jueves, 19 de marzo de 2015

TEMA 8 Operaciones de cobro y pago

1. Tipos de operaciones

En los intercambios comerciales el vendedor realiza una prestación a cambio de recibir una contraprestación por parte del comprador. Estas operaciones se denominan operaciones de compraventa.

En ellas el comprador tiene la obligación de efectuar el pago de la deuda que contrae con el vendedor como contraprestación a los bienes o servicios que este le presta. Los compradores disponen de diferentes modalidades para hacer frente esos: son los llamados medios e instrumentos de pago.

1.1. Medios e instrumentos de pago

El Código de Comercio establece que el comprador, en una operación de compraventa,<<debe pagar el precio acordado al contado o en signo que lo represente>>.

Tarjeta de crédito, pagarés y letras de cambio son ejemplos de instrumentos de pago que se pueden utilizar además de las monedas, billetes o cualquier otra forma de pago. Es decir, el comprador utiliza algún medio o instrumento de pago para abonar la deuda contrarío con el vendedor.

Un medio de pago es to aquel bien que se considera dinero, como los billetes o las monedas: tienen la misma consideración de dinero el ingresado en cuentas corrientes o de ahorro

Los instrumentos de pago son mecanismos que permiten pagar sin necesidad de utilizar el dinero físico como los cheques, las tarjetas o las letras de cambio.>>

En los contratos de compraventa que firman compradores y vendedores para realizar las operaciones de intercambio de la entrega de los bienes o servicios que se prestan, el momento de la entrega de los bienes o de la prestación de los servicios, el precio o importe de la operación y el vencimiento de la deuda o momento en el que se debe realizar el pago, etc.

Según el momento en el que se salda la deuda, podemos encontrar diferentes formas de pago:

  • Pago el contado: el comprador paga en el momento en el que recibe la mercancía o la prestación del servicio. Son medios o instrumentos de pago al contado: el dinero metálico, el cheque la transferencia bancaria, la tarjeta de débito, el pago contra reembolso.
  • Pago aplazado o a crédito: el vencimiento de la deuda se produce en un momento posterior a la entrega de la mercancía o prestación del servicio. Son instrumentos de pago aplazado la tarjeta de crédito, la letra de cambio, el pagaré, el recibo bancario...
El  pago aplazado general intereses que debe pagar el comprado. El interés es la cantidad de dinero que se debe pagar por recibir un préstamo; en este caso el vendedor está prestando al comprador el importe de la operación que se aplaza.
  • Pago anticipado: es una cantidad que se entrega a cuneta del precio final de una operación de compraventa.
En este caso se puede utilizar cualquier medio o instrumento, pero el momento del pago siempre se produce con anterioridad a la entrega de la mercancía o la prestación del servicio.

2. Medios e instrumentos de pago al contado

Efectuar el pago en el momento en el que se realiza la prestación permite una serie de ventajas, como obtener mejores precios logrando descuentos por pronto pago o evitar los gastos e intereses que provocan los pagos aplazados;sin embargo, también prestan un gran inconveniente: la disminución de liquidez.

2.1.Operaciones de pago en efectivo


Son pagos en efectivo los realizados por los siguientes medios:

  • El papel moneda y la moneda metálica nacionales(el euro)o extranjeros (dólar, dírham sucre....).
El pago con dinero metálico o efectivo sigue siendo el medio de pago más utilizado en las operaciones de compraventa de reducida cuantía.
  • Los cheques bancarios al portador denominados en cualquier moneda. El tenedor de un cheque al portador hará efectivo su importe presentándolo al cobro en la entidad bancaria de la persona que firma el cheque.
  • Cualquier otro físico, incluidos los electrónicos, concebido para ser utilizado como medio de pago al portador, como las tarjetas de plástico con banda magnética o chip.

El recibo 


Para justificar que el pago se ha realizado, especialmente en los pagos en efectivo, la persona que cobra entrega a la que paga un recibo.

Este documento se suministra en talonarios en cualquier papelería y normalmente consta de dos partes: el recibo y la matriz. El recibo es la parte que se entrega al pagador y se separa de la matriz gracias a una línea de puntos;la matriz se queda en poder del emisor y contiene un resumen de los datos del resto del documento.

