6. Control del almacén de material de oficina

1. Materiales y equipos de oficina 

1.1. Descripción

en una oficina nos podemos encontrar gran cantidad de utensilios, instrumentos o herramientas muy diversos, que engloban desde un simple bolígrafo hasta una fotocopiadora multifunción. 

Decimos que son equipos de oficina todos los aparatos y máquinas de una oficina que se utiliza para facilitar las tareas del personas administrativo que trabaja en ella. Los equipos de oficina pertenecen al activo no corriente de las empresas, denominado así porque permanece en ella más de un ejercicio económico ( normalmente un año.)

Son ejemplos de equipos de oficina los equipos informáticos, las destructoras de papel y también mobiliario de oficina como mesas, sillas, armarios, estanterías o archivadores, etc.

Los instrumentos, accesorios y consumibles que se emplean configuran el material de oficina. El material de oficina forma parte del archivo corriente de las empresas y , por tanto, se va a utilizar o consumir en un corto espacio de tiempo. Son ejemplos de material de oficina el papel, la tinta o el tóner que se una para imprimir o hacer fotocopias, los bolígrafos , los rotuladores o marcadores, los archivadores A-Z, los cuadernos, los blocs, las notas adhesivas y un largo etcétera.

1.2. Material fungible y no fungible

Cualquier material o aparato con el uso va gastándose , deteriorándose o <<haciéndose>>, hasta que ya no se puede usar más. Al tiempo que se prevé que se va a poder usar cualquier bien se lo denomina vida útil.

depende de la naturaleza del material usado. Así por ejemplo , las grapas , los marcadores, o el papel que utilizamos para imprimir tienen una vida útil menor que las grapadoras, las tijeras o las calculadoras de mesa.

1.3. Equipos de oficina más comunes

Como hemos señalado en el epígrafe anterior , los equipos de oficina son todos aquellos aparatos y máquinas que el personal utiliza para realizar las tareas propias de su trabajo.

1.3.1. Equipos para el proceso de la información y la comunicación

• Son equipos para el proceso de la información los ordenadores y demás conjuntos electrónicos que permite tratar y presentar la información que se maneja en una oficina de forma adecuada. Entre los más destacados podemos encontrar:
• Ordenadores: máquinas imprescindibles en cualquier oficina, con el software adecuado ( procesadores de texto, hojas de cálculo , gestores de base de datos...). Facilitan la elaboración de la mayoría de los documentos, así como el trabajo con imágenes, gráficos , sonidos o la gestión de bases de datos. Conectados en red permiten comunicarse unos con otros . Los hay de sobremesa , comúnmente llamados PC (personal computer) o portátiles, que pueden ser netbooks, ultrabooks y tablets. Junto a dispositivos como memorias USB flash, discos duros portátiles y otros dispositivos , icluidos los teléfonos inteligentes, los ordenadores permiten un acceso cada vez más efiinteligentes, los ordenadores permiten un acceso cada vez más eficiente a la información que se maneja en las oficinas.

• Impresoras: máquinas: máquinas que permiten la repruducción de archivos tanto de texto como de imágenes, almacenados previamente de forma digital. Las más habituales son las que usan cartuchos de tinta, en las que la impresión se realiza mediante inyección de tinta (proyecta un chorro de tinta sobre el papel.). Otro tipo de impresoras de impresoras utilizan el sistema láser y en vez de cartucho de tinta usan un tóner, como las fotocopiadoras.

1. Fotocopiadoras: permiten reproducir documentos en un formato físico desde otro formato físico, generalmente papel. Podemos encontrar tres tipos de fotocopiadoras:

-Fotocopiadoras personales: pequeñas, lentas y económicas; solo hacen fotocopias en tamaño DIN- A4

- Fotocopiadoras de oficina: algo más rápidas y con más funciones: pueden gacer fotocopias por dos caras, clasificarlas y graparlas. Fotocopian también en tamaño DIN- A3.

