3. Circulación interna de la comunicacion

1. Las comunicaciones ecritas

Dentro de la empresa se genera gran cantidad de comunicaciones, tanto escritas como orales.. Dependiendo del objetivo que se pretende conseguir con la comunicación, la propia organización utilizará un tipo de comunicación u otro. Así por ejemplo, no utilizará el mismo formato de comunicación para establecer contacto con un proveedor que para realizar una consulta entre sus empleados.

Las comunicaciones escritas son aquellas comunicaciones es las que se utiliza el lenguaje escrito para intercambiar información dentro de la empres, y ente esta y su entorno.

2.La comunicación interna

La comunicación interna en uno de los tema pendientes, y aún constituye un objetivo, de las empresas e instituciones públicas españoles, a pensar del impulso y desarrollo experimentado en los últimos años, ya que no ha avanzado lo suficiente en algunas empresas y no se le ha dado todo su importancia dentro de la organización.

2.1. Funciones

La comunicación interna en las empresas cumplen dos funciones básicas son: FUNCIÓN INFORMATIVA Y FUNCIÓN OPERATIVA

2.2 Objetivo

La comunicación interna, como uno de los elementos que forman parte de la empresa, está dirigida a cumplir una serie de objetivos programados previamente en el plan de comunicación interna.

• Crear cultura organizacional 
• Dar cherencia y coordinación al plan de acción empresarial
• Incentivar la innovación
• Asegurar la difusión de los sistemas de información y comunicación 
• Usar los medios adecuado
• Mejorar la imagen de la organización 
• Fomentar la cultura corporativa
• Evitar rumores

2.3. Clasificación

Podemos realizar una clasificación de las comunicaciones internas a partir de diferentes criterios:

• Según el flujo de la información
• Verticales 
• Descendentes
• Ascendentes
• Transversales
• Horizontales
• Diagonales

Según la naturaleza de las comunicaciones

• Formales
• Informales

Según el medio de transmisión de información

• Verbales
• Escritas 
• No verbales

2.5 Importancia de la comunicación interna 

En la actualidad el entorno empresarial es cada vez más complejo y competitivo, y por ello las empresas deben utilizar todas las herramientas que tienen a sus alcance para competir, además de interna adaptarse a los de este entorno de forma constante.

•  A la empresa: consigue implicar y motivar al persona, va a favorecer la aparición de climas de trabajo creativos e innovadores.
• Al trabajo: se favorecen las relaciones entre los trabajadores, y la posibilidad de que estos puedan expresar sus ideas, además de aclarar dudas en las órdenes de trabajo.

2.6. Ventajas de la comunicación interna 

Aquella organizaciones, tanto públicas como privadas que mantienen una estratega de comunicación interna adecuada pueden observar cómo a la larga obtienen una serie de ventajas en todos los niveles.

3 La comunicación interna en entidades privadas

La comunicación interna en entidades privadas origina de la propia organización, entre áreas o departamentos.

• Se utiliza como medio de participación de los trabajadores, clientes internos de la empresa
• Los trabajadores se sienten implicados en la toma de decisiones.
• Una buena comunicación interna ayuda a aumentar el rendimiento del trabajo.
• Mejora las relaciones de los propios trabajadores y la eficacia del trabajo en grupo.

3.1. Canales y herramientas de comunicación internos

Las empresas disponen de una amplia relación de canales y medios para difundir la información en toda la organización.

Para seleccionar la forma de comunicación más adecuada se requiere planear y definir el objetivo del mensaje. Cuando en el mensaje transmitido existe falta de claridad y precisión, esta puede tener consecuencias negativas en una organización.

Por tanto es importante :

• Tener claro y precio qué y a quiere comunicar
• Formular cuidadosamente el mensaje  con un lenguaje claro, conciso y aprobado.
• Seleccionar el medios más adecuados para transmitir el mensaje.
• Verificar que el mensaje haya sido capto por el receptor o receptores al que va dirigido.
• Recibir los mensajes de respuesta (feedback) y si es necesario continuar con la comunicación.

3.1.1. Clasificación de las herramientas utilizadas en la comunicación interna

Existen múltiples opciones y soportes a la hora de utilizar las herramientas de comunicación interna.

• Soporte impreso: con este tipo de medio se interna que la información perdure en el tiempo. Generalmente va dirigida a in grupo, aunque las notas internas y el memorándum pueden ser dirigidos de forma individual.
• Contacto directo: con este tipo de medios se pretende que la información llegue de forma rápida y directa a los destinatarios, esperando en ocasiones que existen un feedback o respuesta.
• Mixta o electrónica: utiliza las TIC como herramienta de comunicación, Con este tipo de medios es posible combinar  el impacto grupal y rapidez que ofrecen  las nuevas tecnologías con la  conservación de la comunicación en el tiempo a bajo coste. Su uso cada vez más extendido.

 3.2.2 Memorándom o nota interna

Se trata de informaciones internas escritas que son utilizadas entre departamentos o secciones de una empresa para transmitir órdenes, exponer temas, hacer recomendaciones, solicitar algo, etc.

El memorándum tiene un tratamiento más formal que la nota interna; se trata de una comunicación vertical descendente.Es utilizado por órganos jerárquicos superiores para dirigirse a órganos inferiores y dar instrucciones, solicitar comunicaciones horizontales o verticales descendentes con menor nivel jerárquico.

4. La comunicación interna en entidades públicas

Surgen para poner en contacto a sus miembros, departamentos o secciones dentro de la propia organización, como ocurre en el ámbito privado.