2.2. El cheque 

Un cheque es un instrumento de pago por el emisor o librador ordenan a una entidad bancaria, que actúa como librado, que entregue la cantidad de dinero indicada a otra persona, llamada beneficiario o tenedor.

Los cheques se solicitan en las entidades bancarias que los entregan en talonarios, y por ello a veces se los llama talón. Como los recibos disponen de una línea  de puntos para poder arrancarlos del talonario, pero a diferencia de ellos no tienen matriz, el número del cheque, el concepto, la fecha y el importe se debe anotar en la última página del cuadernillo del talonario.

  1. La denominación de cheque.
  2. El mandato de pagar una determinada cantidad de dinero en euros o en moneda extranjera. Habitualmente incluye la frase <<páguese por este cheque>>.
  3. La entidad bancaria que debe pagar el cheque: el librado.
  4. La fecha de emisión, expresada en letras excepto el año.
  5. La firma manuscrita del emisor del cheque. Cuando se trata de una empresa, sobre la firma del apoderado se debe estampar el sello. Además, para evitar la malversación, la mayoría de las empresas requieren dos firmas para poder emitir un cheque.
El cheque suele contener más elementos que no son imprescindibles:

6. El lugar de pago: si se omite el lugar de pago será el que aparezca junto al nombre del librado y, si el cheque se pagará en el lugar de su emisión.

7. El lugar de emisor: si se omite se considerará emitido en el lugar que aparezca junto al nombre del librado.

En el cheque se debe indicar además:

8. El importe expresado en letras. En caso de discrepancia prevalecerá este importe sobre el expresado en cifras. El espacio sobrante se debe rellenar con una raya horizontal.

9. El importe expresado en cifras, entre almohadillas(#).

10. El número o código de cuenta del cliente (CCC)y el código IBAN, contra el cual se emite el cheque.

11. El número documento, su serie y tipo.

12. También incluye un espacio reservado para indicar la persona física o jurídica a favor de la que se emite el cheque.

2.2.1. Clase de cheque


  • Cheque al portado: no se especifica la persona va a presentar el cheque al cobro, y en el espacio reservado para ello se anota la expresión << al portador>>.
Las entidades bancarias están obligadas a exigir que las personas que presenten cheques al cobro se identifican a través del DNI, NIE, pasaporte, etc.., cuando la operación en efectivo alcance los 3000
euros.

También cuando la entidad sospeche que se está  realizando una operación de blanqueo de capitales o considere que existen intención de realizar una operación de mayor cuantía fraccionándolo en varias menores para evitar la identificación.
  • Cheque nominativo: en el espacio reservado para ello se escribe al beneficiario con nombre y apellidos. Para el cheque, el beneficiario debe identificarse con el DNI o cualquier otri documento identificación.
En el caso de que el beneficiario sea una empresa, se deberá indicar la razón social de esta y la persona que se presente al cobro debe acudir con un poder notarial;debe llevar además su documento de identidad.

2.2.2. Cheques especiales

  • Cheque cruzado: el beneficiario de un cheque cruzado solo puede cobrarlo mediante el ingreso en una cuenta bancaria. Se identifica por dos líneas paralelas que recorren en diagonal el documento. Cuando entre las líneas se escribe el nombre de una entidad bancaria, únicamente se podrá abonar en una cuenta de esa entidad. El cheque cruzado no puede emitirse al portador.
  • Cheques conformado: lo emite el librador y la entidad bancaria estampa una cláusula de conformidad en su reverso con la firma del librador y el sello de la entidad bancaria. Esta cláusula es una garantía de la existencias de fondos en la cuenta del librado.
  • Cheques bancario: a diferencia del cheque confirmado, el cheque bancario es emitido por la entidad bancaria, que garantiza su pago, a petición del cliente. El banco cobra una comisión por esta gestión a la persona que lo solicita, que puede ser titular de una cuenta en la entidad o no, y en este caso abonará su importe en metálico.
  • Cheque de viaje: se trata un documento emitido por una entidad financiera que permite ser canjeado por dinero en otro país, o utilizarlo como medio de pago.

2.2.3. El pago del cheque

El cheque no tiene vencimiento: el beneficio cobrará el cheque en el momento en el que lo presente en la entidad bancaria que actúa como librado, con independencia de su fecha de emisión; por eso se dice que es pagadero a la vista.

