Tema 8 Cortesía y protocolo

1. Normas de cortesía

Según la Real Academia Española (RAE), la cortesía se define como:<<demostración o acto que se manifiesta la atención, respeto o afecto que tiene alguien a otra persona>>.

La cortesía se practica cuando somos considerados con otras personas, con sus sentimientos, sensibilidades, opiniones y bienestar, y lo mostramos a través de los buenos modales y la educación, basados en el protocolo y la etiqueta establecidos en la sociedad.

Algunas normas sociales, básicas, de cortesía al relacionarnos con otras personas son las siguientes:

• No tirar desperdicios o papeles al suelo 
• Situarse donde no se interrumpa el acceso a transportes públicos, escaleras, entradas, etc.
• No tratar de ser el primero, respetar el paso a personas mayores o con niños
• Saludar, con respeto y educación, al entrar en un lugar y despedirse al salir.
• Dejar salir antes de entrar en un lugar
• Tratar a las personas de usted
• Pedir la cosas por favor
• Dar siempre las gracias
• Respetar la privacidad de los demás
• Pedir permiso para utilizar las cosas ajenas
• Para entrar a una habitación, llamar a la puerta y esperar el permiso de quienes estén dentro
• Prometer solo lo que se pude cumplir
• No nombrarse nunca primero 
• Protegerse la boca al toser y estornudar
• Si estamos sentados y alguien se acerca a saludarnos, debemos levantarnos
• No hablar a oído, en voz baja o en otro idioma cuando hay varias personas reunidas
• No hablar en sitios donde se recomiende no hacer, por ejemplo cuando se proyecta una película, se representa una obra de teatro, etc.
• Ser tolerantes
• Comportarse con los demás como quisiéramos que se comportan con nosotros
• No mofarse ni hacer burlas de otra persona por ninguna causa 
• No avergonzar ni faltar a otra persona
• Si se recibe una citación, responder para confirmar la asistencia
• Ser puntual
• Si surge un imprevisto y nos retrasamos, avisar a la persona con quien se está citado.
• Escuchar cuando alguien nos hable, mostrando respeto y educación
• No deben hablar dos o más personas a la vez
• No interrumpir conversaciones a no ser que sea una urgencia
• Opinar, no discutir cuando no se está de acuerdo en algo
• Repetir lo que se haya dicho cuando alguien pregunta porque no lo ha oído o entendido
• Evitar los temas controvertidos y no insinuar cuestiones que puedan molestar a los demás
• Evitar hablar de uno mismo ante los demás. Ni vanagloriarse de las posesiones
• No hablar con lenguaje rebuscado o técnico  con personas que no lo comprenden ni tampoco utilizar un lenguaje de jerga
• Asumir la responsabilidad de las palabras o los actos y pedir perdón al reconocer que se ha cometido un error.

1.1. El saludo

El saludo es un gesto universal que muestra educación, cortesía y buenos modales. Su ausencia o hacerlo de forma inadecuada suelen crear rechazo en las personas y pueden dar lugar a un mal inicio en la relación con la persona con la que se trata.

Existe diferentes tipos de saludo:

• Apretón de manos: es el gesto más extendido como saludo. Muestra neutralidad, respeto, disposición de entablas una relación con otra persona, y puede ir acompañado con una suave inclinación de cabeza . No se debe apretar fuertemente  la mano de quien se saluda, ni durante mucho tiempo; tampoco dejar la mano flojo o retirarla violentamente. Si se está sentando y alguien se acerca a saludar, es de buena educación levantarse para recibir el saludo. Al saludar con la mano se debe ofrecer la derecha porque en algunas culturas, como la musulmana, la izquierda es considerada como una <<mano impura>>.
• Besos: en la cultura no son aconsejables los besos en la relación profesional; sí son habituales cuando la relación es informal.
• Reverencial: es usual en la cultura orienta.

Generalmente, en las culturas musulmanas y asiática no se produce el contracto físico en el saludo.

En occidente, por el contrario, se inicia el saludo con la mano y algunos veces con dos besos en la mejilla, nunca sonoros, acompañados con una sonrisa.

Cundo se llega a un grupo, no se suele saludar individualmente; lo cortés, es saludar de forma general con una frase, acompañada en ocasiones de una inclinación de cabeza.

Nunca se debe saludar dando palmas en la espalda o los hombros, ni chocando las manos.

Salido en la recepción de una corporación

La persona que atiende en la recepción a los visitantes de una empresa u organización debe saludar de forma firme y sincera, e identificarse.

La forma aceptada socialmente en las empresas y organizaciones es una expresión oral como <<buenas tardes>>, de forma amable, y ofrecer posteriormente colaboración con una fórmula del tipo amable, y ofrecer posteriormente colaboración con una fórmula del tipo <<¿podemos ayudar en algo?>>.

Es habitualmente en el ámbito empresarial estrechar la mano del visitante. En ese caso se le debe mirar a los ojos, pues no hacerlo denota poca seguridad.

Se puede distinguir dos tipos de visitantes a empresas:

• Los desconocidos, que serán saludados de la forma explicada.
• Los frecuentes o conocidos. En este caso, es aconsejable llamar por el nombre de las personas al saludar, ya que estas se sentirán halagadas al ser reconocidas.

1.2. La cortesía en la conversación

Para participar en una conversación es necesario conocer algunas normas de educación y cortesía:

• Saber escuchar y hablar en el momento adecuado, manteniendo los silencios oportuno para no interrumpir al que está en el uso de la palabra.
• Evitar los largos silencios y los monólogos; intervenir de forma prudente y con tiempo limitado, callar para escuchar otros intervenciones.
• Respetar la opinión de lo demás. Nadie está siempre en posesión de la verdad. No hacer chistes ni ironizar, para no ofrecer a la persona con la que se esta tratando.
• Evitar utilizar demasiados términos o conceptos técnicos para demostrar grandes conocimientos sobres el tema; pueden abrumar al interlocutor
• Respetar los turnos para hablar y preguntar. Permitir que el interlocutor acabe su explicación o intervención. Si hay interrupciones  deben ser justificadas.
• Tratarse con respeto y educación si se producen diferencias. No levantar la voz, gritar  o vocear. No hablar todos a la vez. No utilizar palabras malsonantes y groseras
• Abstenerse de hacerse el protagonista en la conversación utilizando repetidamente el pronombre <<yo>>, porque puede producir rechazo.
• Mirar al interlocutor a los ojos. Mirar hacia otras personan o lugares  mientras se habla a alguien puede dar la sensación de impaciencia o falta de interés en la conversación.
• Prescindir de temas que susciten polémica (religión, política, sexo etc.)
• Ser prudente al participar en una conversación ya iniciada o al abandonarla. Esperar a que nos inviten a participar o pedir permiso para intervenir y abandonarla con una disculpa o excusa.
• Moderar y controlar el timbre de voz, hablar a un ritmo adecuado y pronunciar bien. El hablar demasiado deprisa o muy alto causa con fusión y molestar.
• Mostrar  siempre educación: saludar al llegar y despedirse a irse, pedir cosas por favor, dar las gracias, etc...

1.3. La imagen personal

La imagen personal hace referencia a un conjunto de atributos físicos, gestos, modales, tono de voz y modulación, mirada, forma de sentarnos y caminar, vestimenta, etc.

La percepción personal de la imagen es distinta a la que tiene los demás de nosotros.

El estilo personal y la imagen en ocasiones es diferente en el ámbito laboral y privado. Existen profesiones o empresas en las que la imagen viene impuesta, como es el caso de bomberos, policías, médicos, personas que deben llevar traje, etc.

En la recepción de una la imagen personal del recepcionista induce a forjar la idea de dicha entidad. El aspecto tienen muchas carga comunicativa y debe ser acorde con las ideas que se quieren transmitir.

2. Normas de protocolo

La definición que la RAE hace de protocolo es la siguiente :<<Regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre>>.

José Antonio de Urbina, en El gran libro del protocolo, realiza una definición de protocolo más actualizada:<<Aquella disciplina que con realismo, técnica y arte (pues tienen de las tres cosas) determina las estructuras o formas bajo las cuales se realiza una actividad humana importante>>. Esta definición se explica por la relación de concepto que establece el autor:

Saber ser+saber estar+saber funciona = Saber vivir

Respeto +tolerancia+amabilidad+afabilidad+sonrisa = Cortesía

La bese fundamental de todo protocolo es la prudencia; el resto de cualidades se pueden aprender mediante la formación y la experiencia.

Se puede hablar de protocolo social como un conjunto de normas, recomendaciones, métodos y prácticamente de cortesía que se utilizan en las relaciones humanas.

Cundo las relaciones se producen en el ámbito empresarial, ese protocolo será constituido por las normas para planificar y ejecutar los actos que se realizan en la empresa . La inversión en protocolo y relaciones públicas es muy rentable para las empresas, porque afectan directamente a su imagen. Si esa inversión resulta positiva, la empresa se vuelve más sólida, fiable y duradera en el tiempo.

Así, el protocolo de actuación empresarial o forma de atender a los clientes, proveedores, visitas, representantes de otra empresa, etc.., puede marcar la diferencia entre competidores. Una empresa debe relacionarse de forma correcta y educada con otros entidades, empresas o personas.

Si se conoce cómo se debe actuar en las diferentes actividades empresariales, se trasmiten la imagen de profesionalidad y proporciona a las personas que las realizan seguridad en sí misma.

Las empresas que quieren fidelizar a sus cliente establecen un protocolo de actuación para que las dudas que surjan sobre su marca, sus productos o servicio, las quejas y reclamaciones se resuelvan por los cauces establecidos.

2.1.Tratamientos

En el protocolo de actuación empresarial es importante que el personal que atiende al visitante o cliente se asegure de no confundirse en el nombre y apellidos de este. Si se olvidan  o se confunden, muchas personas se pueden sentir ofendidas y hay países donde esto es considerado como una falta de cortesía.

