1.Reprografía de documentos

1.1. Equipos de reproducción de documentos: la fotocopiadora

Podemos decir que los equipos de reproducción de documentos más utilizados hoy en día son la impresora, el escáner y la fotocopiadora.

Los dos primeros son periféricos que se conectan al ordenador, y cumplen las siguientes funciones:

• La impresora permite impremir textos, gráficos o cualquier otro documento almacenado en formato digital. Es lo que se conoce como impresión de documentos.
• El escáner convierte, mediante el uso de la luz, documentos impresos a formato digital para asía poder almacenarlos. Es lo que se conoce como digitalización de documentos.

Al tratarse de periféricos conectados a ordenadores son tratados en el módulo Tratamiento informático de datos.

La fotocopiadora 

Es  una máquina que se hace copias en papel de documentos impresos o digitales. Las fotocopiadoras más modernas utilizan  la tecnología de la xerografía, proceso de impresión inventado por Chester Carlson en 1938.

1.2. Reproducción de documentos con fotocopiadora

Una vez conocidos el funcionamiento interno de una fotocopiadora y los tipos de máquina en función del volumen de trabajo a realizar, es el momento de conocer los pasos que tenemos que llevar a cabo para realizar fotocopias y las funciones accesorias que estas máquinas ofrecen.

1.3.Anomalías e incidencias en las fotocopiadoras

El funcionamiento de los equipos de los equipos de reprografía, como el de cualquier máquina, puede dar lugar a anomalías e incidencias que necesitan la intervención de un experto en este tipo de aparatos.

Normalmente, las máquinas disponen de un mecanismo de detección de errores y muestras en el panel de control la incidencias, aportando la solución a tomar.

Cualquier de dispone de este tipo de aparatos suelen tenerse contratado un servicio de mantenimiento, que se encarga de su limpieza periódica y de la reparación de las averías importantes.

1.4. Máquinas y herramientras de encuadernación

En muchas ocasiones es necesario presentar trabajos, informes, documentos, etc., en papel, de organizada, y la mejor forma es encuadernarlos.

Los documentos se encuadernan para protegerlos durante su uso, hacer más fácil su manejo su presentación y conservación.

Podemos decir que encuadernar es un proceso por el cual se unen las hojas por uno de los márgenes a unas tapas para formar un  libro.

En el proceso de encuadernación se utilizan dos herramientas básicas: perforadora y la guillotina.

1.5. Materiales de encuadernación

Además de las máquinas y útiles que hemos mostrado hasta ahora, en encuadernación se utilizan una serie de materiales que vamos a analizar a continuación.

1.5.1. El papel

Actualmente en la encuadernación se utilizan infinidad de tipos de papel, cuyas características y calidades están relacionadas con los diferentes usos a los que se destinan.

La calidad del papel depende de su espesor o gramaje que, como ya hemos dicho en un Aparato anterior, se mide en gramos por metro cuadrado, siendo el más común el de 80 gramos.

1.6. TÉCNICAS BÁSICAS DE ENCUADERNACIÓN

A la hora de elegir el tipo de encuadernación más apropiado debemos tener en cuenta:

• La importancia del material
• El uso al que de va a destinar
• El caso de encuadernación 
• El número y tamaño de los documentos

Dependiendo del tipo de encuadernación elegido, los materiales, herramientas y maquinaria sin distintos, por ello vamos a detallar cada uno de ellos.

1. Grapado
2. Con canutillo de plástico 
3. Con espiral metálica
4. Térmica
5. Doble espiral (wire-o)
6. Ibiclick
7. Cartoné

1.7. OTROS MÁQUINAS RELACIONADAS CON LA REPROGRAFÍA

En los servicios de reprografía se suelen utilizar otras máquinas de forma complementaria a los equipos de reproducción y encuadernación. Se trata de las palstificadoras y las destructoras de documentos.

1.8. Medidas de seguridad

Cuando manejamos cualquier tipo de máquinas, debemos observar unos normas de seguridad para evitar accidentes. A continuación se presentan las normas que debemos tener en cuenta en el manejo de nuestro equipo de reprografía.

• Prestar especial atención a las indicaciones del fabricantes en cuanto a su uso.
• Si se manejan productos o sustancias nocivas para la salud hay que conocer de qué sustancias se trata y los efectos que tienen
• Evitar colocar la máquina en lugares sujetos a temperatura y humedad extremas.
• Conocer la máquina a un enchufe que tenga toma de tierra
• No introducir objetos en las ranuras y aberturas de la máquina, ya que puede dar lugar a incendidos o descargar eléctricas.
• Si se mancha las manos con tóner ha de usarse únicamente agua fría y jabón para limpiarse. Si el tóner llega a los ojos, estos deben laverse con agua abundante durante varios minutos.

1.9. Eliminación de residuos  y uso responsable

El papel y los cartuchos de tinta y tóner se convierten en residuos en el momento en que termina su vida útil. Debido al grave problema que representa la acumulación de residuos, existe una normativa nacional y europea que tiene por objeto prevenir, reducir, reciclar y gestionar su impacto medioambiental.

Eliminación de residuos

La mayor parte de los residuos son reciclables o reutilizables, por lo que se deben llevar a los depósitos especiales que existen para su recogida (punto limpio) o si su volumen es grande, encargar su recogida a una empresa especializada en el tratamiento de residuos.

La administraciones autonómicas ponen a nuestra disposición contenedores de recogida selectiva de residuos para cumplir con la normativa vigente. Previamente debemos seleccionar los residuos en el lugar de trabajo, colocándolos en distintos contenedores.

Cómo podemos hacer un uso responsable

Si utilizamos los equipos de forma responsable, generaremos menos residuos y ayudaremos a conservar el medio ambiente. Para ello, debemos seguir las siguientes pautas:

• Optimizar el número de copias necesaris, compartiendo información a través de USB, correos electrónicos o mensajería instantánea.
• Hacer fotocopias por las dos caras para aprovechar el papel e incluso aprovechar el papel que solo esté impreso por una cara para copias borradores.
• Colocar un contendor para papel usado junto a cada fotocopiadora.
• Reciclar los cartuchos de tóner para que otros empresas puedan reutilizarlos.
• Procupar adquirir productos cuyo envase sea de polipropileno(PP) en vez de PVC.
• Asegurarnos de que las fotocopiadoras quedan apagadas durante la noche y fines semanas, ya que consumen mucha energía.
• Si hemos de cambiar de máquina fotocopiadora, hemos de intentar que la nueva sea de bajo consumo eléctrico.