Sin embargo, existen unos plazos para presentar el cheque al cobro sin perder derechos de reclamación, llamados derechos de protesto, en caso de resulto impagado. Estos plazos son los siguientes:

Plazos para cobrar cheque:
  1. 15 días para cheques emitidos en España
  2. 20 días para cheques emitidos en Europa
  3. 60 días para cheques emitidos fuera de Europa

2.3. La transferencia bancaria

La ultima transferencia es una operación que consiste en realizar una transmisión de dinero desde una cuanta corriente o de ahorro abierta en una entidad financiara a otra. Las cuentas pueden pertenecer al mismo titulo o a diferentes titulares, y el dinero se puede transferir al mismo banco o a otro.

La persona que realiza la transferencia se llama ordenante y en su cuenta se produce un cargo, mientras que el que recibe su importe se llama beneficiario y en su cuenta se produce un abono.

Las ventajas de las transferencias son su rapidez y comodidad, además  dela seguridad que proporciona no llevar encima dinero en efectivo.

Entre los inconvenientes podemos citar que están excluido el derecho de desistimiento, es decir, no se recupera el dinero una vez ordenada la transferencia a la entidad; y su elevado coste, especialmente para grandes cantidades.

Existen operaciones en las no intervienen dos cuentas diferentes pero que algunas entidades consideran transferencias, como aquellas en las que la orden de envío especifica que los fondos se entreguen en efectivo al beneficiario, llamadas otras, órdenes de pago o giros, y que se suelen utilizar para  dinero a otros países.

Habitualmente las entidades cobran comisiones por ordenar transferencias bancarias, distintas según hayan sido realizadas físicamente en las oficinas o formalizadas en soporte informático.

La comisión de calcula aplicando un porcentaje al importe de la operación, estableciendo un coste mínimo y un máximo. Cuando se realiza una transferencia interna, entre dos cuentas de la misma entidad, no se suelen cobrar comisiones. 

2.3.1. Tipos de transferencias


  • Transferencias  ordinarias: aquellas en las que la cuanta del ordenante y la del beneficiario pertenecen a distintas.
  • Traspaso: transferencias que se realiza entere dos cuentas diferentes de la misma entidad bancaria.
  • Transferencia urgente: aquella en la que se garantiza que los fondos quedan abonados en la entidad de destino en la misma fecha en la que  se ordena la transferencia. Estas transferencias tienen un coste mayor al de las ordinarias.
  • Transferencia periódica: el ordenante solicita a su entidad que realice varias transferencias del mismo importe y al mismo beneficiario, en vez de ordenarlas cada vez que se producen el traspaso de fondos. Puede realizarse en fecha determinada o con la frecuencia que se elija: cada semana, mes...

2.2.3. Plazo d abono de la transferencia

El plazo de ejecución de la transferencia, es decir, el tiempo que transcurre desde que el ordenante ordena la transferencia y el momento en el que el beneficiario dispone del dinero en su cuenta, varía en función del tipo y la forma de la transferencia y de la ubicación de la entidad destinataria:

  • Transferencias ordinarias y periódicas: el plazo es de un día hábil, aunque si la operación se realiza en soporte informático por la tarde puede pasar hasta dos días hábiles para que el beneficiario disfrute del dinero transferido en su cuenta.
Este plazo aumenta cuanto las entidades bancarias tienen su sede en países diferentes. Está regulado que el plazo para el abono de la transferencia entre entidades con sede en la Unión Europea sea de cinco días.

  • Transferencias urgentes: el beneficiario podrá disponer del dinero transferido el mismo día en que proceda a realizar la orden de transferencia.

2.3.3. Formas de ordenar un transferencia

El ordenante puede eligir entre realizar la transferencia en una oficina bancaria, realizarla on line o mediante una llamada telefónica.

  • En la oficina bancaria se dispone de impresos autocopiativos denominados órdenes de transferencia  y que contienen los datos necesarios para ordenar una transferencia:
-Fecha y hora de la operación.
-Identificación del ordenante: nombre, dirección, DNI...
-IBAN de la cuenta de cargo.
-Datos del beneficiarios e IBAN de la cuenta de abono.
-Importe que se desea transferir y motivo por el que se realiza o concepto de la transferencia.
-Firma del ordenante junto con el sello y firma de conformidad de la entidad.

