7. Valoración de existencias

1. Valoración de existencias

1.1. Las fichas de almacén

El almacén de la empresa debe controlar en cada momento la cantidad de existencias que tiene almacenadas en sus dependencias. Esta tarea recibe el nombre de control de almacén, o también sistemas de gestión de inventarios. El objetivo de dicho control es doble:

• Objetivo técnico: gestionar el espacio físico disponible  para almacenar los productos necesario y así asegurar la continuidad de la actividad de la empres.
• Objetivo económico: se divide en dos partes: el control del coste mantenimiento del almacén (coste de alquiler el local, consumo de energía eléctrica y otros suministros, etc.) y el conocimiento de valor del patrimonio.

La ficha de almacén es el documento que recoge los movimientos de entrada y salida de stocks de cada producto y el valor que tiene. A la cantidad de stocks que hay almacenada se la denomina nivel de existencias.

La ficha de almacén se organiza en diferentes partes se divide de las siguientes manera:

En el encabezado se suele situar el membrete de la empresa y la información relativa a la identificación del producto, así como cualquier otro dato que la empresa considere relevante:

• La denominación del producto: código, referencia, descripción, categoría, modelo, tipo, clase...
• Las unidades de medida física de almacenamiento:litro, kilogramos, unidades.. 
• Unidades mínimas y máximas de stocks en el almacén, así como el stocks de seguridad establecido.
• El periodo de tiempo en el que se produce los movimientos de entrada y salida de productos que refleja la fecha de almacén. Pueden ser semanal, quincenal, trimestral, anual...
• El método de valoración de stocks: precio medio ponderado, FIFO, LIFO...
• La ubicación dentro del almacén:ha de indicarse el pasillo, el módulo, la estantería, etc.; es decir, el lugar físico que ocupa el producto en el almacén y también el operario que se encarga de llevar a cabo el control de existencias en esa zona de almacén.
• Otra información interesante: el proveedor habitual del producto, el plazo de entrega convenido, etc.

El detalle de la ficha de almacén sirve para referir por filas los movimientos de entrada y salida de los productos en el almacén, y se divide en cuatro paneles:

• En el primero se indica el número de orden de cada movimiento, que se suele anotar de forma correlativa(1,2,3..);su origen, que puede ser una compra o una nota de entrega;y la fecha en la que puede ser entrada o salida del producto en el almacén.
• Según el cierto de valoración utilizando, cada movimiento puede ocupar una o varias filas de detalle de la ficha , en el caso de que sea necesario utilizar más de una ; como suele sucede en el criterio de valoración FIFO, cada movimiento se separa con una línea horizontal más gruesa.
• En el segundo panel, que está dividido en tres columnas, registramos las entradas de productos en el almacén; en el primera columna anotamos la cantidad de producto, que puede venir expresada en unidades, gramos, litros, conjuntos... En la segunda columna registramos el coste unitario de adquisición, y en la tercera su valor, que resulta de multiplicar la cantidad por el coste unitario de adquisición.
• El panel de las salidas también está divido en tres columnas. En ellas se anotan la cantidad de producto que sale del almacén, el precio asignado según el método de valoración aplicado y su valor, que resulta de multiplicar la cantidad por el precio de salida del producto.
• El último panel es el de existencias, y en él indican las existencias finales que permanecen en el almacén una vez realizado el movimiento, es decir, es el nivel o volumen de stocks de un determinado producto en la fecha indicada. Como los dos paneles anteriores, están divididos en columnas donde se registran la cantidad de existencias, el coste unitario y el valor de la mercancía en el almacén.

1.1.2. Criterios de valoración de existencias

En el almacén e producen los siguientes movimientos de estrada y salida de productos:

• Entradas en el almacén: se puede producir por:

-Adquisiciones o compras dirigidas al almacén de aprovisionamiento.

-Las incorporaciones al almacén de productos determinados de unidades fabricadas en la propia empresa.

-también se considera entradas las productos por devoluciones  de ventas a cliente.

• Salida del almacén: se puede producir por:

-La venta de los productos terminados.

- La incorporación de materias primas y otros productos al proceso productivo, en el caso del almacén de aprovisionamiento.

-La devoluciones  de compras. Si todos los productos estuvieran  valorados al mismo precio o coste de adquisición, sería muy sencillo calcular el valor de los productos que hay en stocks: bastaría con está almacenadas.

2. El inventario

2.1. Concepto

Un inventario es una lista o relación de los bienes que comprenden el patrimonio de una empresa y, por tanto, incluye los materiales o productos que están disponibles en el almacén de la empresa.

