprobante de pago previo de los envíos efectuados.

Se materializa en forma de papel autoadhesivo, en cuyo anverso aparecen figuras o signos grabados, el importe en euros y olas palabras <<Correos>>y <<España>>.Necesita incorporarse a la cubierta o envoltorio del envío, en su ángulo superior derecho.El importe del franqueo viene señalado en el mismo sello.

• Sobres prepagados o prefranqueados: son los sobres o embalajes para envíos postales que incorporan el precio o tarifa de la prestación postal.
• Franqueo pagado en oficina:nuevo sistema de pago en sustitución de las estampillas de franqueo con el que se puede franquear todo tipo de envío.

Consiste en una estampación que se realiza manualmente o con una máquina, dependiendo de las dimensiones del objeto a través de una impresión mecánica de un rectángulo en la esquina superior derecha del producto postal.

En esta estampación figuran los siguientes datos:

1. Las palabras <<Correo<< y <<España<<
2. La indicación <<Franqueo pagado en oficina<<
3. Oficina de origen y fecha de admisión.

• Franqueo en destino:este sistema permite que el franqueo ni sea abonado por el remitente, sino por el destinatario, a través de un aparato postal especial denominado <<FD<< y previamente contratado en Correos.Solo es posible su uso en carta, tarjeta postales y correspondencia ordinaria.Es muy útil para la recepción de respuestas comerciales.Los envíos deberán incluir una serie de datos: la mención <<respuesta comercial<<, y el número de autorización;en sentido vertical;y el ángulo superior derecho, un recuadro con la indicación <<Franqueo en destino<<, señas del destinatario y número del aparato especial FD.
• Impresiones de máquinas de franquear:como sustitución de los sellos, es posible utilizar impresiones o estampaciones realizadas con máquinas de franquear.Los modelos que se van a utilizar deben estar autorizados por Correos.

2.4. Requisitos para el envío de correspondencia y paquetería

Correos exige que todos los productos postales cumplan con una serie de requisitos para que su envío y entrega sean efectuados de forma correcta.

A continuación veremos de forma desarrollada dichos requisitos.

2.4.1.Embalaje

Para evitar deterioros en la cobertura de los envíos y en consecuencia en la propia mercancía que contienen, a lo largo del circuito postal es importante tener en cuenta una serie de requisitos en el embalaje:

• Mantener una relación de resistencia con el peso del producto, para evitar su deterior.
• Poseer calidad en el material del que está fabricado para garantizar la seguridad e integridad del envío.
• Encontrarse armonizado en cuenta a forma y tamaño del producto o mercancía.

Condiciones de normalización

• Formato 

-Rectangular:en sobre o tarjeta que permita la manipulación automática.
-Correos admite distintos tamaños de sobres: americano, DIN-A5, acolchados de diferentes tamaños y de seguridad.
-Los sobres de ventanilla deben permitir la lectura completa de la dirección.

• Colocar del sobre:blanco o colores claros(aexcepción del azul.)
• Grafía:se debe evitar el uso de fuente artística y la superposición de caracteres.
• Dimensiones de los envíos básicos.
• Cómo escribir la dirección en los envíos:La forma correcta de distribución de los diferentes elementos de la dirección del destinatario estará compuesta por los siguientes módulos en el orden que se indica:

2.4.3.Prohibiciones en los envíos

Está prohibido enviar por medio de Correos ciertos objetos o sustancias supuestamente inofensivas, pero que por su naturaleza ante un cambio de circunstancia ambientales - como pueden ser la temperatura, presión o contacto con otros materiales- pueden volverse peligrosas.

Cuando se trata de envío en la modalidad de certificado, destinados al extranjero, el remitente debe firmar un formulario de aduana para certificar que el envío no contienen ningún objeto peligroso prohibido por el Reglamento Postal.

2.5.Servicio on line

El sector postal es un secreto cada vez más competitivo en nuestro país, en un mercado postal liberalizado.Esto, junto con la existencia de alternativas al correo tradicional y las demandas de clientes, ha hecho que Correos haya invertido en invertido tecnológica, desarrollado líneas de productos y servicios a través de internet.

Correos on line es una oficina postal virtual en internet que integra servicios interactivos y de comercio electrónico. Para el pago de los envíos admite tarjetas de débito y crédito a través de un terminal de pago virtual, y la modalidad de PayPal (para realizar los pagos con esta última modalidad es necesario darse de alta previamente).