Como justificante de la operación, la entidad entrega al ordenante una de las copias del impreso  autocopiativo tramitado. 
  • Transferencia on line. Cuanto la entidad bancaria dispone de servicio on line, cosa que ocurre en la gran mayoría de los casos, el ordenante puede realizar la operación mediante soporte informático, a través de un ordenador o cualquier dispositivo móvil.
El usuario on line puede acceder a su información introduciendo un código y una contraseña, que solo él conoce, en el sitio web que la entidad ha diseñado para tal fin. En las empresas, estas información está reservada a muy pocos empleados.

La web dispone de una pestaña o enlace donde al hacer clic se iniciará el proceso de la operación de transferencia. Este proceso abre un formulario que permite efectuar la transferencia siguiendo una serie de pasos en los que se van recorriendo distintas ventajas que solicitan y aportan información.

Los datos que se deben introducir en el formulario son los mismos que en el impreso<<orden de transferencia >>, salvo los datos identificativos del ordenante que el sistema toma al introducir previamente el código y la contraseña del cliente on line.

Para finalizar este proceso el sitio web solicita la introducción de una clave de seguridad, para lo que previamente se ha provisto al cliente de una tarjeta de coordenadas con las claves que se deben insertar.

El último paso es la confirmación de la transferencia: el sistema permite imprimir el comprobante de la operación, y además enviará un correo electrónico a la dirección electrónica del ordenante y un justificante impreso a su domicilio si este lo desea.

El comprobante o documento que justifica la operación de transferencia debe indicar el número de referencia de la operación.

  • Transferencia mediante llamada telefónica: la banca por teléfono permite ordenar transferencias de manera similar a la banca on line.Para poder utilizar la banca telefónica el cliente debe darse de alta en el servicio en la entidad bancaria en la que dispone de cuenta corriente o de ahorro.
Una vez marcado el número de teléfono, el sistema pregunta el tipo de operación que se desea llevar a cabo y la clave personal para realizar trámites a través de la banca telefónica.

El ordenante de la transferencia deberá comunicar todos los datos necesarios para realizar la operación: identificación del beneficiario, IBAN de la cuenta de destino, concepto...

Como último paso el sistema solicitará una de las claves de la tarjeta de claves personales. Finalizado el proceso el ordenante recibirá un justificante de la operación, bien por correo postal o bien a través del correo electrónico.


2.4. La tarjeta de débito

La tarjeta de débito son instrumentos de pago emitidos por entidades bancarias. Su utilización solo es posible si se dispone de efectivo en la cuneta corriente o de ahorro ala que esté asociada, y utilizarla se resta inmediatamente en la cuenta el importe del pago efectuado. Cada vez más entidades cobran una cuota anual por su utilización.

La tarjeta de débito permiten disponer  de dinero en metálico  acudiendo al cajero automático. También permiten realizar pagos en establecimiento que disponen de terminal punto de venta (TPV).

Elementos de la tarjeta de débito, en la parte anterior.

  • El número de tarjeta, de 16 dígitos.
  • La fecha de emisión y la fecha de caducidad.
  • El nombre de titular de la tarjeta
Y en la parte posterior.
  • El espacio reservado para la firma del titular, que sirve de elemento de seguridad en caso de pérdida o robo.
  • El  CVV o valor de verificación de la tarjeta, que también se utiliza como elemento de seguridad.
  • La banda magnética con información sobre el titular y su cuenta que se utiliza para la lectura de datos en los terminales TRV.

Algunas disponen de un chip que contiene detalles del cliente y de su cuenta y que a veces sustituye a la  banda magnética.

Para poder utilizar la tarjeta de débito tanto en cajeros automáticos como en TPV, el titular debe memorizar su número secreto PIN, un código de cuatro dígitos que intoducirá en el terminal sin que nadie  lo vea, por motivos de seguridad.

Podemos  encontrar  establecimientos en los que en vez de PIN haya que firmar un recibo impreso por TPV al realizar el pago. Este justificante firmado permanecerá en poder del vendedor. En todo caso, los dependientes facilitan al titular de la tarjeta un recibo que justifica la operación.

Por razones de seguridad se puede fijar un límite diario, sobre todo para ña retirada de fondos delos cajeros automáticos.