Se debe tratar a la persona de usted. En ocasiones, algunas intereses en ser tuteadas; en ese caso, se utilizará el sentido común y se hará una excepción, porque es importante que las personas se sientan cómodas y un tratamiento demasiado formal puede retraerlas a la hora de realizar nuevas demandas o explicarse adecuadamente.

2.1.1. Tratamientos reales

• Su Majestad.Se utiliza con los reyes de España. Su abreviatura es S.M.
• Su Alteza Real. Se utiliza con príncipes, infantas de España y cualquier persona a la que el rey conceda este tratamiento. Su abreviatura es S.A.R.

2.1.2. Tratamientos militares

• Excelentísimo Señor.Se utiliza con capitanes, tenientes generales y almirantes, generales de división y vicealmirante, generales de brigada y contaalmirantes, y generales de los ejércitos.
• Señor. Comandante y capitán de corbeta, capitán y teniente de navío, teniente y alférez de navío, y alférez de fragata, así como el resto de graduaciones desde suboficial hasta soldado o marinero.

2.1.3. Tratamiento civiles

• Excelentisimo. Se da este tratamiento entre otros a: presidente y vicepresidente del Gobierno, ministro, diputados y senadores, director general de la Cuardia Civil, directores generales del Ministro de Defensa, consejeros de Gobierno de las comunidades autónomas (en Valencia, Baleares y Cataluña son honorables), delegados del Gobierno en las comunidades autónomas; presidentes de las: comunidades autónomas (excepto Cataluña, Baleares y Valencia, donde es <<Muy Honorable Señor>>), Congreso de los Diputados, del Senado, del Tribunal de Cuentas, Tribunal Constitucional, Tribunal Supremo y Consejo del Poder Judicial.
• Ilustrísimo. Se da este tratamiento, entre otros, a: directores generales y subsecretarios de los ministerios(excepto el de Asuntos Exteriores), presidentes de las diputaciones provinciales, magistrados de trabajo y jueces de instrucción, interventor general del Estado.

2.1.4. Tratamientos nobiliarios

• Excelentísimo. Se da este tratamiento a las personas que posean el título de Grande de España (duques, y demás títulos con Grandeza de España), caballeros y damas del Collar y Grandes Cruces de las órdenes españolas.
• Ilustrísimo. Se da este tratamiento a las personas que posean el título de marqués, conde, vizconde y barón que no posean Grandeza de España, caballeros o damas con la Encomienda con placa de las órdenes españolas.

2.1.5. Tratamientos a diplomáticos

• Excelentísimo. Se da este tratamiento a embajadores de España y ministros plenipotenciarias de primera y de segunda clase.
• Ilustrísimo.  Se da este tratamiento a consejeros de embajada y ministros plenipotenciarios de tercera clase.
• Señor Don. Se da este tratamiento a secretarios de embajada de primera, segunda y tercera clase.

2.1.6. Tratamiento en la Universidad

Los principales tratamientos dados al personal universitario son:

• Rector: Magnífico y Excelentísimo Señor.
• Vicerrector: Excelentísimo 
• Decano: Muy Iluste Señor 
• Vicedecano: Ilustrísimo
• Catedrático: Usía y Señoría.

2.2. La atención en la recepción

En la recepción de una empresa se debe cuidar mucho la primera impresión que se transmite,ya que puede no existe una segunda.

Lo primero que aprecia un visitante que se dirige personalmente a una empresa es la recepción y las personas que trabajan en ella. En los primeros minutos de dicha visita se creará una imagen inicial que es difícil de cambiar y que en absoluto tiene que ver con la experiencia profesional o las virtudes de quien atiende. Eso se constará después.

2.2.1. El modo de actuar

El modo de actuar se refleja en las acciones externas que caracterizan a cada persona: forma de moverse, de hablar y de vestir. Se debe cuidar el tono de voz utilizar formas de cortesía en su atención al visitante:<<por favor>>, <<gracias>>, cuando pueda...>> <<disculpe>>, <<muchas gracias por su vista> etc. Los buenos modales no solo describen la imagen que la empresa proyecta hacia fuera.

Asía no es correcto sonreír cuando no viene al caso, ni estar permanente sonriendo o con cara de circunstancias; tampoco soltar carcajadas.

Igualmente hay que eludir aquellos ademas o muecas que indican nerviosismo o mala educación, como retorcerse los dedos, morderse las uñas, meterse el dedo en la nariz o los oídos, etc.

Además de lo visto hasta ahora, se deben evitar las acciones siguientes:

• Comer en el puesto de trabajo
• Mascar chicle
• Fumar
• Mover la piernas en forma de péndulo
• Jugar con pequeños objetos, joyas o adornos.
• Golpear la mesa con los dedos o bolígrafos
• Ponerse la mano delante de la boca al hablar
• Tonos de voz incorrectos como los chillidos
• Hablar utilizando palabras obscenas

2.2.2. La postura

La postura corporal debe ser cuidad. Algunas pautas que deben seguir son:

• Caminar con el rosto erguido, pasos firmes y seguros
• Estar sentado sin hundirse es el asiento, con la espalda recta y los pis apoyados en el suelo
• Levantarse si el interlocutor está de pies
• Tener un movimiento corporal equilibrado; tan malo es estar moviéndose constantemente como permanecer rígido
• No meter las manos en los bolsillos 
• Evitar los brazos sobre el pecho o ponerlos en jarra (apoyarlos en las caderas).
• Respetar un espacio vital mínimo. Si no se respeta, el interlocutor puede sentirse intimido o, por el contrario, si existe mucha distancia, puede interpretar que hay desinterés.

2.2.3. La forma de vestir

Se debe vestir adecuadamente y acorde con la política de la empresa. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y que proyecte profesionalismo: un traje clásico y formal o un vestido discreto. Los accesorios también deben ser sencillos.

Si existe un código de vestuario (dress code) hay que adaptarse a él pero siempre utilizando el sentido común. Algunas empresas lo emplean porque generan valores como confianza, credibilidad, seriedad, etc.

Se trata de vestir de forma correcta según la situación.

La ropa debe estar limpia y sin arrugas . Se puede ser creativo y llevar el estilo propio con pequeños detalles originales, pero siempre de forma adecuada, sin olvidar el estilo profesional y de empresa.

2.2.4. El maquillaje y el peinado

Se debe intentar buscar la mejor imagen en lo que al maquillaje y peinado se refiere: seria, responsable y atractiva no llamativa, acorde con el lugar y ambiente laboral en que nos encontramos.

Es importante tener la piel bien hidratada, y llevar el maquillaje aplicado con naturalidad y discreción para ofrecer una apariencia cuidad y natural.

El pelo debe estar limpio, y se debe realizar peinados sencillos que favorezcan la imagen personal, tanto en el caso del pelo suelto como recogido.

2.3. Procedimiento de atención al público

Las visitas que se reciben en una empresa u organización pueden ser de dos tipos:

• Prevista: son esperadas porque se ha pactado una cita previa.
• Imprevistas: son inesperadas, no planificadas,, pero no por ello menos importantes. 

Es importante planificar las visitas para que no esperen mucho tiempo lo que resulta cómodo para ambas partes y para los intereses de la empresa. A veces es aconsejable tener dos zonas de espera, para que las visitas no coincidan en un espacio

Cundo se recibe una visita es imprescindible actuar como un anfitrión, y para ello se seguirá un protocolo de actuación de visitas que pueden estar fijadas de antemano en un manual de protocolo de la empresa, para que todos las personas de recepción sigan las mismas normas de cortesía y actuación.

La persona que atiende a las visitas debe tenerlas planificadas, y tener avisadas a las personas con las que los visitantes han de reunirse, para agilizar el proceso de atención.

El procedimiento de atención ha de seguir las siguientes pautas en cualquier empresa:

• Saludar de forma firme y sincera e identificarse 
• Identificar al visitante. Se pueden intercambiar tarjetas de empresa y así poder consultar el nombre y cargo, en cualquier momento, para evitar equivocaciones.
• Preguntar sobre el motivo de la visita, si no está citado.
• Intentar satisfacer sus demandas u ofrecer soluciones a los problemas planteados; si de desconoce la solución, habrá que informarse sobre ella
• Ser paciente cuando se tenga que repetir la información porque no le ha quedado clara, mostrando empatía.
• Ser asertivo ante la falta de modales o malos del visitante, para hacerle comprender que su actuación es incorrecta.
• Acompañar al visitante al lugar reservado hasta ser atendido e invitarle a sentarse, si es que ha de esperar. También, dependiendo de cada empresa, ofrecerle café té o alguna otra bebida.
• Presentar a la persona que acuerde a recibir al visitante, con su nombre y cargo de la empresa, so es que este no la conoce.
• Acompañar al visitante hasta el despacho de la persona que lo tiene que atender si esta no acude a la recepción. Se hará hasta la misma puerta, presentándolo convenientemente; nunca se debe dejar al visitante por el camino indicándole cómo se llega.
• Asegurarse de que el visitante queda satisfecho de la atención prestada.

Lo ideal es no hacer esperar a ninguna visita. La impuntualidad es una falta de respeto, por lo que se debe evitar que la visita espere demasiado. Si es inevitable, será imprésciendible avisarla del tiempo estimado de espera y pedir disculpas. Si surge un imprevisto que vaya a alargar demasiado la espera, habrá que ofrecerle la posibilidad de cambiar la fecha de la entrevista o reunión.

La empresa puede establecer una jerarquía para atender a la visita: cuando más importante sea esta, más preparada debe estar la persona de recepción que la atienda.

En ocasiones si se espera la vista de alguien relevante, se le estará esperando en la entidad y lo atenderán una persona de su mismo nivel jerárquico.