• Correo digital:

- Cartas: es posible realizar el envío de cartas tanto de ámbito nacional como internacional, o certificadas, directamente desde un ordenador al buzón del domicilio del destinatario.Las cartas enviadas través de correo digital pueden tener una extensión máxima de 20 folios.

-Tarjeta postal:de la misma manera que para el envío de cartas, es posible realizar la expedicón de tarjetas postales a cualquier lugar del mundo.El usuario podrá seleccionar imágenes para la confección de la tarjeta postal, del catálogo que dispone Correos, o bien utilizar imágenes propias en cualquiera de los siguientes formatos: gif, jpg, jpeg y pjpef..La impresión  de tarjeta para el destinatario se realiza a colocar en papel cartón.

• Servicio nacional de notificación electrónicas (SNE):PERMITE A CUALQUIER PERSONA FÍSICA O JURDÍCA RECIBIR POR VÍA TELEMÁTICA LAS NOTIFICACIONES REMITIDAS por diversos organismos de las administraciones públicas.
• Servicios telemáticos:

-Telegramas on line: mensajes enviados desde el ordenador al domicilio del destinatario, con plena <<validez legal<<.El pago se realiza a través de trajeta y PayPal;en este último caso debe existir un contrato previo para realizar el cargo.

-Burofaz on line : envío de un burofax desde el propio ordenador al destinatario en forma PDF. El pago se realiza de la misma forma que para los telegramas on line.

• Seguimiento de los envíos a través de internet:al efectuar un envío, en el resguardo aparecen un código de barras numerado.Si lo introducimos en la página del localizador disponible en la web de Correos, esta nos muestra el estado detallado del envío.

3.El servicio de fax

El fax es un dispositivo capaz de transmitir y recibir mensajes en forma papel.Así enviamos un documento desde nuestro fax, el fax del receptor reproducirá una copia exacta del orginal.

Actualmente, el correo electrónico(e-mail)está reemplazando el uso del fax tradicional e integrándolo en otros dispositivos, como son los equipos multifunción.

3.1.Características  

A pensar de que cada uno de los modelos existentes en el mercado posee unas características específicas propias, detalladas en su manual de funcionamiento, en este aparato estudiaremos aquellos parámetros generales que se deben tener en cuenta a hora de adquirir o utilizar un dispositivo de este tipo.

Son los siguientes:

• Compatibilidad con el resto de dispositivos instalados.
• Rapidez en la transmisión 
• Resolución
• Sensor de imagen, para permitir una adecuada visualización de la documentación que se va a transmitir.
• Funciones de memorización de número de teléfono u fax
• Transmisión  diferida que permite el envío de los originales fuera del horario laboral.
• Opciones del respuesta
• Transmisión de identidad:permite en cada página de forma automática el nombre y número de fax del remitente, además de la fecha laboral.
• Emisión de informe de confirmación de la recepción correcta del fax o el tipo de error producido 
• Tipo de consumible que va a utilizar: tóner o cartuchos (si se trata de dispositivos de inyección a tinta).
• Tipo de línea donde se va a conectar el equipo: analógica (línea telefónica tradicional )o digital (a  través de fibra óptica).
• El servicio de fax incluido en otros equipos: de esta forma los usuarios ganan espacio en la zona de trabajo.

3.2. Funcionamiento

Un fax es básicamente la combinación de un escáner, un módem y una impresora, que forman un aparato especializado.

El escáner convierte un documento original en una imagen digital y el módem envía el documento por la línea telefónica;al otro lado el módem del equipo destinatario lo recibe y lo envía a la impresora, que hace una copia del documento original. El incremento del uso de equipos multifunción ha hecho que exista la posibilidad de imprimir o almacenar un fax a color.

3.2.1. Proceso

El proceso de divide en dos fases:

• Fases de emisión:

1. Cargamos el documento en la bandeja de entrada de originales.De manera mecánica, el dispositivo irá introduciendo las hojas por orden dentro de la máquina.Es aconsejable que previamente se hayan numerado las páginas a enviar, para evitar confusiones al destinatario de la documentación, por si hubieses existido errores en la ordenación de los originales en la transmisión.La duración del proceso corta, y dependerá del número de páginas que se van a enviar y de las características técnicas del dispositivo.En algunas organizaciones,  es necesario introducir una clave para identificar a cada usuario y acceder al servicio.
2. El documento es copiar desde que ingresa hasta que sale por la bandeja de salida.
3. Se ajustan las guías al tamaño del documento (generalmente a un tamaño normalizado).
4. Se introduce el número de fax del destinatario
5. Se pulsa la tecla de inicio del proceso.