2.4.1. El terminal punto de venta o TPV

El TPV es un equipo informático que se ha convertido en un canal de cobro imprescindible para los establecimientos comerciales. Los más sencillos permite al cliente pagar con tarjetas bancarias imprimiendo un comprobante o tique; los más desarrollados han sustituido a las  cajas registradas, disponen de una pantalla táctil y pueden llevar la gestión de inventarios, el control de caja, gestionar bases de datos de productos, clientes, proveedores y empleados, y realizar otras funciones comerciales.

Los primeros TPV estaban conectados a la entidad bancaria mediante conexión telefónica, eran y ocupaban la línea teléfono de manera que no se podían realizar ni recibir llamadas. Actualmente los TPV son inalámbricos y están conectados mediante líneas ADSL  o por GPRS (TPV para teléfonos móviles), no lo que se gana en rapidez y flexibilidad en cada transacción.
Es muy habitual que los terminales punto de venta, especialmente en el pequeño comercio, estén conectados a la entidad bancaria donde el establecimiento tiene abierta sus cuentas bancarias, y de esta forma se aseguran el cobro se sus ventas en el momento en el que presente las facturas correspondientes a su entidad bancarias.

Naturalmente la entidad bancaria cobra al establecimiento comercial una tasa de descunto, que consiste en un porcentaje sobre cada venta realizada; este porcentaje varía para cada entidad, pero actualmente ronda el 0,30%. Además, la entidad suele cargar un coste de alta y una comisión de mantenimiento.

3. Operaciones de pago y cobro on line

El comercio electrónico, comercio on line, comercio virtual o e- comercio es una modalidad de compraventa a distancia que se caracteriza por el uso de medios electrónicos, principalmente internet. Su auge ha estimulado el desarrollo  de nuevos sistemas de cobro y pago on line.

El desarrollo y aceptación de las tabletas y los teléfonos inteligentes o smartphones  ha contribuido a extener el comercio electrónico. Mediante apps llamadas Wallet la tecnología NFC (Near Fied Communicatios) permite realizar pagos acercando el móvil a la TPV, esta modalidad de pago se denomina sistemas de pago sin contacto on line llamadas appsCommerce es un nuevo factor a favor de este tipo de operaciones, ya que los clientes que se las han descargado en su dispositivo móvil tienen acceso a catálogos, ofertas o promociones del establecimiento virtual.

Para probar la operación de comercio electrónico, el vendedor está obligado a confirmar al consumidor la aceptación de la compra mediante un acuse de recibo por correo  electrónico a la dirección del cliente en un plazo de veinticuatro horas, o cualquier otro comunicación equivalente.

El mayor problema con el que se encuentra el comercio on line es el de la seguridad; para resolverlo se utiliza en el portal web de e- comerciante unos certificados de seguridad SSL (Secure Sockets Layer) que garantizan que los datos que introducen los usuarios están encriptados. Al utilizarlos, las páginas web que comienzan por las siglas htt pasan a ser htts, que significa << protocolo seguro d transferencia de hipertexto>>.

En el comercio electrónico de puede dar las siguientes formas de pago:

  • Tarjeta de crédito:
  • Transferencia bancaria 
  • Pago contra rembolso
  • Pasarela de pago

3.1. Pasarela de pago bancaria


Una pasarela de pago es la adaptación del terminal punto de venta al pago on line. Se trata de plataformas que proporcionan las entidades bancarias y que permiten el proceso de cobro - pago en el e- commerce. Para garantizar la seguridad de dichas transacciones, las pasarelas de pago emplean certificados de seguridad SSL.

Cundo las tiendas on line contratan estas plataformas, la entidad bancaria pone a su disposición un sistio web de gestión para facilitar el control y seguimiento de las operaciones de tesorería realizadas virtualmente.

miércoles, 4 de marzo de 2015

7. Valoración de existencias

1. Valoración de existencias

1.1. Las fichas de almacén

El almacén de la empresa debe controlar en cada momento la cantidad de existencias que tiene almacenadas en sus dependencias. Esta tarea recibe el nombre de control de almacén, o también sistemas de gestión de inventarios. El objetivo de dicho control es doble:
  • Objetivo técnico: gestionar el espacio físico disponible  para almacenar los productos necesario y así asegurar la continuidad de la actividad de la empres.
  • Objetivo económico: se divide en dos partes: el control del coste mantenimiento del almacén (coste de alquiler el local, consumo de energía eléctrica y otros suministros, etc.) y el conocimiento de valor del patrimonio.
La ficha de almacén es el documento que recoge los movimientos de entrada y salida de stocks de cada producto y el valor que tiene. A la cantidad de stocks que hay almacenada se la denomina nivel de existencias.