Hay empresas u organizaciones en las que las visitas son identificadas mediante un registro. En este caso, se les entregan una tarjeta o pegatina para que se acredite como visitantes. Los recepcionistas deben acompañarlos a su destino y presentarles a la persona o personas que vayan a visitar. En caso de no poder ser acompañado, se debe indicar con claridad la sección. departamento o personas con la que se ha citado o que puede resolverle la cuestión planteada, y cómo llegar hasta allí.

 

CV BAHAR

Datos personales

Nombre y Apellidos: BAHAR NEHAT AHMED

Lugar y fecha de nacimiento: BULGARIA / 29.08.97

Dirección: c. Maestro Turina nº 4 1.1a

Teléfono: 602420049

Correo electrónico: bahar.nehat20@gmail.com

Blog:  http://fpbasicabahar.blogspot.com.es/

Formación académica

Cursando 1º de FP Básica de Servicios Administrativos en el IES Bajo Cinca en Fraga (Huesca) (2014-   ).

Idiomas

-          Español,  nivel bilingüe.

-          Turco,  nivel nativo.

-          Búlgaro,  nivel bilingüe.

-          Inglés,  nivel básico, hablado y escrito.

Experiencia laboral

-          Cuidado de niños de edades entre 5 y 8 años, en los periodos de vacaciones.

Otros datos de interés

-          Conocimientos de informática a nivel de usuario (Microsoft Office, Correo electrónico, Elaboración de Blog).

-          Disponibilidad de viajar.

TEMA 9 instrumentos

1. Instrumentos de cobro y pago a crédito

Cuando en una operación de compraventa el pago se produce en un momento posterior al de  la entrega de la mercancía o la prestación del  servicio, se dice que el pago es un pago a crédito o aplazado, y de esta manera el vendedor concede un plazo de tiempo desde que se produce la prestación hasta que al comprador paga la deuda contraída.

Mediante el pago aplazado el comprador obtiene una financiación del vendedor, ya que puede disponer de las mercancías sin haber abonado su importe; es decir, el vendedor concede un crédito al comprador.

En las operaciones de compraventa se puede aplazar todo o parte del importe de la contraprestación .

Podemos encontrar varias fórmulas para realizar pagos aplazados:

• Una vez llegado el vencimiento el pago se produce utilizando un medio de pago al contado: billetes y monedas, cheques tarjetas de débito, transferencia bancaria...
• Si el pago se produce mediante tarjetas de crédito el aplazamiento afecta al comprador, que pagará la compra según el aplazamiento concedido por la entidad con la que haya contratado la tarjeta (una semana, un mes..), pero  no para el vendedor, que cobrará el importe de la operación casi de forma inmediata.
• En el momento de la prestación ambas partes acuerdan usar un instrumento de pago aplazado como el pagaré, la letra de cambio o el recibo domiciliado. Con ellos el comprador se compromete a pagar al vendedor, el día del vencimiento el importe que se fije.

Las entidades financieras permiten a algunas empresas <<descontar>> estos documentos antes de su vencimiento, lo que significa que la empresa entrega el documento a la entidad, que le adelanta  su importe menos unos gastos, comisiones e intereses. De esta manera, el vendedor también obtiene una financiación porque recibe el importe en un momento anterior al vencimiento de la deuda.

En todos los casos, el aplazamiento del pago genera un interés, que es el precio que debe pagar el comprador al vendedor por  retrasar el momento del pago. Este precio aumento con el tiempo, es decir, cuando más tarde se pague mayor será el interés.

2. El pagaré

El pagaré es un instrumento de pago en el que el firmante promete pagar al beneficiario una cantidad, en un lugar y fecha determinados.

Los pagarés se obtienen normalmente delas entidades bancarias, que los proporcionan en talonarios. Su formato es similar al cheque, aunque con diferencias importantes:

• Su denominación: pagaré en vez de cheque.
• Es un documento posdatado que no se puede presentar al cobro hasta su vencimiento. El cheque es pagadero a la vista.
• Es un título nominativo, no se puede emitir al portador.

2.1. Personas que intervienen en el pagaré

• Firmante: persona que emite el documento y quedaba obligado al pago. Su firma es imprescindible.
• Beneficiario o tenedor: persona a la que ha de hacerse el pago, en el momento de prestación al cobro del pagaré.
• Avalista: persona que garantiza que el pagaré a otra persona transmitiendo así sus derechos de cobro. De esta manera el beneficiario se convierte en endosante y el nuevo beneficiario en endosatario.

2.2. Requisitos del pagaré

Los elementos indispensables del pagaré son:

1. Denominación de <<pagaré>> y la promesa pura y simple de pagar una cantidad de dinero.
2. El nombre del beneficiario. El pagaré es un título nominativo, por lo que se debe indicar el nombre de la persona a la que hay que hacer el pago. Si en el espacio reservado para el beneficiario se expresa << A la orden de...>> o nombre del beneficiario sin añadir nada más, el pagaré se podrá endosar; si se expresa << No a la orden>> no podrá endosarse.
3. La fecha y el lugar en que se emite el pagaré 
4. El vencimiento . Fecha en la que el beneficiario debe presentar al cobro el documento. Si no aparece, será pagadero a la visita. Si no se presenta al  cobro a tiempo, perderá el derecho a reclamar.
5. La firma autógrafa del emisor. Sin ella, el pagaré no tiene validez.
6. Datos de la entidad bancaria del firmante
7. Datos de la cuenta del firmante, código cuenta cliente y código IBAN
8. El importe expresado en cifras, entre almohadillas (#)
9. El importe expresado en letras. En caso de discrepancia prevalecerá este importe sobre el expresado en cifras. El espacio sobrante se debe rellanar con raya horizontal.
10. Número y serie del pagaré
11. Código que permite su tratamiento electrónico

El aval y los endosos del pagaré se escribe en su parte posterior.

3. La letra de cambio

La letra de cambio es un instrumento de pago aplazado expedido por un librador que ordena a otra persona, llamada librado, que en la fecha del vencimiento pague al tomador de la letra una determinada cantidad de dinero.

El librador es generalmente un vendedor que concede un aplazamiento de pago al comprador, es decir, financia la compra al comprador, y le ordena que pague al vencimiento el importe en su entidad bancaria.

Como el pagaré, la letra de cambio se pude <<descontar>>, es decir, se entrega a la entidad bancaria para que se encargue de su cobro llegado el vencimiento, y la entidad bancaria adelanta el importe al librador menos unos intereses, gastos y comisiones;de esta manera el vendedor obtiene una financiación o crédito por parte de la entidad bancaria.

3.1. Personas que intervienen en la letra de cambio

• Librador: al emitir y firma la letra, da la orden para que el librador pague. El librado garantiza la aceptación y el pago, es decir, si el librado no cumple con el pago se convierte en obligado a pagar la deuda.
• Librado y aceptante: persona que debe pagar la letra en el momento del vencimiento. Su firma no es obligatoria, pero si firma la letra  se convierte en aceptante y queda obligado al pago del importe.
• Tomador, tenedor o beneficiario: persona  que posee la letra; puede ser el mismo librador, o una tercera persona que normalmente es la entidad bancaria del librador, quien la presenta al cobro el día de su vencimiento para que la pague el librado. El tomador puede transmitir la letra a otra persona, convirtiéndose en endosante.
• Endosatario: persona que recibe la letra del endosante, transformándose en el nuevo beneficiario de esta. El endosatario podría volver a endosar la letra, convirtiéndose así en nuevo endosatario.
• Avalista: persona que garantiza que el librado pagará el importe de la letra a su vencimiento.

3.2. Modelo oficial de la letra de cambio

• En el impreso de la letra de cambio se indicará:

1. Denominación de letra de cambio
2. Lugar de libramiento. Población donde se emite la letra; si se deja en blanco se entenderá que es la del domicilio del librador.
3. Moneda.Normalmente en euros, pero puede expresar en moneda extranjera.
4. El importe expresado en cifras, entre almohadillas(#).
5. Fecha de libramiento: se debe indicar día, mes y año.
6. Vencimiento: momento en el que se ha de pagar la letra
7. Tomador o tenedor: persona a la que se ha de hacer el pago
8. El importe expresado en letras: en caso de discrepancia prevalecerá este importe sobre el expresado en cifras. El espacio sobrante se debe rellenar con una raya horizontal.
9. Domicilio de pago: lugar donde se debe realizar el pago; si se deja en blanco se entenderá que es el domicilio del librado. Normalmente se indica la dirección de la oficina bancaria donde el librado es titular de una cuenta bancaria con la que pretende hacer efectivo el pago 
10. Número de cuenta del librado en la entidad bancaria donde se hára efectivo el pago.
11. Librado: se indicará su nombre y dirección
12. Acepto: espacio donde el librado manifiesta mediante su firma el compromiso de pagar el importe su vencimiento.
13. La firma autógrafa del emisor. Sin la firma del emisor, la letra de cambio no tiene validez.
14. Timbre: impuesto que se ha de pagar por emitir una letra de cambio.
15. Cláusulas: como el cheque y el pagaré, la letra se puede emitir <<Ala orden>>, lo que permite. Además se puede emitir <<Sin gastos>> o << Con gastos>>.
16. Aval: espacio donde el avalista garantiza el pago de la letra si el librado no lo hace a su vencimiento; su firma es imprescindible.  Puede ser total, por todo el importe, o parcial, por una parte.
17. Endoso: se indicará los datos del endosatario y del endosante, que obligatoriomente debe firmar. Se puede endosar la letra tantas veces como sea necesario siempre que no se haya emitido con la cláusula << no a la orden>>. El tomador, en caso de impago, puede reclamar a cualquier de los endosantes una vez vencida letra
18. Espacio en banco: que se puede utilizar para realizar nuevos endosos o avales.