Mediante la confección de inventarios se persiguen los siguientes objetivos:

• Conocimiento del valor patrimonial de la empresa: las existencias que se encuentran en el almacén forman parte del activo corriente de la empresa, y por tanto, de su patrimonio. Además se realiza inventario de los demás bienes que posee la empresa: edificios, elementos de transporte, maquinaria, equipos de oficina, etc.., que forma su activo no corriente.
• Control de las existencias disponibles en cada momento en el almacén. El Plan General de Contabilidad define las existencias como <<activo poseído para ser vendidos en el curso normal de la explotación, en proceso de producción o en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios>>.

Se trata de <<mercaderías, materias primas, otros aprovisionamientos, productos en curso, productos semiterminados , productos terminados y subproductos, residuos y materiales recuperados.>> Mercaderías son los bienes que compra y vende una empresa comercial.

• Cálculo de las variaciones de existencias  almacenadas que se tienen en cuenta para halla el benificio o pérdida de cada ejercicio económico.

2.2. Tipos de inventario

Para conocer exactamente de cuántas existencias dispone el almacén de una empresa y cuál es su estado, se realiza diferentes controles.

Al final de cada periodo contable, normalmente el 31 de diciembre, se realiza el recuento físico de todas las mercancías almacenadas. Este recuento se compara  con el control que se realiza mediante las fichas de almacén, donde  se anotan cada uno de los movimientos de salida y entrada de cada unidad de producto.

2.2.1. El inventario permanente

Características 

El control de almacén mediante el inventario permanente supone el seguimiento de todos los movimientos físicos de entrada y salida; además, una de las mercancías ubicada en el almacén de la empresa;además, también informa en todo momento del valor de las existencias almacenadas al aplicar alguno de los métodos de valoración de las existencias aceptados: PMP o FIFO.
El inventario permanente realiza un control de existencias de tipo administrativo a través de las fichas de almacén.

En esta fichas se registran las entradas y salidas de mercancías de las instalaciones de la empres, en contraposición al inventario físico que se confecciona mediante un recuento in situ de las mercancías emplazadas en el almacén.

De este modo, la gestión de almacenadas se realiza de una manera muy detallada y con carácter <<permanente>>, porque cualquier movimiento se t¡registra de forma automática, especialmente si el control se realiza de manera informatizada.

Proceso

La implantación del inventario permanente exige en la inmensa mayoría de los casos, especialmente en grandes empresas, la utilización de algún software de gestión y control de inventarios.

La posibilidad de utilizar software gratuito ha eliminado casi por completo la gestión del inventario permanente con documentos impresos.

Homebase o Stock Control son ejemplos de software libre (gratuito) de gestión de inventario, y entere las muchas aplicaciones de pago podemos citar SAP o DataFlow ERP.

En las grandes empresas se utiliza ampliamente el software personalizado, creado a la medida de sus procedimientos. Algunos de  los programas permiten la gestión integral del proceso logístico emitiendo las órdenes de reposición, pedidos, albaranes, facturas, además de la gestión de inventario.

Las pequeñas empresas y especialmente las microempresas suelen utilizar fichas de almacén creadas en hojas de cálculo.

Estas aplicaciones son gestores de bases de datos en los que previamente se deben introducir todos los parámetros necesarios: códigos de producto, descripciones. precios, stocks mínimos, stocks de seguridad, stokcks máximos, plazo de entrega, ubicaciones en el almacén, etc. Esta tarea, que puede resultar tediosa, se realiza en muchas ocasiones mediante la lectura de códigos de barras.

Así se puede disponer de información sobre:

• El proceso de información sobre:
• Los promedios de existencias, costes de almacenamiento y niveles de stocks.
• La ubicación de los productos en el almacén que además quedan clasificados por categorías, familias o gamas.
• El historial de movimiento de cada producto, con información sobre el momento en el que los artículos entraron o salieron del almacén.
• El proceso de preparación de pedidos.
• Etc.

2.2.2. El inventario físico

Características

El inventario de cierre viene regulando por el Código de Comercio, que indica que debe transcribirse al libro de inventarios de la empresa el inventario de cierre del ejercicio.

Este libro debe recoger una relación detallas y valorada de los distintos bienes que constituyen el patrimonio de la empresa al final del ejercicio económico. Debe recoger, además, un detalle de las existencias con la cantidad y el valor al final del ejercicio.

La relación del inventario de cierre del ejercicio es muy importante, ya que su resulto se incluirá en el balance de la empresa dentro del aparato que recoge los bienes y derechos que posee en su patrimonio: el activo.