La ficha de almacén se organiza en diferentes partes se divide de las siguientes manera:

En el encabezado se suele situar el membrete de la empresa y la información relativa a la identificación del producto, así como cualquier otro dato que la empresa considere relevante:
  • La denominación del producto: código, referencia, descripción, categoría, modelo, tipo, clase...
  • Las unidades de medida física de almacenamiento:litro, kilogramos, unidades.. 
  • Unidades mínimas y máximas de stocks en el almacén, así como el stocks de seguridad establecido.
  • El periodo de tiempo en el que se produce los movimientos de entrada y salida de productos que refleja la fecha de almacén. Pueden ser semanal, quincenal, trimestral, anual...
  • El método de valoración de stocks: precio medio ponderado, FIFO, LIFO...
  • La ubicación dentro del almacén:ha de indicarse el pasillo, el módulo, la estantería, etc.; es decir, el lugar físico que ocupa el producto en el almacén y también el operario que se encarga de llevar a cabo el control de existencias en esa zona de almacén.
  • Otra información interesante: el proveedor habitual del producto, el plazo de entrega convenido, etc.
El detalle de la ficha de almacén sirve para referir por filas los movimientos de entrada y salida de los productos en el almacén, y se divide en cuatro paneles:
  • En el primero se indica el número de orden de cada movimiento, que se suele anotar de forma correlativa(1,2,3..);su origen, que puede ser una compra o una nota de entrega;y la fecha en la que puede ser entrada o salida del producto en el almacén.
  • Según el cierto de valoración utilizando, cada movimiento puede ocupar una o varias filas de detalle de la ficha , en el caso de que sea necesario utilizar más de una ; como suele sucede en el criterio de valoración FIFO, cada movimiento se separa con una línea horizontal más gruesa.
  • En el segundo panel, que está dividido en tres columnas, registramos las entradas de productos en el almacén; en el primera columna anotamos la cantidad de producto, que puede venir expresada en unidades, gramos, litros, conjuntos... En la segunda columna registramos el coste unitario de adquisición, y en la tercera su valor, que resulta de multiplicar la cantidad por el coste unitario de adquisición.
  • El panel de las salidas también está divido en tres columnas. En ellas se anotan la cantidad de producto que sale del almacén, el precio asignado según el método de valoración aplicado y su valor, que resulta de multiplicar la cantidad por el precio de salida del producto.
  • El último panel es el de existencias, y en él indican las existencias finales que permanecen en el almacén una vez realizado el movimiento, es decir, es el nivel o volumen de stocks de un determinado producto en la fecha indicada. Como los dos paneles anteriores, están divididos en columnas donde se registran la cantidad de existencias, el coste unitario y el valor de la mercancía en el almacén.

1.1.2. Criterios de valoración de existencias

En el almacén e producen los siguientes movimientos de estrada y salida de productos:

  • Entradas en el almacén: se puede producir por:
-Adquisiciones o compras dirigidas al almacén de aprovisionamiento.
-Las incorporaciones al almacén de productos determinados de unidades fabricadas en la propia empresa.
-también se considera entradas las productos por devoluciones  de ventas a cliente.

  • Salida del almacén: se puede producir por:
-La venta de los productos terminados.
- La incorporación de materias primas y otros productos al proceso productivo, en el caso del almacén de aprovisionamiento.
-La devoluciones  de compras. Si todos los productos estuvieran  valorados al mismo precio o coste de adquisición, sería muy sencillo calcular el valor de los productos que hay en stocks: bastaría con está almacenadas.

2. El inventario

2.1. Concepto

Un inventario es una lista o relación de los bienes que comprenden el patrimonio de una empresa y, por tanto, incluye los materiales o productos que están disponibles en el almacén de la empresa.