Para confeccionar la letra de cambio debemos extraer los datos que vamos a necesitar:

1. Lugar de libramiento: Noguera de Albarracín.
2. Moneda: euro
3. Importe en cifras:# 4500€#
4. Fecha de libramiento  15 de junio de 20 XX
5. Vencimiento: 1 de octubre de 20XX
6. Tomador: Caja Campestre
7. Importen en letras: cuatro mil quinientos euros.
8. Domicilio de pago: Caja Rural. C/ San Pascual, 29,44360, Santa Eulalia (Teruel)
9. Nº de cuenta: ES 87 0012 5478 58 985321478
10. Librad: Jamones de Bronchakes, S.L. Polígono Industrial El Santo, Par. A, 44367, Bronchales (Teruel).
11. Acepto: 26 de julio de 20XX.
12. Firma del librador: sin ella la letra no tiene validez 
13. Timbre: 16, 83 € según la escala.
14. Cláusula : con gastos.
15. Aval: Doña Elena Barquero Polo. c/ Dominguera, s/n, 44113, Noguera de Albarracín (Teruel), Fecha 26/07/20XX.
1. Endoso: el endosatario es Banco Agrario situado en la Plaza Mayor, 2. 44100 Albarracín (Teruel). Fecha 1/8/20XX.

4. El recibo bancario

El recibo bancario es un instrumento  de cobro muy utilizado por determinadas empresas que perciben de sus clientes cuotas o pagos periódicos, como las de suministros, telefonía, servicio médicos o profesionales, y también es un medio habitual para el cobro de impuestos a los contribuyentes por parte de las administraciones públicas.

Para poder emitir un recibo bancario la empresa acreedora debe contar con la autorización expresa del cliente para que cargue en su cuenta el importe de la contraprestación. De esta forma el cliente domicilia el pago de su deuda, de ahí que al recibo bancario también se lo llame recibo domiciliado.

El importe del recibo puede ser una cuota fija o una cantidad variable y la fecha del vencimiento del recibo puede estar pactada, por ejemplo el primer día de cada mes, o fijarse a un plazo a partir de la prestación.

Podemos observar un modelo de autorización que debe contener los  datos identificativos del cliente que domicilia el recibo y de su cuenta bancaria, así como su firma.

4.1. Proceso de cobro del recibo bancario 

1. Una vez firmada la autorización, la empresa acreedora emite una remesa de recibos con todos los recibos domiciliados que sus clientes han autorizados previamente.
2. El emisor cede estos recibos a su entidad bancaria. Este proceso de emisión y cobro de recibo se realiza informatizada mediante una aplicación informática que la entidad bancaria proporciona al emisor. En la aplicación se deben indicar los datos del deudor y de su cuenta bancaria, y el concepto por el que se emite cada recibo (normalmente una factura).
3. Además de ceder los recibos domiciliados a su entidad bancaria para gestionar el cobro, la empresa acreedora puede solicitar el descuento de los recibos en su entidad bancaria de forma similar a la que se realiza con pagaré y letras de cambio, y así consigue financiación cobrando el importe del recibo en un momento anterior al de su vencimiento.
4. Llegado el vencimiento del recibo, la entidad bancaria del emisor se encarga de cobrar el recibo domiciliado en la entidad bancaria del cliente, que cargará un << Adeudo por domiciliaciones>> por el importe del recibo bancario en su bancaria.
5. Si el cliente no está de acuerdo con el cargo producido en su cuenta bancaria podrá devolver el recibo domiciliado, es decir, no pagar, para ello tiene un plazo de ocho semanas. De la misma manera el cliente puede revocar la autorización para la domiciliación de recibos en cualquier momento, aunque si el emisor demuestra que la prestación se ha realizado con normalidad el cliente tendrá que pagar la deuda más los gastos de devolución de recibos y los intereses acumulados.

A diferencia de las tarjetas de débito, la tarjeta de crédito permite realizar pagos o disponer de dinero hasta cierto límite, aunque la cuanta bancaria del titular no tenga fondos suficientes, por lo que se convierte en un medio de financiación, que genera intereses.

Las tarjetas de crédito no siempre son emitidas por entidades bancarias. Existen entidades, denominadas establecimientos financieros, que <<sin cambiar de banco>> ofrecen este tipo de tarjetas en las que el pago se produce mediante la emisión de recibos domiciliados a la cuenta bancaria del titular.

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TEMA 7 La imagen corporativa

1. La imagen corporativa

Es la forma en que perciben la empresa u organización las personas que no forman parte directa de ella. Se trata de la imagen aceptada de lo que una compañía es, de sus productos, de su contribución a la sociedad, de cómo trata a su persona y a las personas que tienen relación con ella.

Esta imagen debe ser clara, precisa y homogénea. Todo lo que se haga para crear o fomentar una imagen corporativa tiene como objetivo principal que sea identificable y distintiva.

En ocasiones, la imagen de la empresa tiene más valor que su situación económica, y decir que llega a ser el producto en sí mismo.

Esta imagen suele ser creada por expertos en relaciones públicas, mediante campañas de comunicación,páginas web, redes sociales y otras formas de promoción, para convencer al público de los beneficiarios de utilizar los productos o servicios de una empresa.

La imagen corporativa transmite una idea al consumidor para terminar creando un vínculo y fidelidad entre ambos.

1.1. Componentes de la imagen corporativa

La empresa crean carteles, rótulos, envases, embalajes, folletos, catálogos, escaparates, uniformes del personal, etc.., con la imagen e identidad corporativa para diferenciarla de sus competidores.

Dentro de la imagen corporativa se incluyen los siguientes  aspectos: filosofía y valores, servicios, innovación, lealtad, cuidado del medio ambiente, etc.

No solo las empresas generan imagen corporativa, sino también los gobiernos y las distintas organizaciones (religiosas, caritativas, criminales, políticas, educativas.)Todas persiguen una imagen única que las diferencie de las demás.

Lo componentes básicos de la imagen corporativa son los siguientes:

• Logotipo: es el elemento gráfico que identifica a la corporación.
• Marca o nombre: se trata de signo distintivo de un producto en el mercado.
• Color del logotipo y de la marca: los colores tienen gran importancia en la imagen corporativa, porque dependiendo de la cultura se asocian colores con atributos. Los colores cálidos son estimulantes, excitantes, generadores de alegría (van del rojo al amarillo), mientras que los colores fríos son colores que tranquilizan y reflejan (van del azul y verde).
• Presentación de los productos: son los distintos formatos, envases, embalajes, etc.
• Edificaciones:lugares físicos donde localizar a la empresa.
• Personajes:seres humanos, animales o de cualquier otro tipo /dibujos animados, seres irreales...): aparecen apoyando a la empresa o a los productos,
• Icono: signo que sustituye al objeto mediante su significación.
• Música: identificación de la empresa o producto a través de los sonidos.
• Eslogan: fórmula breve y original utilizada para publicidad que nos recuerda la imagen y la marca.
• Comunicación: elemento muy importante para difundir la imagen corporativa, crearse una reputación, un prestigio, etc. A esto contribuyen los periodistas, los sindicados, las ONG y las organizaciones medioambientales, entre otros

En muchas empresas y corporaciones estos componentes son recogidos en el Manual corporativo o Manual de identidad corporativa, donde se establecen los objetos que se quieren transmitir con la imagen corporativa, como:

• Especificar la cultura de la corporación.
• Definir la personalidad corporativa.
• Crear un sentido de pertenencia a la corporación y liderazgo en el sector.
• Propiciar la creación de nuevos productos y servicios
• Formar opiniones públicas favorables.
• Optimizar las comunicaciones.

1.2. La imagen corporativa a través de la recepción

La percepción que se tiene de una empresa en muchas ocasiones se genera en la primera vista a esta, por lo que debemos ser conscientes de que puede que no haya una segunda oportunidad para causar una buena impresión.

Es importante tener previsto un espacio adecuado para atender a las personas que llegan  a la empresa y ofrecerles un atención personal de calidad.

1.2.1. El espacio

El espacio destinado a la recepción en la empresa debe ser agradable, para que las personas que la visiten se lleven una grata impresión. La primera impresión se queda grabada y siempre se recordará.

La decoración correcta, la amplitud de espacio, la buena calidad de los materiales, su funcionalidad u limpieza ayudan a generar una imagen positiva de la empresa.debe ser agradable, para que las personas que la visiten se lleven una grata impresión. La primera impresión se queda grabada y siempre se recordará.

La decoración correcta, la amplitud de espacio, la buena calidad de los materiales, su funcionalidad u limpieza ayudan a generar una imagen positiva de la empresa.

1.2.2. La atención personal

La personas que atienden la recepción tienen que ser conscientes de la importancia de su puesto como relaciones públicas de la empresa.

La forma de tratar a las personas que visitan influyen en la actitud que estas tomen hacia esta.

Para poder realizar un buen trabajo las personas que trabajan en recepción debe conocer:

§  La organización interna de la empresa o corporación.

§  Normas, regalas y protocolo de actuación de la empresa o corporación.

§  Nombres y cargos de todos el personal.

§  Manejo de la centralita telefónica.

§  Números habituales de personas, empresas u organizaciones con las que tienen que contactar.

§  Números de las extensiones de los departamentos, secciones o divisiones de la propia organización.

§  Manejo de los equipos informáticos u otros para desempeñar sus tareas.

La atención por parte del personal de la corporación debe  ser profesional y reflejar la buena disposición y la formación necesaria para  atender a las personas externas. Es importante reflejar confianza en uno mismo.

Hay que mostrar el mismo interés por todos los visitantes sin prejuzgar su apariencia personal o económica, y actuar con diplomacia, para que cualquier persona quede satisfecha. Se debe tratar a los demás como quisiéramos que nos trataran a nosotros.

