1. El archivo
1.1. Definición
El archivo puede definirse de dos formas diferentes
- Como un conjunto ordenado de documentos (textos, cartas, expedientes, dibujos, fotos, gráficos, etc.).
- Como lugar donde se guardan dichos documentos.
En informática se utilizan también el término <<archivo>> como sinónimo de fichero o documento electrónico. Así pues, podemos clasificar los archivos en dos categorías principales: en papel e informáricos.
Los documentos guardados o almacenados de cualquier forma no constituyen un archivo; para que constituyen un archivo, los documentos han de estar ordenados y guardados en un lugar determinado, siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos.
1.2.Importancia
A nivel particular, necesitamos guardar nuestros documentos (certificados de estudios, títulos de cursos, documentos de identidad, escrituras de propiedad de viviendas, documentación de vehículos, etc.) de forma ordenada, para localizarlos rápidamente cuando se necesitan.
1.3. Funciones
Las funciones que cumplen un archivo son las siguientes:
- Guardar, conservar y custodiar los documentos
- Crear un centro de consulta de información
- Facilitar la localización rápida de los documentos de forma eficiente, evitando demoras.
- Cumplir con las obligaciones legales
- Demostrar y acreditar mediante la documentación archivada la realización de un acto por parte de la empresa (como elemento probatorio).
2. Tipos de archivo
Podemos clasificar el archivo según diferentes criterios que veremos a continuación.
2.1. Según la titularidad del archivo
- Archivo públicos: pertenecen a la Administración General del Estado a la Administración Autónoma o la Administración Local, y otros organismos oficiales (museos, empresas públicas, etc.).
- Archivos privados: pertenecen a empresas, instituciones religiosas, sindicando, personas físicas, etc.
2.2. Según el soporte
- Físico: contiene documentos impresos en papel
- Informático o multimedia: contiene información de todo tipo (texto, sonido, vídeo. etc.).
2.3. Según la ubicación o emplazamiento
- Centralizado: todos los documentos de la organización se guardan en un mismo lugar, independiente de los departamentos o secciones a los que pertenezcan la documentación.
- Descentralizado: cada departamento o sección guardará los documentos propios, y pasado yn tiempo se llevará a un depósito común.
- Mixto: descentraliza el archivo por departamentos para los documentos que estén vigentes en un proceso, central en un archivo central los documentos a todos los departamentos, y mantienen dentro de este archivos específicos para cada departamento o sección.
3. La organización del archivo
Para que los datos que contienen los documentos se conviertan en información para las entidades públicas y privadas, se deben analizar y organizar.
Hay empresas que tardan en localizar sus documentos, mientras que otras lo hacen de forma rápida y eficaz. La diferencia está en la organización del archivo.
El objeto que se tiene al organizar un archivo es guardar los documentos y no perder tiempo localizándolos.
La organización de un archivo consiste en ordenar y asignar los documentos al propio archivo. Consta de dos etapas: clasificación y ordenación.
4. Sistemas de clasificación, ordenación y codificación
En primer lugar definiremos lo que es clasificar, ordenar y codificar:
- Clasificar: es la tarea de agrupar los documentos de acuerdo a características o propiedades comunes a todos. Estos grupos deben ser únicos y estar diferenciados entre sí, formando parte de la estructura global del archivo. Lo que se pertenece es saber de qué información e dispone, cómo tratar y dónde guardar para poder ser utilizada cuando ser requiera.
- Ordenar: es la tareas que implican alinear, distribuir dentro de los grupos creados en la clasificación.
- Codificar: es la tarea de asignar letras y/o números a los documentos clasificados para registrarlos y archivarlos.
5. Materiales y equipos de archivo
Existe gran variedad de materiales de archivo, dependiendo del tipo de información, de la frecuencia de su uso, del espacio disponible, del tipo de empresa, etc.
En todo caso, es especial que los materiales y equipos de archivo permitan un fácil localización de los documentos y que aseguran una correcta conservación de estos.
6.Métodos de archivo
No existe un método ideal de archivo; cada empresa diseña el suyo, dependiendo del tipo de información que contiene el documento, la forma de presentación, quién va a consultarlo y con qué frecuencia.
7.Técnicas básicas de gestión de archivos en entidades privadas y públicas
Una gestión eficaz de los archivos posibilita que la información previa en el tiempo y pueda ser localizada de forma rápida.
8. Normas de seguridad y confidencialidad
Algunos documentos son muy importantes para la empresa y es necesario guardarlos en lugares datos de sistemas de seguridad (cajas fuertes, cajones con lleve, dependencias con cámara de seguridad...)
Los datos de los documentos pueden desparecer por diversos motivos:
Los datos de los documentos pueden desparecer por diversos motivos:
- Deterioro, por el uso o envejecimiento de los documentos.
- Pérdidas, los documentos pueden ser destruidos o robados.
- Causas fortuitas en el archivo incendio, derribo, etc.
8.1. Confidencialidad
Se debe guardar la debida reserva y discreción sobre los documentos de la empresas, para prevenir la información a personas no autorizadas. Hay que proteger especialmente los datos personales de trabajadores. clientes, proveedores y cuantas personas se relacionen con la empresa.