• Fases de recepción:

Si el fax dispone de una línea telefónica exclusiva para este servicio, la recepción se realizará automáticamente;en caso contrario, si es compartida con el teléfono, será necesario conectar el fax para recibir el mensaje o documento.

Es posible realizar esta operación desde cualquier lugar del mundo en la medida en que el receptor y emisor dispongan de este tipo de dispositivos.

Existe la posibilidad de convertir un equipo informático en un dispositivo de fax si se añade un módem y el sofware adecuado.En sistema operativos multitarea como Windows, Mac OSX y GNU-Linux, el programa de recepción de transmisión de fax se hace a través de una impresora o equipo multifunción lo que permite desde cualquier aplicación incluso a color, o almacenar además de ser posible editar el documento recibido.

4. El servicio de digitalización certificada

La digitalización de documentos es un proceso que permite la gestión on line de los documentos, especialmente de las organizaciones, para si archivo y consulto remota.

Actualmente, las empresas no solo demandan la digitalización de la documentación como ventaja competitiva, sino la certificación de estos documentos digitalizados para que puedan tener validez legal.

Esta digitalización certificada puede ser obtenida a través de:

• Empreas privadas dedicadas a esta tipo de actividad.
• Registro electrónico para las administraciones públicas.

4.1. Digitalización certificada a través de empresas privadas

Algunas empresas realizan esta digitalización certificada a través de un software específico que debe ser homologado por la ATEAT (Agencia Estatal de la Administración Tributaria).El programa añade una firma electrónica en el momento de digitalizar, lo que aporta validez a la documentación digitalizada.

4.1.1.Proceso

• Recogida de la documentación de forma periódica por parte de la empresa digitallizadora en el lugar pactado con el cliente.
• Preparación:manipulación de los documentos y clasificación.
• Digitalización:escaneado de la documentación (principalmente facturas).
• Control de calidad:verificación de las imágenes digitalizadas para evitar posible errores.
• Publicación de la documentación para facilitar la información a través del portal web de la empresa digitalizadora.
• Entrega de ficheros al usuario a través del medio acordado.
• Archivo, custodia y destrucción de la documentación:se archiva durante el tiempo acordado en contrato, finalizado este y previa autorización se realiza la destrucción certificada de la documentación.

4.2.Registro electrónico para las administraciones 

Se trata de un servicio de la Administración que permite a ciudadanos y empresas el registro y envío inmediato de documentos digitalizados a las administraciones públicas españolas a través del servicio de Correos.

Los documentos son remitidos a la administración  de destino asociada a este servicio en forma electrónica. Para ello han debido ser escaneados y cotejados(comparados con la documentación original)por los empleados de Correo.

Este servicio no es presta en todas las oficinas de Correos aún, pero es posible consultar las oficinas que lo ofrecen a través del localizador de oficina de su página web.

Para enviar un documento a través de este servicio, el usuario deberá acudir a una oficina de Correos con el original que  desea registrar y remitir a una administración correspondencia.

La oficinas de Correos se limitarán a dejar constancia de la entrada de la documentación en la aplicación de registro y remitirla a la unidad de la administración correspondiente.

4.2.1. Proceso

El proceso que se debe realizar en la oficina de Correos consta de siete fases:

• Preparación: en esta parte del proceso se verifica que el formato en el que se presenta la documentación hace viable su escaneo.
• Manipulación:es posible anexar documentación física al registro electrónico, o elementos no escaneables (CD, DVD, etc.) mediante el establecidas para ese tipo de envío.
• Digitalización: una vez preparado el documento, se escanea con los equipos de los que disponen la oficina.
• Cotejo: finalizado el escaneado, se comprueba que la documentación es legible y el contenido corresponde a los originales presentados.
• Cobro: a través de la aplicación específica utilizada por Correos, según las tarifas vigentes.
• Registro: los empleados de correos acceden al portal <<Registro Electrónico para las Adminstraciones Públicas >>, donde se registrará la documentación digitalizada aportada por el cliente. Se incluirán los datos del ciudadano o empresa que se registra, como los datos del organizmo destinatario.
• Correos firma electrónicamente  este registro para dar garantía al proceso.
• Emisión de resguardo: el cliente recibirá un resguardo oficial de << Registro Electrónico para las Administraciones Públicas>>, como prueba del registro realizado.