Normalmente, las personas que atienden en la recepción manejan información sobre los visitantes, y saben con qui9én se reúnen, cuándo, dónde e incluso por qué. Esto hace que sea primordial mantener la discreción y confidencialidad.

2. Organización del entorno físico del espacio de acogida

Es importante que el espacio de acogida en una empresa se presente organizado. Esto constituye un verdadero desafío para muchas personas.

Así, para organizar un espacio físico se puede seguir los siguientes pasos:

1.     Dividir el espacio en zonas.

2.     Ordenar de lo más fácil a lo más difícil.

3.     Clasificar, suprimir o reorganizar los objetos de una zona hasta terminal.

4.     Seguir con otra zona más dificultad y repetir los pasos anteriores.

Una vez organizado es hora de mantenerlo todo ordenado, ya que las personas que nos vista deben llevarse la impresión de que tenemos todo bajo control y sabemos dónde está cada objeto o documento.

Podemos seguir una serie de reglas para conseguir mantener la organización:

§  Si se tiene tiempo, guardar las cosas cuando se termine de usarlas.

§  Si no se dispone de tiempo, tener una bandeja para depositar objetos o documentos que estén fuera de su lugar para guardarlos con posterioridad. Cuando se tengan unos minutos libres, guardar todo lo que no esté en su lugar.

§  Reservar diez minutos antes de marcharse del trabajo para dejar en su lugar lo depositado en la bandeja y ordenarlo todo para que al día siguiente se empiece a trabajar sabiendo dónde está cada cosa.

§  Depositar en una caja los objetos o publicaciones que no están actualizados o resulten hasta ser depositados en el área de reciclaje.

La recepción de una empresa debe transmitir comodidad y tranquilidad, para que el visitante se sienta atraído por los productos y/o servicios que se le ofrecen, sin olvidad que es un lugar con muchas facetas, donde se desarrollan múltiples  tareas.

2.1. Condiciones ambientales

Hay empresas que son identificadas por un olor determinad, pero no es fácil elegir un aroma y acertar: debemos que tener en cuenta lo siguiente:

·        Elegir un aroma que transmite la personalidad de la empresa u organización.

·        Ser acorde con los productos o servicios que se ofrecen. Por ejemplo, ropa deportiva: olores frescos a hierba o cítricos.

·        Pensar en el tipo de público que visita la recepción (jóvenes, ejecutivos, deportistas, etc.)

2.2. Disposición y tipos de materiales auxiliares

Los materiales con que cuenta la zona de recepción y sala de espera debe ser de calidad, para que sean duraderos, establecen y garanticen la seguridad de las diferentes personas que visten la empresa .

Lo podemos dividir en :

2.2.1. Elementos de información

Muchas empresas en la recepción instalan cuadros o paneles con información sobre plano, organigramas, área, personal y las infraestructuras de la empresa. Hay que asegurar de que estén sujetos de forma estable para evitar que caigan sobre los visitantes al acercarse o tocarlos.

Para facilitar la autoinformación, algunas empresas y organismos en la recepción instalan puntos de información táctil: pantallas táctiles conectadas a un ordenador que permiten interactuar al público con los programas instalados.

2.2.2 Elementos de accesibilidad

Los pasillos y las puertas deben ser accesibles a personas con discapacidad: deben tener las dimensiones apropiadas para permitir  desplazamientos en sillas de ruedas.

Si la empresa no está en una planta baja, hay que facilitar el acceso mediante un ascensor o rampa que cuente con buena señalización.

Es conveniente tener un aseo cerca de la zona de recepción o sala de espera que esté adaptado para personas con movilidad reducida.

2.2.3. Elementos de evacuación

En la recepción se puede tener elementos de exitinción de incendios, visibles pero que no obstaculicen la circulación de las personas.

Habrá señalizadores para indicar la salida y las escaleras colocados a una altura apropiada para que se puedan ver con facilidad.

Si las señalizaciones o indicadores son de textos, serán frases cortas y simples, y el color del texto debe contrastar con el fondo.

2.3. Mobiliario

El mobiliario debe ser adecuado al tipo de empresa para que cumpla con las necesidades básicas que requiere el lugar . Hay que tener en cuenta la calidad de los materiales y el diseño, sin olvidad la funcionalidad, porque no deja de ser un centro de trabajo.

Lo importante de los muebles de recepción es que sean cómodos tanto  para el persona como para los visitantes.

Lo muebles actuales tienen a tener forma  sencillas, modulares (para poder redecorar cambiando la posición), combinando maderas y cristal con acero y aluminio.

Es recomendable la utilización de muebles en tonos gris, beis crema o madera con acabados mate para evitar contrastes fuertes.

Es conveniente elegir sillas que sean fáciles de lavar y deben ser suficientes para que se puedan sentar los visitantes en cualquier momento, pero sin que haya un exceso de ellas.

La recepción tendrá mesas donde colocar revistas o elementos de decoración que sirvan para que los visitantes depositen sus bolsos o maletines.

Si se pretende atender al público con un mostrador, ideal para operaciones básicas, se ha de tener en cuenta a las personas de movilidad reducida; en este caso, se requerirá disponer de un adicional inferior que quede en el conjunto del mobiliario.

2.4. Decoración

En la recepción de una empresa no debe descuidarse la decoración.

En el espacio de acogida se pueden poner pequeñas plantas encima de alguna mesa o, si alguna es grande, en un rincón, sin que obstruya el paso.

Es aconsejable colocar alguna pintura o fotografía que sea acorde con la organización y que llame la atención, junto con diplomas, certificaciones y premios recibidos por la empresa. También lo es depositar sobre las mesas de la zona visitas mientras esperan ser atendidas.

TEMA 8 Operaciones de cobro y pago

1. Tipos de operaciones

En los intercambios comerciales el vendedor realiza una prestación a cambio de recibir una contraprestación por parte del comprador. Estas operaciones se denominan operaciones de compraventa.

En ellas el comprador tiene la obligación de efectuar el pago de la deuda que contrae con el vendedor como contraprestación a los bienes o servicios que este le presta. Los compradores disponen de diferentes modalidades para hacer frente esos: son los llamados medios e instrumentos de pago.

1.1. Medios e instrumentos de pago

El Código de Comercio establece que el comprador, en una operación de compraventa,<<debe pagar el precio acordado al contado o en signo que lo represente>>.

Tarjeta de crédito, pagarés y letras de cambio son ejemplos de instrumentos de pago que se pueden utilizar además de las monedas, billetes o cualquier otra forma de pago. Es decir, el comprador utiliza algún medio o instrumento de pago para abonar la deuda contrarío con el vendedor.

Un medio de pago es to aquel bien que se considera dinero, como los billetes o las monedas: tienen la misma consideración de dinero el ingresado en cuentas corrientes o de ahorro

Los instrumentos de pago son mecanismos que permiten pagar sin necesidad de utilizar el dinero físico como los cheques, las tarjetas o las letras de cambio.>>

En los contratos de compraventa que firman compradores y vendedores para realizar las operaciones de intercambio de la entrega de los bienes o servicios que se prestan, el momento de la entrega de los bienes o de la prestación de los servicios, el precio o importe de la operación y el vencimiento de la deuda o momento en el que se debe realizar el pago, etc.

Según el momento en el que se salda la deuda, podemos encontrar diferentes formas de pago:

• Pago el contado: el comprador paga en el momento en el que recibe la mercancía o la prestación del servicio. Son medios o instrumentos de pago al contado: el dinero metálico, el cheque la transferencia bancaria, la tarjeta de débito, el pago contra reembolso.
• Pago aplazado o a crédito: el vencimiento de la deuda se produce en un momento posterior a la entrega de la mercancía o prestación del servicio. Son instrumentos de pago aplazado la tarjeta de crédito, la letra de cambio, el pagaré, el recibo bancario...

El  pago aplazado general intereses que debe pagar el comprado. El interés es la cantidad de dinero que se debe pagar por recibir un préstamo; en este caso el vendedor está prestando al comprador el importe de la operación que se aplaza.

• Pago anticipado: es una cantidad que se entrega a cuneta del precio final de una operación de compraventa.

En este caso se puede utilizar cualquier medio o instrumento, pero el momento del pago siempre se produce con anterioridad a la entrega de la mercancía o la prestación del servicio.

2. Medios e instrumentos de pago al contado

Efectuar el pago en el momento en el que se realiza la prestación permite una serie de ventajas, como obtener mejores precios logrando descuentos por pronto pago o evitar los gastos e intereses que provocan los pagos aplazados;sin embargo, también prestan un gran inconveniente: la disminución de liquidez.

2.1.Operaciones de pago en efectivo

Son pagos en efectivo los realizados por los siguientes medios:

• El papel moneda y la moneda metálica nacionales(el euro)o extranjeros (dólar, dírham sucre....).

El pago con dinero metálico o efectivo sigue siendo el medio de pago más utilizado en las operaciones de compraventa de reducida cuantía.

• Los cheques bancarios al portador denominados en cualquier moneda. El tenedor de un cheque al portador hará efectivo su importe presentándolo al cobro en la entidad bancaria de la persona que firma el cheque.
• Cualquier otro físico, incluidos los electrónicos, concebido para ser utilizado como medio de pago al portador, como las tarjetas de plástico con banda magnética o chip.

El recibo 

Para justificar que el pago se ha realizado, especialmente en los pagos en efectivo, la persona que cobra entrega a la que paga un recibo.

Este documento se suministra en talonarios en cualquier papelería y normalmente consta de dos partes: el recibo y la matriz. El recibo es la parte que se entrega al pagador y se separa de la matriz gracias a una línea de puntos;la matriz se queda en poder del emisor y contiene un resumen de los datos del resto del documento.

2.2. El cheque 

Un cheque es un instrumento de pago por el emisor o librador ordenan a una entidad bancaria, que actúa como librado, que entregue la cantidad de dinero indicada a otra persona, llamada beneficiario o tenedor.