La comunicación externa e internas en las entidades públicas son fundamentales. Las internas constituyen un  pilar clave para el buen funcionamiento de la organización.

Cada día más se trabaja en equipo y es bueno crear un clima de confianza y aprender y compartir conocimientos para conseguir el mismo objetivo común. Todos los trabajadores estarán unidos si se tiene un sentido de pertenece que se consigue con la comunicación interna y el reconocimiento y comprensión de los superiores hacia sus funcionarios.

4.1 Las herramientas de la comunicación interna en el ámbito pública 

El desarrollo de las nuevas  tecnologías de la información y la administración electrónica han favorecido la mejora de las comunicaciones internas en este sector, utilizado herramientas que hasta ahora no se usaban, como.

• Intranet : es uno de los medios más utilizados. La mayor parte de las administraciones cuenta con un portal del empleado, en el que se dan comunicaciones tanto formales como informales o personales.
• Tablón de anuncios: las comunicaciones más usuales que aparecen son de información general o de tipo sindical. 
• Teléfono de información: es utilizado para realizar consultas internas; a veces el mismo que para la información al ciudadano.
• Reuniones aleatorias: a veces es bueno que ante una labor encomendada se cree una reunión para poner en común lo que  se está realizando, reconocer los logros de algún compañero y ayudar a los que lo necesiten para conseguir el objetivo.
• Reuniones aleatorias: a veces es bueno que ante una labor encomendada se cree una reunión para poner en común lo que se está realizando, reconocer los logros de algún compañero y ayudar a los que lo necesiten para conseguir el objetivo.
• Reuniones la dirección:la dirección no se puede desentender de la labor de sus subordinados; no se cuestión de control, es cuestión de conocimiento de las tareas realizadas y de los problemas y soluciones encontradas.
• Revista interna impresa o digital: el sentido de pertenencia, a veces se consigue con el reconocimiento por uno mismo de que los intereses propios coinciden con el colectivo al que se pertenece; con estas lecturas, en cuya elaboración pueden participar los propios funcionarios o trabajadores, estos se sienten comprendidos y apoyados.
• Los briefings: sesiones informativas en las que se reciben instrucciones para cada persona o subgrupo.
• Manual de bienvenida: su objetivo es facilitar la integración de nuevos empleados, transmitiéndoles los valores, objetivos y cultura de la administración a la que pertenecen. Es muy útil sobre todo los primeros días, para que adquieran confianza en sí mismo.
• Jornada de puertas abiertas: el personal de la administración pública, de manera totalmente voluntaria, se dedica a explicar qué hacen y cómo lo hace tanto a sus propios compañeros como al público interesado.
• Comunicaciones escritas: la Administración utiliza diariamente diferentes medios de comunicación escrita que sirve entre otras cosas para transmitir instrucciones, procedimientos, recomendaciones, acuerdos, normas, etc...

4.2. Documentos de comunicación interna en entidades públicas

A continuación se presentan en términos generales la definición y características de cada uno de estos documentos:

4.2.1 Circular interna 

Comunicación formal de interés general emitida por una Administración Pública para informar sobre diversos aspecto de la Administración, en línea horizontal o descendente. Es emitida con el fin de a conocer una misma información  a varios destinatarios de diferentes  departamentos o áreas administrativas sin necesidad de realizar una comunicación individual para cada destinatario.

4.2.2 Oficio interno

Se trata una comunicación formal interna, utilizada como instrumento de apoyo en la difusión de información de información de carácter interno y realizada por las áreas administrativas en el desempeño de sus funciones. Pueden ser emitida por cualquier de los niveles de la estructura de la organización, ya que aparecen en línea vertical ascendente o descendente y en forma horizontal.

5. Recomendaciones en el uso de las comunicaciones internas

Con independencia del tipo de empresa de que se trata, es necesario seguir una serie  de normas o pautas básicas para obtener como resultado final un documento adecuado.

• Ser coherente en la redacción
• Ser ordenado: es necesario mantener un orden lógico en la expresión de acontecimientos que se incluyen en la comunicación 
• Tener en cuenta el contexto en el que se comunica
• Mantener fluidez y agilidad a lo largo de toda la comunicación 
• Ser claro en los mensajes: hay que expresarse de forma correcta para que el contenido sea comprendido sin dar lugar a interpretaciones erróneas de un mismo contenido.
• Tener en cuanta los destinatarios: en cualquier caso es necesario adecuar el lenguaje utilizado al destinatario y al tipo de comunicación para que sea comprendida con facilidad.
• Evitar la saturación,  y por lo tanto las comunicaciones largas y tediosas.
• Estar abierto a exigencias de información por tarde del destinatario ofrecer la posibilidad de consulta ante cualquier duda, mostrado respeto.
• Elegir el material adecuado para la elaboración de la comunicación evitando colores intensos.
• Escribir con corrección: evitar las faltas de ortografía y sintaxis. Hay que recordar que la comunicación transmite la imagen de la organización tanto en el interior como en el exterior.
• Evitar el uso en exceso de las abreviaturas. En ocasiones el uso abusivo de este tipo de elementos hace que el contenido de la comunicación sea incomprensible para el destinatario.
• Distribución : cuidar de que la distribución del texto sea adecuada a contenido, tipo y tamaño de la comunicación.
• Doblar con cuidado los escritos, utilizando el menor número de dobleces posible si se va a introducir en sobre.
• Ordenar los anexos (documentación que se adjunta a la comunicación) y colocarlos de tal forma que eviten generar confusión en el destinatario.