4.3.Preparación de los originales para su reproducción

La documentación original debe tratarse con mucho cuidado en todo el proceso de producción al tratarse normalmente de documentos únicos, en ocasiones imposibles de restituir.

Las operaciones previas a la reproducción deben estar orientadas a reducir en la medida que sea posible el número de errores.

5. El servicio de mensajería externa

Las empresas de mensajería se encargan de proporcionar al usuario un servicio personalizado de transporte, envío y entrega de forma rápida y cómoda como alternativa al servicio de Correos.

Las empresas se desplazan hasta el lugar que se indique para recoger el envío que más tarde llevan hasta el luego pactado. Este tipo de envío se utiliza para documentación y pequeña paquetería urgente. Es posible hacer un uso continuo del servicio o esporádico.

5.1. Características

• Adaptan su horario de recogida y entrega al cliente
• No tienen una franja horaria fija de reparto, como ocurre con el servicio de Correos
• Son muy utilizadas en las grandes ciudades para trayectos en casco urbano y extrarradio. Evitan las aglomeraciones d tráfico utilizando frecuentemente el transporte en moto, y así logran rapidez en la entrega.
• En la mayoría de los casos trabajan con un sistema de franquicia.

5.2.Tarifa

El coste y el tiempo de envío dependerá de:

• La modalidad contratada del servicio
• El tipo de usuario: empresas o particulares
• Las condiciones particulares del contrato de mensajería
• La distancia entre el punto de recepción y entrega
• El peso, volumen y urgencia del envío.

5.3. Funcionamiento

Las empresas de mensajería generalmente trabajan utilizando dos modalidades para formalizar sus envíos: 

• El cliente contacta con la empresa de mensajería; en este caso, se enviará a un empleado a la dirección de recogida, que rellena el correspondiente albarán entregando copia de este al cliente. Se encargará de la recogida , transporte y entrega en la dirección pactada, y junto al envío se entregará al destinatario el albarán de entrega.
• El envío es llevado a las oficinas de la empresa de mensajería por el remitente para su posterior transporte y entrega al destinatario. La documentación generada es igual en cualquier de las formas que pueden emplearse.

5.4. Modalidad de envío

Los servicios ofrecidos por las empresas de mensajería pueden dividirse en:

• Nacionales: prestados en el territorio nacional
• Internacional: la actividad es desarollada en su origen o destino en otro país distinto al territorio nacional.
• Servicios complementarios: de la misma forma que hace Correos, las empresas de mensajería ofrecen a sus clientes servicios complementarios, como el seguimiento de sus pedidos a través de internen mensajes de confirmación de entrega o valor de envío.

5.5. Documentos en los servicios de mensajería

Tanto en el momento en que la empresa de mensajería recibe el envío como en la recepción por parte del destinatario en el lugar pactado, la empresa de mensajería está obligada a entregar una serie de documentación, en cualquier caso necesario para realizar cualquier tipo de reclamación.

Actualmente, con la incorporación de las nuevas tecnologías, la gran mayoría de las empresas realiza esta documentación a través de PDA  que facilitan a sus empleados y que posibilitan incluir a firma tanto del remitente como del destinatario en su recogida y entrega.

• Albarán de recogida: 

Es cumplimiento al mismo tiempo que se deposita el envío por parte del remitente en la empresa de mensajería:

Justifica que el encargo ha sido recogido en la dirección del cliente o depositado en la propia oficina de mensajería, dependiendo de la modalidad de envío seleccionada. 

Los datos que se incluyen en este albarán son prácticamente los mismos que los que aparecerán en el albarán de entrega; de hecho algunas empresas utilizan varias copias del mismo impreso, empleando la primera copias con la firma del remitente como albarán de recogida y la segunda como albarán de entrega. Para realizar una indentificación más rápida en este caso se suelen emplear distintos colores para cada una de las copias.

• Albarán de entrega:

Se trata de un resguardo que se da al cliente como justificante de haber entregado la mercancía al destinatario.

Debe figurar una serie de datos y, aunque no hay normalización al respecto, en la mayoría de los casos son muy similares. En el reverso del albarán figuran las condiciones del contrato por la que se rigen los envíos.