Los cheques se solicitan en las entidades bancarias que los entregan en talonarios, y por ello a veces se los llama talón. Como los recibos disponen de una línea  de puntos para poder arrancarlos del talonario, pero a diferencia de ellos no tienen matriz, el número del cheque, el concepto, la fecha y el importe se debe anotar en la última página del cuadernillo del talonario.

1. La denominación de cheque.
2. El mandato de pagar una determinada cantidad de dinero en euros o en moneda extranjera. Habitualmente incluye la frase <<páguese por este cheque>>.
3. La entidad bancaria que debe pagar el cheque: el librado.
4. La fecha de emisión, expresada en letras excepto el año.
5. La firma manuscrita del emisor del cheque. Cuando se trata de una empresa, sobre la firma del apoderado se debe estampar el sello. Además, para evitar la malversación, la mayoría de las empresas requieren dos firmas para poder emitir un cheque.

El cheque suele contener más elementos que no son imprescindibles:

6. El lugar de pago: si se omite el lugar de pago será el que aparezca junto al nombre del librado y, si el cheque se pagará en el lugar de su emisión.

7. El lugar de emisor: si se omite se considerará emitido en el lugar que aparezca junto al nombre del librado.

En el cheque se debe indicar además:

8. El importe expresado en letras. En caso de discrepancia prevalecerá este importe sobre el expresado en cifras. El espacio sobrante se debe rellenar con una raya horizontal.

9. El importe expresado en cifras, entre almohadillas(#).

10. El número o código de cuenta del cliente (CCC)y el código IBAN, contra el cual se emite el cheque.

11. El número documento, su serie y tipo.

12. También incluye un espacio reservado para indicar la persona física o jurídica a favor de la que se emite el cheque.

2.2.1. Clase de cheque

• Cheque al portado: no se especifica la persona va a presentar el cheque al cobro, y en el espacio reservado para ello se anota la expresión << al portador>>.

Las entidades bancarias están obligadas a exigir que las personas que presenten cheques al cobro se identifican a través del DNI, NIE, pasaporte, etc.., cuando la operación en efectivo alcance los 3000

euros.

También cuando la entidad sospeche que se está  realizando una operación de blanqueo de capitales o considere que existen intención de realizar una operación de mayor cuantía fraccionándolo en varias menores para evitar la identificación.

• Cheque nominativo: en el espacio reservado para ello se escribe al beneficiario con nombre y apellidos. Para el cheque, el beneficiario debe identificarse con el DNI o cualquier otri documento identificación.

En el caso de que el beneficiario sea una empresa, se deberá indicar la razón social de esta y la persona que se presente al cobro debe acudir con un poder notarial;debe llevar además su documento de identidad.

2.2.2. Cheques especiales

• Cheque cruzado: el beneficiario de un cheque cruzado solo puede cobrarlo mediante el ingreso en una cuenta bancaria. Se identifica por dos líneas paralelas que recorren en diagonal el documento. Cuando entre las líneas se escribe el nombre de una entidad bancaria, únicamente se podrá abonar en una cuenta de esa entidad. El cheque cruzado no puede emitirse al portador.
• Cheques conformado: lo emite el librador y la entidad bancaria estampa una cláusula de conformidad en su reverso con la firma del librador y el sello de la entidad bancaria. Esta cláusula es una garantía de la existencias de fondos en la cuenta del librado.
• Cheques bancario: a diferencia del cheque confirmado, el cheque bancario es emitido por la entidad bancaria, que garantiza su pago, a petición del cliente. El banco cobra una comisión por esta gestión a la persona que lo solicita, que puede ser titular de una cuenta en la entidad o no, y en este caso abonará su importe en metálico.
• Cheque de viaje: se trata un documento emitido por una entidad financiera que permite ser canjeado por dinero en otro país, o utilizarlo como medio de pago.

2.2.3. El pago del cheque

El cheque no tiene vencimiento: el beneficio cobrará el cheque en el momento en el que lo presente en la entidad bancaria que actúa como librado, con independencia de su fecha de emisión; por eso se dice que es pagadero a la vista.

Sin embargo, existen unos plazos para presentar el cheque al cobro sin perder derechos de reclamación, llamados derechos de protesto, en caso de resulto impagado. Estos plazos son los siguientes:

Plazos para cobrar cheque:

1. 15 días para cheques emitidos en España
2. 20 días para cheques emitidos en Europa
3. 60 días para cheques emitidos fuera de Europa

2.3. La transferencia bancaria

La ultima transferencia es una operación que consiste en realizar una transmisión de dinero desde una cuanta corriente o de ahorro abierta en una entidad financiara a otra. Las cuentas pueden pertenecer al mismo titulo o a diferentes titulares, y el dinero se puede transferir al mismo banco o a otro.

La persona que realiza la transferencia se llama ordenante y en su cuenta se produce un cargo, mientras que el que recibe su importe se llama beneficiario y en su cuenta se produce un abono.

Las ventajas de las transferencias son su rapidez y comodidad, además  dela seguridad que proporciona no llevar encima dinero en efectivo.

Entre los inconvenientes podemos citar que están excluido el derecho de desistimiento, es decir, no se recupera el dinero una vez ordenada la transferencia a la entidad; y su elevado coste, especialmente para grandes cantidades.

Existen operaciones en las no intervienen dos cuentas diferentes pero que algunas entidades consideran transferencias, como aquellas en las que la orden de envío especifica que los fondos se entreguen en efectivo al beneficiario, llamadas otras, órdenes de pago o giros, y que se suelen utilizar para  dinero a otros países.

Habitualmente las entidades cobran comisiones por ordenar transferencias bancarias, distintas según hayan sido realizadas físicamente en las oficinas o formalizadas en soporte informático.

La comisión de calcula aplicando un porcentaje al importe de la operación, estableciendo un coste mínimo y un máximo. Cuando se realiza una transferencia interna, entre dos cuentas de la misma entidad, no se suelen cobrar comisiones. 

2.3.1. Tipos de transferencias

• Transferencias  ordinarias: aquellas en las que la cuanta del ordenante y la del beneficiario pertenecen a distintas.
• Traspaso: transferencias que se realiza entere dos cuentas diferentes de la misma entidad bancaria.
• Transferencia urgente: aquella en la que se garantiza que los fondos quedan abonados en la entidad de destino en la misma fecha en la que  se ordena la transferencia. Estas transferencias tienen un coste mayor al de las ordinarias.
• Transferencia periódica: el ordenante solicita a su entidad que realice varias transferencias del mismo importe y al mismo beneficiario, en vez de ordenarlas cada vez que se producen el traspaso de fondos. Puede realizarse en fecha determinada o con la frecuencia que se elija: cada semana, mes...

2.2.3. Plazo d abono de la transferencia

El plazo de ejecución de la transferencia, es decir, el tiempo que transcurre desde que el ordenante ordena la transferencia y el momento en el que el beneficiario dispone del dinero en su cuenta, varía en función del tipo y la forma de la transferencia y de la ubicación de la entidad destinataria:

• Transferencias ordinarias y periódicas: el plazo es de un día hábil, aunque si la operación se realiza en soporte informático por la tarde puede pasar hasta dos días hábiles para que el beneficiario disfrute del dinero transferido en su cuenta.

Este plazo aumenta cuanto las entidades bancarias tienen su sede en países diferentes. Está regulado que el plazo para el abono de la transferencia entre entidades con sede en la Unión Europea sea de cinco días.

• Transferencias urgentes: el beneficiario podrá disponer del dinero transferido el mismo día en que proceda a realizar la orden de transferencia.

2.3.3. Formas de ordenar un transferencia

El ordenante puede eligir entre realizar la transferencia en una oficina bancaria, realizarla on line o mediante una llamada telefónica.

• En la oficina bancaria se dispone de impresos autocopiativos denominados órdenes de transferencia  y que contienen los datos necesarios para ordenar una transferencia:

-Fecha y hora de la operación.

-Identificación del ordenante: nombre, dirección, DNI...

-IBAN de la cuenta de cargo.

-Datos del beneficiarios e IBAN de la cuenta de abono.

-Importe que se desea transferir y motivo por el que se realiza o concepto de la transferencia.

-Firma del ordenante junto con el sello y firma de conformidad de la entidad.

Como justificante de la operación, la entidad entrega al ordenante una de las copias del impreso  autocopiativo tramitado. 

• Transferencia on line. Cuanto la entidad bancaria dispone de servicio on line, cosa que ocurre en la gran mayoría de los casos, el ordenante puede realizar la operación mediante soporte informático, a través de un ordenador o cualquier dispositivo móvil.

El usuario on line puede acceder a su información introduciendo un código y una contraseña, que solo él conoce, en el sitio web que la entidad ha diseñado para tal fin. En las empresas, estas información está reservada a muy pocos empleados.

La web dispone de una pestaña o enlace donde al hacer clic se iniciará el proceso de la operación de transferencia. Este proceso abre un formulario que permite efectuar la transferencia siguiendo una serie de pasos en los que se van recorriendo distintas ventajas que solicitan y aportan información.

Los datos que se deben introducir en el formulario son los mismos que en el impreso<<orden de transferencia >>, salvo los datos identificativos del ordenante que el sistema toma al introducir previamente el código y la contraseña del cliente on line.

Para finalizar este proceso el sitio web solicita la introducción de una clave de seguridad, para lo que previamente se ha provisto al cliente de una tarjeta de coordenadas con las claves que se deben insertar.

El último paso es la confirmación de la transferencia: el sistema permite imprimir el comprobante de la operación, y además enviará un correo electrónico a la dirección electrónica del ordenante y un justificante impreso a su domicilio si este lo desea.

El comprobante o documento que justifica la operación de transferencia debe indicar el número de referencia de la operación.