Mediante la confección de inventarios se persiguen los siguientes objetivos:

  • Conocimiento del valor patrimonial de la empresa: las existencias que se encuentran en el almacén forman parte del activo corriente de la empresa, y por tanto, de su patrimonio. Además se realiza inventario de los demás bienes que posee la empresa: edificios, elementos de transporte, maquinaria, equipos de oficina, etc.., que forma su activo no corriente.
  • Control de las existencias disponibles en cada momento en el almacén. El Plan General de Contabilidad define las existencias como <<activo poseído para ser vendidos en el curso normal de la explotación, en proceso de producción o en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios>>.
Se trata de <<mercaderías, materias primas, otros aprovisionamientos, productos en curso, productos semiterminados , productos terminados y subproductos, residuos y materiales recuperados.>> Mercaderías son los bienes que compra y vende una empresa comercial.
  • Cálculo de las variaciones de existencias  almacenadas que se tienen en cuenta para halla el benificio o pérdida de cada ejercicio económico.

2.2. Tipos de inventario


Para conocer exactamente de cuántas existencias dispone el almacén de una empresa y cuál es su estado, se realiza diferentes controles.

Al final de cada periodo contable, normalmente el 31 de diciembre, se realiza el recuento físico de todas las mercancías almacenadas. Este recuento se compara  con el control que se realiza mediante las fichas de almacén, donde  se anotan cada uno de los movimientos de salida y entrada de cada unidad de producto.

2.2.1. El inventario permanente

Características 

El control de almacén mediante el inventario permanente supone el seguimiento de todos los movimientos físicos de entrada y salida; además, una de las mercancías ubicada en el almacén de la empresa;además, también informa en todo momento del valor de las existencias almacenadas al aplicar alguno de los métodos de valoración de las existencias aceptados: PMP o FIFO.
El inventario permanente realiza un control de existencias de tipo administrativo a través de las fichas de almacén.

En esta fichas se registran las entradas y salidas de mercancías de las instalaciones de la empres, en contraposición al inventario físico que se confecciona mediante un recuento in situ de las mercancías emplazadas en el almacén.

De este modo, la gestión de almacenadas se realiza de una manera muy detallada y con carácter <<permanente>>, porque cualquier movimiento se t¡registra de forma automática, especialmente si el control se realiza de manera informatizada.

Proceso

La implantación del inventario permanente exige en la inmensa mayoría de los casos, especialmente en grandes empresas, la utilización de algún software de gestión y control de inventarios.

La posibilidad de utilizar software gratuito ha eliminado casi por completo la gestión del inventario permanente con documentos impresos.

Homebase o Stock Control son ejemplos de software libre (gratuito) de gestión de inventario, y entere las muchas aplicaciones de pago podemos citar SAP o DataFlow ERP.

En las grandes empresas se utiliza ampliamente el software personalizado, creado a la medida de sus procedimientos. Algunos de  los programas permiten la gestión integral del proceso logístico emitiendo las órdenes de reposición, pedidos, albaranes, facturas, además de la gestión de inventario.

Las pequeñas empresas y especialmente las microempresas suelen utilizar fichas de almacén creadas en hojas de cálculo.

Estas aplicaciones son gestores de bases de datos en los que previamente se deben introducir todos los parámetros necesarios: códigos de producto, descripciones. precios, stocks mínimos, stocks de seguridad, stokcks máximos, plazo de entrega, ubicaciones en el almacén, etc. Esta tarea, que puede resultar tediosa, se realiza en muchas ocasiones mediante la lectura de códigos de barras.

Así se puede disponer de información sobre:

  • El proceso de información sobre:
  • Los promedios de existencias, costes de almacenamiento y niveles de stocks.
  • La ubicación de los productos en el almacén que además quedan clasificados por categorías, familias o gamas.
  • El historial de movimiento de cada producto, con información sobre el momento en el que los artículos entraron o salieron del almacén.
  • El proceso de preparación de pedidos.
  • Etc.

2.2.2. El inventario físico


Características

El inventario de cierre viene regulando por el Código de Comercio, que indica que debe transcribirse al libro de inventarios de la empresa el inventario de cierre del ejercicio.

Este libro debe recoger una relación detallas y valorada de los distintos bienes que constituyen el patrimonio de la empresa al final del ejercicio económico. Debe recoger, además, un detalle de las existencias con la cantidad y el valor al final del ejercicio.

La relación del inventario de cierre del ejercicio es muy importante, ya que su resulto se incluirá en el balance de la empresa dentro del aparato que recoge los bienes y derechos que posee en su patrimonio: el activo.

Anquee la norma establece que este inventario se realice al final del ejercicio económico, a lo largo de todo el periodo de actividad  la empresa puede realizar recuentos parciales de sus existencias que permitan conocer los ajustes que se deban hacer en el inventario permanente debido a pérdidas, robos o roturas.