-Fotocopiadoras profesionales: más rápidas y de mejor calidad. Más grandes y con más funciones, como las de perforar y encuadenar documentos.

2. Escáneres: aparatos que digitalizan documentos, es decir, que son capaces de convertir un documento físico en un archivo que permiten su tratamiento informático. Los escáneres más comunes son los denominados planos, que poseen una superficie plana de material transparente, del tamaño de un papel DIN- A4. sobre la que se coloca el documento que se quiere reproducir.

3. Teléfonos: constituyen otra de las herramientas imprescindible en una oficina. Normalmente el personal administrativo dispone de una terminal con la que poder realizar tanto llamadas internas, dentro dela empresa, como al exterior ; mientras que en la recepción de la empresa se sitúa la centralita . Conectado a la línea telefónica, el fax permite enviar una copia de un documento físico a otro aparato conectado al otro lado de la línea telefónica.

4. Aparatos multifunción : cada vez son más frecuentes las herramientas multifunción que permiten realizar varias tareas: imprimir, fotocopiar, escanear, enviar faxes, etc. La ventaja de este tipo de aparatos es el ahorro de espacio y de coste , ya que permiten sustituir varios dispositivos por uno solo, mientras que el mayor inconveniente es que una avería puede llegar a paralizar el trabajo de la oficina si no se dispone de algún otro equipo que permita la reproducción de documentos.

1.3.2. Mobiliario

El mobiliario de una oficina debe permitir un rápido acceso a los documentos que se manejan, sin descuidar su seguridad y confidencialidad, y además debe salvaguardar la salud del trabajador, para lo cual es precio utilizar equipos que mejoren las condiciones del medio en el que se trabaja.

• Las mesas se denominan operativas cuando forman parte de un puesto de trabajo. Las dimensiones de las mesas de trabajo deben favorecer la ergonomía : por ejemplo su altura debe oscilar entre 70 y 75 cm, de forma que al apoyar los brazos  sobre ella no se realicen sobreesfuerzos; la anchura debe permitir un uso racional del espacio , si sobre ella se sitúa un ordenador; el ancho no debe ser inferior a 130 cm, para permitir al mismo tiempo el manejo del teclado y la consulta de documentos; por último , la profundidad  de una mesa de trabajo debe permitir acceder a todos los objetos que situemos al final de estas, y para ello se suelen usar mesas de unos 90 cm de profundidad.
• Las sillas de oficina que más se deberían son las sillas ergonómicas , porque están diseñadas para evitar problemas de salud y para ello incorporan una serie de elementos que permiten mantener una postura adecuada mientras se trabaja. 
• En todas las oficinas podemos encontrar muebles archivadores con o sin cajoneras, y algunos de los más frecuentes son aquellos que almacenan documentos mediante carpetas colgantes y que se suelen dividir en varios niveles o alturas.
• Otro elemento imprescindible son los armarios: los hay con puertas o sin ellas, con o sin vitrina , y pueden disponer de cerradura, o ser de tipo librería, de una o varias alturas, con baldas, etc. En ellas se custodian los documentos que la empresa debe conservar o los que deben consultar los empleados con cierta asiduidad.
• Además, podemos encontrar tablones de anuncios  con o sin ventanilla, pizarras y paneles de avisos donde informarse de las tareas que se están realizando en cada momento, los días festivos los horarios, los avisos urgentes, etc.

2. Procedimientos administrativos de aprovisionamiento de materia  de oficina

2.1. La función de aprovisionamiento

El término <<aprovisionamiento>> hace referencia a la adquisición, gestión y control de los bienes materiales, artículos, productos o existencias necesarios para el ejercicio de la actividad empresarial. Esto permite que la empresa disponga de la cantidad adecuada en el momento oportuno de las mercancías necesarias para elaborar o comercializar los bienes o servicios que ofrecen al mercado.