• Transferencia mediante llamada telefónica: la banca por teléfono permite ordenar transferencias de manera similar a la banca on line.Para poder utilizar la banca telefónica el cliente debe darse de alta en el servicio en la entidad bancaria en la que dispone de cuenta corriente o de ahorro.

Una vez marcado el número de teléfono, el sistema pregunta el tipo de operación que se desea llevar a cabo y la clave personal para realizar trámites a través de la banca telefónica.

El ordenante de la transferencia deberá comunicar todos los datos necesarios para realizar la operación: identificación del beneficiario, IBAN de la cuenta de destino, concepto...

Como último paso el sistema solicitará una de las claves de la tarjeta de claves personales. Finalizado el proceso el ordenante recibirá un justificante de la operación, bien por correo postal o bien a través del correo electrónico.

2.4. La tarjeta de débito

La tarjeta de débito son instrumentos de pago emitidos por entidades bancarias. Su utilización solo es posible si se dispone de efectivo en la cuneta corriente o de ahorro ala que esté asociada, y utilizarla se resta inmediatamente en la cuenta el importe del pago efectuado. Cada vez más entidades cobran una cuota anual por su utilización.

La tarjeta de débito permiten disponer  de dinero en metálico  acudiendo al cajero automático. También permiten realizar pagos en establecimiento que disponen de terminal punto de venta (TPV).

Elementos de la tarjeta de débito, en la parte anterior.

• El número de tarjeta, de 16 dígitos.
• La fecha de emisión y la fecha de caducidad.
• El nombre de titular de la tarjeta

Y en la parte posterior.

• El espacio reservado para la firma del titular, que sirve de elemento de seguridad en caso de pérdida o robo.
• El  CVV o valor de verificación de la tarjeta, que también se utiliza como elemento de seguridad.
• La banda magnética con información sobre el titular y su cuenta que se utiliza para la lectura de datos en los terminales TRV.

Algunas disponen de un chip que contiene detalles del cliente y de su cuenta y que a veces sustituye a la  banda magnética.

Para poder utilizar la tarjeta de débito tanto en cajeros automáticos como en TPV, el titular debe memorizar su número secreto PIN, un código de cuatro dígitos que intoducirá en el terminal sin que nadie  lo vea, por motivos de seguridad.

Podemos  encontrar  establecimientos en los que en vez de PIN haya que firmar un recibo impreso por TPV al realizar el pago. Este justificante firmado permanecerá en poder del vendedor. En todo caso, los dependientes facilitan al titular de la tarjeta un recibo que justifica la operación.

Por razones de seguridad se puede fijar un límite diario, sobre todo para ña retirada de fondos delos cajeros automáticos.

2.4.1. El terminal punto de venta o TPV

El TPV es un equipo informático que se ha convertido en un canal de cobro imprescindible para los establecimientos comerciales. Los más sencillos permite al cliente pagar con tarjetas bancarias imprimiendo un comprobante o tique; los más desarrollados han sustituido a las  cajas registradas, disponen de una pantalla táctil y pueden llevar la gestión de inventarios, el control de caja, gestionar bases de datos de productos, clientes, proveedores y empleados, y realizar otras funciones comerciales.

Los primeros TPV estaban conectados a la entidad bancaria mediante conexión telefónica, eran y ocupaban la línea teléfono de manera que no se podían realizar ni recibir llamadas. Actualmente los TPV son inalámbricos y están conectados mediante líneas ADSL  o por GPRS (TPV para teléfonos móviles), no lo que se gana en rapidez y flexibilidad en cada transacción.

Es muy habitual que los terminales punto de venta, especialmente en el pequeño comercio, estén conectados a la entidad bancaria donde el establecimiento tiene abierta sus cuentas bancarias, y de esta forma se aseguran el cobro se sus ventas en el momento en el que presente las facturas correspondientes a su entidad bancarias.

Naturalmente la entidad bancaria cobra al establecimiento comercial una tasa de descunto, que consiste en un porcentaje sobre cada venta realizada; este porcentaje varía para cada entidad, pero actualmente ronda el 0,30%. Además, la entidad suele cargar un coste de alta y una comisión de mantenimiento.

3. Operaciones de pago y cobro on line

El comercio electrónico, comercio on line, comercio virtual o e- comercio es una modalidad de compraventa a distancia que se caracteriza por el uso de medios electrónicos, principalmente internet. Su auge ha estimulado el desarrollo  de nuevos sistemas de cobro y pago on line.

El desarrollo y aceptación de las tabletas y los teléfonos inteligentes o smartphones  ha contribuido a extener el comercio electrónico. Mediante apps llamadas Wallet la tecnología NFC (Near Fied Communicatios) permite realizar pagos acercando el móvil a la TPV, esta modalidad de pago se denomina sistemas de pago sin contacto on line llamadas appsCommerce es un nuevo factor a favor de este tipo de operaciones, ya que los clientes que se las han descargado en su dispositivo móvil tienen acceso a catálogos, ofertas o promociones del establecimiento virtual.

Para probar la operación de comercio electrónico, el vendedor está obligado a confirmar al consumidor la aceptación de la compra mediante un acuse de recibo por correo  electrónico a la dirección del cliente en un plazo de veinticuatro horas, o cualquier otro comunicación equivalente.

El mayor problema con el que se encuentra el comercio on line es el de la seguridad; para resolverlo se utiliza en el portal web de e- comerciante unos certificados de seguridad SSL (Secure Sockets Layer) que garantizan que los datos que introducen los usuarios están encriptados. Al utilizarlos, las páginas web que comienzan por las siglas htt pasan a ser htts, que significa << protocolo seguro d transferencia de hipertexto>>.

En el comercio electrónico de puede dar las siguientes formas de pago:

• Tarjeta de crédito:
• Transferencia bancaria 
• Pago contra rembolso
• Pasarela de pago

3.1. Pasarela de pago bancaria

Una pasarela de pago es la adaptación del terminal punto de venta al pago on line. Se trata de plataformas que proporcionan las entidades bancarias y que permiten el proceso de cobro - pago en el e- commerce. Para garantizar la seguridad de dichas transacciones, las pasarelas de pago emplean certificados de seguridad SSL.

Cundo las tiendas on line contratan estas plataformas, la entidad bancaria pone a su disposición un sistio web de gestión para facilitar el control y seguimiento de las operaciones de tesorería realizadas virtualmente.

7. Valoración de existencias

1. Valoración de existencias

1.1. Las fichas de almacén

El almacén de la empresa debe controlar en cada momento la cantidad de existencias que tiene almacenadas en sus dependencias. Esta tarea recibe el nombre de control de almacén, o también sistemas de gestión de inventarios. El objetivo de dicho control es doble:

• Objetivo técnico: gestionar el espacio físico disponible  para almacenar los productos necesario y así asegurar la continuidad de la actividad de la empres.
• Objetivo económico: se divide en dos partes: el control del coste mantenimiento del almacén (coste de alquiler el local, consumo de energía eléctrica y otros suministros, etc.) y el conocimiento de valor del patrimonio.

La ficha de almacén es el documento que recoge los movimientos de entrada y salida de stocks de cada producto y el valor que tiene. A la cantidad de stocks que hay almacenada se la denomina nivel de existencias.

La ficha de almacén se organiza en diferentes partes se divide de las siguientes manera:

En el encabezado se suele situar el membrete de la empresa y la información relativa a la identificación del producto, así como cualquier otro dato que la empresa considere relevante:

• La denominación del producto: código, referencia, descripción, categoría, modelo, tipo, clase...
• Las unidades de medida física de almacenamiento:litro, kilogramos, unidades.. 
• Unidades mínimas y máximas de stocks en el almacén, así como el stocks de seguridad establecido.
• El periodo de tiempo en el que se produce los movimientos de entrada y salida de productos que refleja la fecha de almacén. Pueden ser semanal, quincenal, trimestral, anual...
• El método de valoración de stocks: precio medio ponderado, FIFO, LIFO...
• La ubicación dentro del almacén:ha de indicarse el pasillo, el módulo, la estantería, etc.; es decir, el lugar físico que ocupa el producto en el almacén y también el operario que se encarga de llevar a cabo el control de existencias en esa zona de almacén.
• Otra información interesante: el proveedor habitual del producto, el plazo de entrega convenido, etc.

El detalle de la ficha de almacén sirve para referir por filas los movimientos de entrada y salida de los productos en el almacén, y se divide en cuatro paneles:

• En el primero se indica el número de orden de cada movimiento, que se suele anotar de forma correlativa(1,2,3..);su origen, que puede ser una compra o una nota de entrega;y la fecha en la que puede ser entrada o salida del producto en el almacén.
• Según el cierto de valoración utilizando, cada movimiento puede ocupar una o varias filas de detalle de la ficha , en el caso de que sea necesario utilizar más de una ; como suele sucede en el criterio de valoración FIFO, cada movimiento se separa con una línea horizontal más gruesa.
• En el segundo panel, que está dividido en tres columnas, registramos las entradas de productos en el almacén; en el primera columna anotamos la cantidad de producto, que puede venir expresada en unidades, gramos, litros, conjuntos... En la segunda columna registramos el coste unitario de adquisición, y en la tercera su valor, que resulta de multiplicar la cantidad por el coste unitario de adquisición.
• El panel de las salidas también está divido en tres columnas. En ellas se anotan la cantidad de producto que sale del almacén, el precio asignado según el método de valoración aplicado y su valor, que resulta de multiplicar la cantidad por el precio de salida del producto.
• El último panel es el de existencias, y en él indican las existencias finales que permanecen en el almacén una vez realizado el movimiento, es decir, es el nivel o volumen de stocks de un determinado producto en la fecha indicada. Como los dos paneles anteriores, están divididos en columnas donde se registran la cantidad de existencias, el coste unitario y el valor de la mercancía en el almacén.