Proceso

Consiste en realizan un recuento físico, in situ, en las instalaciones del almacén de la empresa, de todos las existencias que forman parte de su patrimonio.

 Existen dos procedimientos para realizar los recuentos:

  1. Comprobar los resultados del recuento físico realizando directamente en el almacén con las cantidades registradas en el inventario permanente:se trata del inventario informado.
  2. Realizar el recuerdo sin información del inventario permanente, de manera que se van anotado en el listado de productos las cantidades de existencias que están almacenadas; es le inventario a ciegas.
En  el inventario informado, con anterioridad a la realización del recuento, el departamento afectado prepara los listados de todos los productos que se encuentran en ese momento en el almacén. Se indicarán las cantidades que refleja el inventario permanente. El operario que realiza el recuento los coteja con las que realmente se encuentran almacenadas, punteando en el listado y anotando las diferencias entre las existencias registradas y las que hay en el almacén, o indicando aquellas que se encuentren en mal estado.

En el inventario a ciegas también se saca un listado previo de todos las mercancía con las que trabaja la empresa y el operario recorre las instalaciones del almacén anotado las cantidades que se encuentran almacenadas de cada producto. De la misma manera que en el inventario informado, indicará en el listado aquellas que se encuentren en mal estado.

En los almacenes de cierto tamaño, debido al volumen de trabajo, con vienen que los operarios se dividan la tarea del  recuento entre los inventarios de materias primas, de productos terminados y de mercancías.

Una vez concluido el recuento del inventario físico se debe comparar las cantidades que realmente se encuentran en le almacén con las reflejadas en los libros de la empresa y las fichas del inventario permanente, y posteriormente realizar los ajustes contables oportunos para que el balance refleje exactamente la situación patrimonial.

2.3. El libro de inventarios y otros documentos

La gestión del almacenes se realiza cada vez más de manera informatizada, especialmente en los almacenes de mayor capacidad. Para ello se utiliza aplicaciones informáticas específicas tales como Tracestore o Easylog, que facilitan la gestión de existencias en el almacén y están  diseñadas para optimizar la cantidad de inventario existente.

Con estas aplicaciones de puede confeccionar con la gestión de almacén, como libros de inventario o fichas de almacén.

La hoja de cálculo es también una herramienta muy útil en la gestión de almacenes. Con ella podemos crear tanto los libros de inventario como fichas de almacén que nos permitan controlar los movimientos de las existencias más significativas o los almacenes más pequeños.

2.3.1. El Libro inventario

En el libro de inventario queda reflejada con detalle una relación de todas las existencias finales que se encuentran almacenadas en la empresa, y expresa los bienes que posee con indicación de su valor, calculado mediante un método de valoración aceptado.

El Código de Comercio no establece el nivel de detalle que debe contener el libro de inventarios, y tampoco existe un formato universalmente aceptado ni hay ningún modelo oficial para el libro de inventarios. Sin embargo, este debe contener al menos una relación de los productos en propiedad, e indicar el valor de todas las existencias de la empresa.

2.3.3. Otros documentos

Otros documentos relacionados con el inventario son:


  • Fichas de almacén: documento que contiene información detallada sobre los movimientos de entrada y salida de existencias en el almacén, así como de su valor patrimonial. 
  • Ordenes de reposición: documentos que el almacén emite para solicitar al departamento de una empres para solicitar productos al almacén. 
  • Hojas de solicitud: documentos que el almacén emite para solicitar al departamento de Compras que adquiera mercancías a los proveedores.
  • Pedidos:documentos mediante los cuales las empresas solicitan productos a sus proveedores 
  • Albaranes:documentos que acompañan a la mercancía que un proveedor entrega a su cliente.
  • Ordenes de trabajo: documentos en los que se solicita a los operarios del almacén que realicen movimientos de las mercancías en el almacén, como prepara un pedido.
  • Partes de trabajo: documentos en los que un operario indica el trabajo realizado, por ejemplo el traslado de una mercancía de un lugar a otro del almacén.
  • Notas de entrada o de salida: reflejan los productos que entran o salen del almacén de la empresa.
  • Requisiciones de materiales: informan sobre las materias primas que la fábrica necesita para su actividad productiva.