Anquee la norma establece que este inventario se realice al final del ejercicio económico, a lo largo de todo el periodo de actividad  la empresa puede realizar recuentos parciales de sus existencias que permitan conocer los ajustes que se deban hacer en el inventario permanente debido a pérdidas, robos o roturas.

Proceso

Consiste en realizan un recuento físico, in situ, en las instalaciones del almacén de la empresa, de todos las existencias que forman parte de su patrimonio.

 Existen dos procedimientos para realizar los recuentos:

1. Comprobar los resultados del recuento físico realizando directamente en el almacén con las cantidades registradas en el inventario permanente:se trata del inventario informado.
2. Realizar el recuerdo sin información del inventario permanente, de manera que se van anotado en el listado de productos las cantidades de existencias que están almacenadas; es le inventario a ciegas.

En  el inventario informado, con anterioridad a la realización del recuento, el departamento afectado prepara los listados de todos los productos que se encuentran en ese momento en el almacén. Se indicarán las cantidades que refleja el inventario permanente. El operario que realiza el recuento los coteja con las que realmente se encuentran almacenadas, punteando en el listado y anotando las diferencias entre las existencias registradas y las que hay en el almacén, o indicando aquellas que se encuentren en mal estado.

En el inventario a ciegas también se saca un listado previo de todos las mercancía con las que trabaja la empresa y el operario recorre las instalaciones del almacén anotado las cantidades que se encuentran almacenadas de cada producto. De la misma manera que en el inventario informado, indicará en el listado aquellas que se encuentren en mal estado.

En los almacenes de cierto tamaño, debido al volumen de trabajo, con vienen que los operarios se dividan la tarea del  recuento entre los inventarios de materias primas, de productos terminados y de mercancías.

Una vez concluido el recuento del inventario físico se debe comparar las cantidades que realmente se encuentran en le almacén con las reflejadas en los libros de la empresa y las fichas del inventario permanente, y posteriormente realizar los ajustes contables oportunos para que el balance refleje exactamente la situación patrimonial.

2.3. El libro de inventarios y otros documentos

La gestión del almacenes se realiza cada vez más de manera informatizada, especialmente en los almacenes de mayor capacidad. Para ello se utiliza aplicaciones informáticas específicas tales como Tracestore o Easylog, que facilitan la gestión de existencias en el almacén y están  diseñadas para optimizar la cantidad de inventario existente.

Con estas aplicaciones de puede confeccionar con la gestión de almacén, como libros de inventario o fichas de almacén.

La hoja de cálculo es también una herramienta muy útil en la gestión de almacenes. Con ella podemos crear tanto los libros de inventario como fichas de almacén que nos permitan controlar los movimientos de las existencias más significativas o los almacenes más pequeños.

2.3.1. El Libro inventario

En el libro de inventario queda reflejada con detalle una relación de todas las existencias finales que se encuentran almacenadas en la empresa, y expresa los bienes que posee con indicación de su valor, calculado mediante un método de valoración aceptado.

El Código de Comercio no establece el nivel de detalle que debe contener el libro de inventarios, y tampoco existe un formato universalmente aceptado ni hay ningún modelo oficial para el libro de inventarios. Sin embargo, este debe contener al menos una relación de los productos en propiedad, e indicar el valor de todas las existencias de la empresa.

2.3.3. Otros documentos

Otros documentos relacionados con el inventario son:

• Fichas de almacén: documento que contiene información detallada sobre los movimientos de entrada y salida de existencias en el almacén, así como de su valor patrimonial. 
• Ordenes de reposición: documentos que el almacén emite para solicitar al departamento de una empres para solicitar productos al almacén. 
• Hojas de solicitud: documentos que el almacén emite para solicitar al departamento de Compras que adquiera mercancías a los proveedores.
• Pedidos:documentos mediante los cuales las empresas solicitan productos a sus proveedores 
• Albaranes:documentos que acompañan a la mercancía que un proveedor entrega a su cliente.
• Ordenes de trabajo: documentos en los que se solicita a los operarios del almacén que realicen movimientos de las mercancías en el almacén, como prepara un pedido.
• Partes de trabajo: documentos en los que un operario indica el trabajo realizado, por ejemplo el traslado de una mercancía de un lugar a otro del almacén.
• Notas de entrada o de salida: reflejan los productos que entran o salen del almacén de la empresa.
• Requisiciones de materiales: informan sobre las materias primas que la fábrica necesita para su actividad productiva.