1.1.2. Criterios de valoración de existencias

En el almacén e producen los siguientes movimientos de estrada y salida de productos:

• Entradas en el almacén: se puede producir por:

-Adquisiciones o compras dirigidas al almacén de aprovisionamiento.

-Las incorporaciones al almacén de productos determinados de unidades fabricadas en la propia empresa.

-también se considera entradas las productos por devoluciones  de ventas a cliente.

• Salida del almacén: se puede producir por:

-La venta de los productos terminados.

- La incorporación de materias primas y otros productos al proceso productivo, en el caso del almacén de aprovisionamiento.

-La devoluciones  de compras. Si todos los productos estuvieran  valorados al mismo precio o coste de adquisición, sería muy sencillo calcular el valor de los productos que hay en stocks: bastaría con está almacenadas.

2. El inventario

2.1. Concepto

Un inventario es una lista o relación de los bienes que comprenden el patrimonio de una empresa y, por tanto, incluye los materiales o productos que están disponibles en el almacén de la empresa.

Mediante la confección de inventarios se persiguen los siguientes objetivos:

• Conocimiento del valor patrimonial de la empresa: las existencias que se encuentran en el almacén forman parte del activo corriente de la empresa, y por tanto, de su patrimonio. Además se realiza inventario de los demás bienes que posee la empresa: edificios, elementos de transporte, maquinaria, equipos de oficina, etc.., que forma su activo no corriente.
• Control de las existencias disponibles en cada momento en el almacén. El Plan General de Contabilidad define las existencias como <<activo poseído para ser vendidos en el curso normal de la explotación, en proceso de producción o en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios>>.

Se trata de <<mercaderías, materias primas, otros aprovisionamientos, productos en curso, productos semiterminados , productos terminados y subproductos, residuos y materiales recuperados.>> Mercaderías son los bienes que compra y vende una empresa comercial.

• Cálculo de las variaciones de existencias  almacenadas que se tienen en cuenta para halla el benificio o pérdida de cada ejercicio económico.

2.2. Tipos de inventario

Para conocer exactamente de cuántas existencias dispone el almacén de una empresa y cuál es su estado, se realiza diferentes controles.

Al final de cada periodo contable, normalmente el 31 de diciembre, se realiza el recuento físico de todas las mercancías almacenadas. Este recuento se compara  con el control que se realiza mediante las fichas de almacén, donde  se anotan cada uno de los movimientos de salida y entrada de cada unidad de producto.

2.2.1. El inventario permanente

Características 

El control de almacén mediante el inventario permanente supone el seguimiento de todos los movimientos físicos de entrada y salida; además, una de las mercancías ubicada en el almacén de la empresa;además, también informa en todo momento del valor de las existencias almacenadas al aplicar alguno de los métodos de valoración de las existencias aceptados: PMP o FIFO.
El inventario permanente realiza un control de existencias de tipo administrativo a través de las fichas de almacén.

En esta fichas se registran las entradas y salidas de mercancías de las instalaciones de la empres, en contraposición al inventario físico que se confecciona mediante un recuento in situ de las mercancías emplazadas en el almacén.

De este modo, la gestión de almacenadas se realiza de una manera muy detallada y con carácter <<permanente>>, porque cualquier movimiento se t¡registra de forma automática, especialmente si el control se realiza de manera informatizada.

Proceso

La implantación del inventario permanente exige en la inmensa mayoría de los casos, especialmente en grandes empresas, la utilización de algún software de gestión y control de inventarios.

La posibilidad de utilizar software gratuito ha eliminado casi por completo la gestión del inventario permanente con documentos impresos.

Homebase o Stock Control son ejemplos de software libre (gratuito) de gestión de inventario, y entere las muchas aplicaciones de pago podemos citar SAP o DataFlow ERP.

En las grandes empresas se utiliza ampliamente el software personalizado, creado a la medida de sus procedimientos. Algunos de  los programas permiten la gestión integral del proceso logístico emitiendo las órdenes de reposición, pedidos, albaranes, facturas, además de la gestión de inventario.

Las pequeñas empresas y especialmente las microempresas suelen utilizar fichas de almacén creadas en hojas de cálculo.

Estas aplicaciones son gestores de bases de datos en los que previamente se deben introducir todos los parámetros necesarios: códigos de producto, descripciones. precios, stocks mínimos, stocks de seguridad, stokcks máximos, plazo de entrega, ubicaciones en el almacén, etc. Esta tarea, que puede resultar tediosa, se realiza en muchas ocasiones mediante la lectura de códigos de barras.

Así se puede disponer de información sobre:

• El proceso de información sobre:
• Los promedios de existencias, costes de almacenamiento y niveles de stocks.
• La ubicación de los productos en el almacén que además quedan clasificados por categorías, familias o gamas.
• El historial de movimiento de cada producto, con información sobre el momento en el que los artículos entraron o salieron del almacén.
• El proceso de preparación de pedidos.
• Etc.

2.2.2. El inventario físico

Características

El inventario de cierre viene regulando por el Código de Comercio, que indica que debe transcribirse al libro de inventarios de la empresa el inventario de cierre del ejercicio.

Este libro debe recoger una relación detallas y valorada de los distintos bienes que constituyen el patrimonio de la empresa al final del ejercicio económico. Debe recoger, además, un detalle de las existencias con la cantidad y el valor al final del ejercicio.

La relación del inventario de cierre del ejercicio es muy importante, ya que su resulto se incluirá en el balance de la empresa dentro del aparato que recoge los bienes y derechos que posee en su patrimonio: el activo.

Anquee la norma establece que este inventario se realice al final del ejercicio económico, a lo largo de todo el periodo de actividad  la empresa puede realizar recuentos parciales de sus existencias que permitan conocer los ajustes que se deban hacer en el inventario permanente debido a pérdidas, robos o roturas.

Proceso

Consiste en realizan un recuento físico, in situ, en las instalaciones del almacén de la empresa, de todos las existencias que forman parte de su patrimonio.

 Existen dos procedimientos para realizar los recuentos:

1. Comprobar los resultados del recuento físico realizando directamente en el almacén con las cantidades registradas en el inventario permanente:se trata del inventario informado.
2. Realizar el recuerdo sin información del inventario permanente, de manera que se van anotado en el listado de productos las cantidades de existencias que están almacenadas; es le inventario a ciegas.

En  el inventario informado, con anterioridad a la realización del recuento, el departamento afectado prepara los listados de todos los productos que se encuentran en ese momento en el almacén. Se indicarán las cantidades que refleja el inventario permanente. El operario que realiza el recuento los coteja con las que realmente se encuentran almacenadas, punteando en el listado y anotando las diferencias entre las existencias registradas y las que hay en el almacén, o indicando aquellas que se encuentren en mal estado.

En el inventario a ciegas también se saca un listado previo de todos las mercancía con las que trabaja la empresa y el operario recorre las instalaciones del almacén anotado las cantidades que se encuentran almacenadas de cada producto. De la misma manera que en el inventario informado, indicará en el listado aquellas que se encuentren en mal estado.

En los almacenes de cierto tamaño, debido al volumen de trabajo, con vienen que los operarios se dividan la tarea del  recuento entre los inventarios de materias primas, de productos terminados y de mercancías.

Una vez concluido el recuento del inventario físico se debe comparar las cantidades que realmente se encuentran en le almacén con las reflejadas en los libros de la empresa y las fichas del inventario permanente, y posteriormente realizar los ajustes contables oportunos para que el balance refleje exactamente la situación patrimonial.

2.3. El libro de inventarios y otros documentos

La gestión del almacenes se realiza cada vez más de manera informatizada, especialmente en los almacenes de mayor capacidad. Para ello se utiliza aplicaciones informáticas específicas tales como Tracestore o Easylog, que facilitan la gestión de existencias en el almacén y están  diseñadas para optimizar la cantidad de inventario existente.

Con estas aplicaciones de puede confeccionar con la gestión de almacén, como libros de inventario o fichas de almacén.

La hoja de cálculo es también una herramienta muy útil en la gestión de almacenes. Con ella podemos crear tanto los libros de inventario como fichas de almacén que nos permitan controlar los movimientos de las existencias más significativas o los almacenes más pequeños.

2.3.1. El Libro inventario

En el libro de inventario queda reflejada con detalle una relación de todas las existencias finales que se encuentran almacenadas en la empresa, y expresa los bienes que posee con indicación de su valor, calculado mediante un método de valoración aceptado.

El Código de Comercio no establece el nivel de detalle que debe contener el libro de inventarios, y tampoco existe un formato universalmente aceptado ni hay ningún modelo oficial para el libro de inventarios. Sin embargo, este debe contener al menos una relación de los productos en propiedad, e indicar el valor de todas las existencias de la empresa.

2.3.3. Otros documentos

Otros documentos relacionados con el inventario son:

• Fichas de almacén: documento que contiene información detallada sobre los movimientos de entrada y salida de existencias en el almacén, así como de su valor patrimonial. 
• Ordenes de reposición: documentos que el almacén emite para solicitar al departamento de una empres para solicitar productos al almacén. 
• Hojas de solicitud: documentos que el almacén emite para solicitar al departamento de Compras que adquiera mercancías a los proveedores.
• Pedidos:documentos mediante los cuales las empresas solicitan productos a sus proveedores 
• Albaranes:documentos que acompañan a la mercancía que un proveedor entrega a su cliente.
• Ordenes de trabajo: documentos en los que se solicita a los operarios del almacén que realicen movimientos de las mercancías en el almacén, como prepara un pedido.
• Partes de trabajo: documentos en los que un operario indica el trabajo realizado, por ejemplo el traslado de una mercancía de un lugar a otro del almacén.
• Notas de entrada o de salida: reflejan los productos que entran o salen del almacén de la empresa.
• Requisiciones de materiales: informan sobre las materias primas que la fábrica necesita para su actividad productiva.