1. Adquisición de las mercancías que las empresas utilizan para elaborar o comercializar bienes y servicios. En esta operación se requiere de una perfecta coordinación con el departamento de Compras, que debe encontrar en el mercado de proveedores aquellos que ofrezcan los productos necesarios con una cantidad adecuada a un precio razonable. Es decir, es el departamento de Compras el encargado de seleccionar cuál es la forma más adecuada de conseguir los productos que la empresa va a utilizar en el desarrollo de su actividad.
2. Almacenamiento de las existencias de productos que las empresas guardan a la espera de ser incorporados bien al proceso productivo en el caso de empresas fabriles o transformadoras de bienes, bien al proceso comercial en el caso de empresas comerciales.
3. Control de los costes asociados a las dos operaciones anteriores . Tanto la adquisición de mercancía como el mantenimiento del stock del almacén llevan aparejados gastos e inversiones , como el alquiler del espacio, el pago de suministros como la luz o el agua y el salario de los operarios del almacén . Las empresas deben tratar de minimizar el impacto de estos costes para no ver compromentido el beneficio económico de su actividad.

2.2. El almacén

Un almacén es un espacio que las empresas utilizan para guardar y conservar en perfectas condiciones de calidad y seguridad los materiales y productos que prevé utilizar en su actividad.

2.2.1. Documentos

Parar la gestión del almacén y de materiales almacenados de utiliza un conjunto de documentos que reflejan el flujo de materiales que se produce en el interior de la empresa.

Cada vez que se detecta la necesidad de reponer un artículo la persona encargada deberá confección  un boletín de compras. Se trata de un documento mediante el cual cualquier departamento de la empresa que debe reponer material comunica al departamento de Compras que necesita adquirir un artículo determinado que se está agotando. El departamento de Compras, un vez realizadas las oportunas verificaciones, se pondrá en contacto con el proveedor adecuado y confeccionará un pedido para solicitar las mercancías que sean necesarias.

Cuando la empresa dispone de stock suficiente en el almacén, los departamentos de la empresa que necesitan reponer materiales pueden comunicarse directamente con el almacén solicitando las mercancías que deben reponer, utilizando para ello un documento denominado orden de reposición. Cuando es el propio almacén quien debe reponer material dirigirá una hoja de solicitud al departamento de Compras para que adquiera en el mercado, a los proveedores, aquellas mercancías que debe reponer.

En el momento en el que el almacén tiene preparadas las mercancías que le han solicitado, enviará los materiales al departamento que las necesita, junto con una nota de entrega.

Si la compra de ha efectuado a algún proveedor externo, los proveedores envían las mercancías a la empresa junto con un documento denominado albarán de entrega, que detalla qué mercancías se entregan. Una vez cotejadas estas mercancías se envía al almacén , que debe registrar la entrega correspondiente  en la ficha de producto. De la misma manera, se debe registrar en la ficha del producto las salidas que se van produciendo para poner los materiales que utiliza en los diferentes departamento.

Cada cierto tiempo las empresas realizan recuentos de materiales almacenados; para ello se utiliza el registro del material inventariable o, dicho más brevemente, inventario, que se el documento en el que se anotan las cantidades de materiales y productos que se encuentran en un momento determinado en el almacén. Este recuerdo debe coincidir con las fichas de producto, y en caso contrario se deberá hacer los ajustes oportunos explicando las razones por las que se producen las diferencias. Estas diferencias se pueden producir por pérdida, extravío, hurto o por deterior. También deben darse de baja aquellos artículos que se hayan quedado en desuso u obsoletos.

La hoja de cálculo en la gestión de almacén

Las hojas de cálculo son herramientas informáticas que permiten la gestión del almacén de forma cómoda y accesible.

Por su configuración de celdas, ordenadas por filas y columnas, posibilitan la creación de documentos en los que no solo se anotan los dato necesarios, sino que además se realizan de forma sencilla los cálculos que se precisen e incluso búsquedas o consultas de datos.

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